新時期加強學校人事檔案管理隊伍建設的若干思考

趙金華

【摘要】人事檔案是學校人力資源管理工作的重要部分，詳細地記錄著學校所有人員的基本情況，人事檔案管理工作的好壞會直接影響學校的其他相關工作。從當前整體情況來看，我國大多數學校在人事檔案管理隊伍方面依然存在一些問題，比如人事檔案管理基礎設施欠缺、人事檔案管理制度的缺失以及管理人才的素質和流失問題，都是制約學校人事檔案管理工作的原因。因此，為了改善學校人事檔案管理中存在的問題，學校有必要從管理隊伍著手，逐步提升學校人事檔案管理水平。

【關鍵詞】學校;人事檔案管理;隊伍建設;建議

人事檔案管理隊伍水平的高低，會直接影響到學校人事檔案管理水平的高低，但是在新時期，學校人事檔案隊伍水平并不完善，所以嚴重限制了學校人事檔案工作的開展。因此，在新時期建立一支高水平的人事檔案管理隊伍，對于促進學校人事檔案管理的現代化具有重要意義。

一、新時期加強學校人事檔案管理隊伍建設的意義

（一）有利于提升學校人事檔案管理水平。學校人事檔案管理工作是一項內容比較復雜的工作，其內容包括人事檔案的收集整理、存放保管以及二次利用等。作為負責這些工作的主體，人事檔案管理工作人員能否高效地完成這項工作，與其本身的工作水平有著重要的關系，所以在新時期要加強人事檔案管理隊伍的水平。檔案從開始搜集階段、再到之后的整理、儲存和轉移，每一個過程都至關重要，在管理水平提升之后，人事檔案的整個工作流程都會變得更加有序，工作效率也會自然提升。尤其是隨著信息化時代的到來，檔案的信息化管理也成了新時期的發展要求，所以人事檔案管理人員要不斷學習現代化的管理方式，進而促進學校提升檔案管理的整體水平。

（二）有利于學校人才培養的質量。檔案管理不僅要為學校教職工的工作生活服務，其檔案本身也要在人才流動和選拔當中發揮重要作用。因為人事檔案清楚地記錄著學校教職工個人的基本信息，其內容包括教職工生活經歷、個人基本情況、工作經歷、工作表現和相關獎懲情況等。加強學校人事檔案管理隊伍建設，可以讓人事檔案管理工作變得更加嚴格，從而保證人事檔案內容的真實性，這樣一來，人事檔案內容的虛構假造現象就會有效減少。保證了人事檔案內容的真實性，就可以在人才選拔的過程中保證人才的質量，促進人才選拔的公平。所以，在新時期加強人事檔案管理隊伍建設，可以讓學校教職工人才的基本信息更加真實，從而讓人才做到人盡其才。

（三）有利于提高學校相關工作效率。人事檔案管理工作不僅涉及學校教職工人才的引進和培養，還涉及檔案二次利用的其他工作，比如工作表現記錄、獎懲情況記錄等。而其他工作的效率也會受到人事檔案管理工作的影響，如果人事檔案管理工作的水平不高，很容易在與其他相關工作交接時出現各種問題和沖突。相反，如果學校人事檔案管理隊伍能力突出，其他工作需要人事檔案時，人事檔案工作和其他工作之間的相互交接時間就會大大減少。綜上所述，加強人事檔案管理工作的隊伍建設，有利于促進學校相關工作效率。

二、新時期學校人事檔案管理隊伍存在的問題

（一）學校檔案管理的基礎設施不完備。很多學校并沒有認識到人事檔案管理的重要性，所以對這一工作的投入并不充足，這也導致學校人事檔案管理的基礎設施并不完備。學校人事檔案管理隊伍存在的問題，并不僅僅體現在管理人員的素質上，還體現在人事檔案管理的硬件和軟件設施上。由于很多學校的投資不夠，導致學校管理人事檔案的設備比較陳舊，對于人事檔案的整理也比較混亂，這樣一來，導致查找檔案十分困難，從而影響整體的工作效率。另外，有些學校由于檔案管理設備存放時間較久，因此無法保證內部線路的安全性，如果因為線路失火，對于檔案工作也會造成極大的威脅。

（二）學校檔案管理人員素質不夠高。檔案管理人員是學校人事檔案管理的關鍵環節，而管理人員素質不夠高，管理態度不積極也成了不少學校人事檔案管理工作水平不高的根本原因。由于檔案管理人員素質參差不齊，導致他們在具體工作當中無法以更高效的方法進行工作，大大限制了檔案管理工作的工作效率。與此同時，由于檔案管理人員的態度不積極，在檔案整理時并不能按照相關的規定進行整理，這樣一來，別人在需要資料時，又會造成查找困難。甚至由于檔案管理工作人員的不專業，導致一些檔案丟失。

（三）學校檔案管理制度缺乏規范性。隨著社會的不斷發展，學校人事檔案管理工作也在不斷進步，只有保證學校所使用的人事檔案管理制度始終保持先進性，才能讓學校人事檔案管理工作始終保持高效率。但是現如今，學校人事檔案管理在進行資料整理和管理時，如果相應的管理制度得不到更新和規范，也就無法保證人事檔案管理具體工作的全面性和系統性。這樣一來，檔案管理部門內部以及人力資源工作都會因此受到影響。

（四）學校檔案管理人員流失現象嚴重。和學校其他部門的工作人員相比較，人事檔案管理部門的工作強度高，工資待遇卻并沒有相應提升，所以近幾年不少學校的檔案管理人員一直處于流失狀態。尤其是從專業院校畢業的優秀人才，大多不愿意選擇在學校從事人事檔案管理工作。這樣一來，這一崗位的工作者質量就不能保證，半路出家的檔案管理人員并不能保證人事檔案管理的工作效率。

三、新時期加強學校人事檔案管理隊伍建設的建議

（一）引進現代技術，實現現代化管理。引進現代技術，實現學校人事檔案管理的現代化是提高學校人事檔案管理隊伍建設的必然要求。利用現代技術進行人事檔案管理，可以改變以往紙質管理的局面，讓檔案管理工作向信息化發展。這樣一來，不僅保證了檔案的安全性和長久保存性，還方便了檔案查閱和更改。信息化的人事檔案管理，提高了檔案的安全度，大大提高了人事檔案的工作效率。

（二）加強人員培訓，提升管理人員素質。加強管理人事檔案管理人員的培訓，提升管理工作人員的素質也是加強學校人事檔案管理隊伍建設的一種方式。提升管理人員的素質，不僅要提升檔案管理方面的專業素質還要提升他們的工作素養，讓他們在有能力工作的基礎上，認真工作。因此，學校對于人事檔案管理工作人員要本著嚴進原則，同時還要加強入職后的培訓，保證工作人員可以時刻保持積極的工作態度和較強的工作能力。

（三）健全管理制度，提供檔案管理保障。學校人事檔案管理制度是學校人事檔案管理工作的基礎和保障，所以學校要嚴格健全檔案管理制度。人事檔案管理部門的所有工作人員，對人事檔案材料的搜集、整理、形成、歸檔、調出等具體工作內容要做到職責明確，將每一份工作內容都明確到個人。除此之外，還要加強部門內部人與人之間的相互監督和管理，保證工作的認真程度。最后，對人事檔案管理部門的管理制度、保密制度和使用制度也要進行完善。

（四）建立獎懲制度，緩解人員流失現象。建立合理的獎懲制度，不僅可以有效緩解學校人事檔案管理人才流失的現象，還可以刺激該崗位工作人員的工作積極性。對于這一崗位工作人員的獎懲措施制定，要和其他崗位工作人員的獎懲制度要有所區別。具體的考核標準可以包括檔案整理效率、檔案管理認真程度、人事檔案管理工作服務態度等。建立獎懲制度，除了可以提升工作人員的積極性，還能讓工作人員心存危機意識，進而督促學校人事檔案管理隊伍的不斷進步和完善。

【參考文獻】

[1]羅許慧.我國中小學人事檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2019（26）：25-26.

[2]陳瑞珠.加強高校人事檔案管理的若干思考[J].福建商業高等專科學校學報，2014（01）：47-50.

[3]陳瑞珠.加強高校人事檔案管理隊伍建設的思考[J].哈爾濱職業技術學院學報，2014（04）：132-133.

[4]陶俊光.新時期人事檔案管理規范化的探究[J].辦公室業務，2017（22）：169.

[5]都霞.新時期人事檔案管理規范化探究[J].辦公室業務，2019（05）：124-125.