公立醫院人事檔案規范化管理的實踐與探究

徐利琴

摘 要：當前我國公立醫院改革不斷深入，信息化建設日益推進，促使醫院對檔案信息的需求越來越大。在此背景下公立醫院對醫務人員的考察、選拔都需要人事檔案信息的支持，所以在現階段我國的公立醫院應當積極探索新的管理路徑，實現檔案管理的規范化。因此本文通過分析公立醫院人事檔案的作用，探討其管理現狀，并提出相應的實踐對策，為加強我國公立醫院人事檔案規范化管理提供參考和借鑒。

關鍵詞：公立醫院;人事檔案;規范管理;實踐探索

一、前言

隨著醫療體制改革進程的不斷深化，醫院人事檔案部門的重要性愈發凸顯，目前來看，人事檔案的管理不單單是社會發展和檔案管理工作的必然要求，也是優化醫院人力資源配置的需要。公立醫院的人事檔案即是醫院自身在開展人力資源管理工作中所形成的各種信息內容，一般情況下，會通過圖表、聲像、文字或者其他形式進行保存，是一種人力資源管理活動的歷史記錄。同時也是醫院在開展各項活動計劃以及決策的重要依據，能夠指導醫院人力資源管理工作的正常有序進行。在現階段，隨著公立醫院改革程度的不斷加深，人事檔案管理也面臨著巨大的挑戰，在實踐和探索中存在一定的問題和不足，迫切需要有效的解決策略。

二、公立醫院人事檔案的作用

檔案整理是一項非常繁瑣的工作，它需要管理人員嚴格負責的把院中成千名醫護工作者的資料井井有條的梳理清晰。公立醫院人事檔案能夠充分、全面的反映出醫務工作者的各方面情況，在人事管理中發揮重要作用。

首先，公立醫院人事檔案能夠為其選拔優秀人才以及員工晉升提供主要依據。并且從公立醫院當前的發展形勢來看，急需強化人力資源潛能開發以及對人才的培養力度。而人事檔案能夠為人力資源管理的相關工作提供支持服務，比如，可以應用人事檔案信息資源為人事聘用、人才培養以及員工晉升提供支持和保障;

其次，人事檔案可以為公立醫院的人力資源需求預測提供重要參考，通過人事檔案的信息管理可以比較直觀、準確的了解到醫院的人才儲備狀況，在人事流動的檔案信息基礎上可以對人才需求進行科學合理的預測，有利于醫院制定有效的人力資源管理工作計劃，便于醫院做出正確發展決策;

其三是通過規范化的人力資源管理可以更充分的發揮人才激勵作用，人事檔案管理中的業績檔案可以全面反映出員工的綜合素質，為績效管理和績效考核奠定堅實的基礎，對人才建設和培養具有積極意義。另外一方面，公立醫院的人事檔案還能夠為醫務人員的崗位津貼發放、職稱評定、競聘上崗以及各種先進個人或者先進集體的申報提供依據。

三、公立醫院人事檔案規范化管理現狀

雖然我國公立醫院的人事檔案管理取得了一定的發展成就，相比于以往更加規范化、嚴謹化。但是就目前現狀來看，公立醫院的人事檔案管理仍存在一些問題和不足之處，其中較為突出的有對人事檔案規范化管理的重視程度不夠、缺乏完善的人事檔案管理制度、管理人員專業素養不高、人事檔案管理職責不明確等，急需公立醫院展開相關管理對策，進一步提升公立醫院人事檔案規范化管理的水平。

1.對人事檔案規范化管理的重視程度不夠

在當前的公立醫院人事檔案管理工作中，很多領導認為提高醫療技術水平以及服務質量才是醫院管理的重點內容。而且人事檔案管理的投資成本較大，不能夠直接產生經濟收益，所以，很多管理者對人事檔案規范化管理不夠重視，而轉向提高醫療質量和為患者提供優質有效的服務，在管理人事檔案的過程中只是對檔案信息進行簡單的保管，沒有形成科學合理的管理模式。另外一方面，醫院領導對人事檔案的資源開發和利用不足，致使人才沒有得到充分的利用，并且醫療人力資源管理屬于知識型行業，對公立醫院現有的人力資源進行人才開發、挖掘和培養都具有積極意義。然而，在現階段的人事檔案管理工作中由于對人事檔案規范化管理重視程度不夠，造成了人事檔案管理手段的落后，人力資源管理工作難以展開，影響公立醫院的整體經營發展成效。此外，公立醫院還應引進和更新檔案管理信息化配套設備，改善傳統的室藏檔案管理模式，提高信息化水平，提高人事檔案管理的效率和質量，充分的保障公立醫院檔案管理的基本條件，為建設規范化的人事檔案管理體系奠定基礎。

2.缺乏人事檔案管理制度

在很多的公立醫院中都缺乏相對完善的人事檔案歸檔管理制度，很多人事檔案信息沒有及時的整理及保存，導致檔案信息不全等現象。同時由于缺乏科學規范的檔案管理制度，對相關人事信息的收集、統計以及鑒定等都存在較大的缺陷，所以就造成了人事檔案的歸檔整理具有延時性，檔案內容不完整，不能夠為公立醫院的人力資源管理以及相關決策提供正確的指導依據。其次，在公立醫院現有的人事檔案管理機制中還存在管理方式滯后、不規范的現狀，從而導致了人力資源管理效率較低、人事檔案管理制度不健全，也造成了較多的管理漏洞。具體表現為沒有專門的人事檔案資料室，檔案資料呈現分散、不利于協調統一管理，導致人事檔案管理的機密性以及專業性不足。第三，公立醫院的人事檔案管理沒有專人專項負責的機構，對檔案信息不能及時的檢索和更新，并且管理人員的信息化知識掌握程度不夠。技術性和專業性不高，導致人事檔案資源利用效率較低;第四是醫院領導層對人事檔案管理的關注和重視程度不夠、投入的資金和設備不足、沒引進適應檔案管理的相關軟件，致使檔案不完整、管理模式落后，嚴重情況可能會出現檔案信息弄虛作假的現象。

3.人事檔案管理人員的專業素養不高

在現階段，很多公立醫院的人事檔案管理人員多是其他崗位的兼職人員，在相關管理人員忙于本崗位工作的同時兼顧檔案管理，就無法投入全部精力從事人事檔案的管理，并且大多數人事檔案管理人員在上崗之前都沒有經過專業的檔案管理培訓以及專業知識學習等，在很大程度上比較缺乏檔案信息的管理經驗和管理意識，對信息的搜集、整理、統計、鑒定工作效果不佳。并且在實際的人事檔案管理工作中，醫院提供的培訓教育機會、平臺較少，導致了公立醫院的人事檔案管理人員的專業素養不高，與醫院的改革發展不適應等。另外在公立醫院規模越來越大的形勢下，檔案管理人員的計算機等信息技術和管理水平較低，不能適應當前人事檔案管理的需求。同時在公立醫院的人事資源檔案管理工作中，管理人員比較依賴習慣性思維，就造成了建檔不齊全、系統性較差、工作程序簡單的現象，致使人事檔案管理以及人力資源管理的效率極低。

4.人事檔案管理職責不明確

公立醫院針對人力資源管理雖然制定了較為完善和健全的員工崗位職責和管理制度，但是在人事檔案管理制度以及員工考核標準、管理人員職責方面還存在較大的不足。致使人事檔案管理不能夠及時有效的對科室人事目標進行管理。其中科室科主任作為第一負責人，主要的工作即是收集相關人事資料和信息，但在實際工作中其工作重點放在了醫療人才的培養以及科室經營管理中，這種職責執行不到位就造成了公立醫院人事檔案管理不合理的狀況。同時，人事檔案管理缺乏相應的職責監督，所以在當前急需對其進行嚴格的監督管理和規范化利用。

四、公立醫院人事檔案規范化管理實踐對策

針對現階段公立醫院人事檔案規范化管理存在的現狀以及出現的問題，必須要采取有效的實踐對策，以加強人事檔案規范化管理的水平。因此，首先要加強對規范化管理的重視程度，其次是要建立健全人事檔案管理制度，再次要加強管理人員的專業素養，最后需要加強公立醫院人事檔案管理的監督。則能夠從理論觀念、制度建設、人員素質培養以及監督等方面，全面加強公立醫院人事檔案規范化管理能力，最大限度的保障人事檔案管理發揮實際作用和功能，推動醫院整體向前發展。

1.加強對人事檔案規范化管理的重視程度

公立醫院的主要領導要充分的認識到人事檔案規范化管理的重要性，要站在高度的歷史角度看待人事檔案管理工作。公立醫院要在大局觀上對人事檔案管理加強認識，通過加大教育宣傳等手段，讓員工以及人事檔案管理人員認識到檔案信息的重要性。其次公立醫院是要成立專門的人事檔案管理領導小組，要由公立醫院的黨委書記牽頭、黨委副書記分管，由醫院人力資源管理部門具體落實，在辦公室之下設立人事檔案督辦組織，推動人事檔案信息管理的有序性和科學性，從而確保人事檔案能夠發揮服務功能和作用。

同時公立醫院的管理層也要進一步加強對檔案管理的重視，提高檔案管理意識。針對當前公立醫院的檔案管理現狀，則可以在相關法律法規以及醫院管理條例的基礎上，強化宣傳引導，并對人事檔案管理人員進行定期培訓，加強法律觀念和意識，提高專業管理能力。同時公立醫院可以通過建立實施管理考核機制，通過筆試以及實操等，對人事檔案管理人員進行月度考核、季度考核、年終考核等，從而及時發現人事檔案管理人員存在的問題，及時解決、及時處理，從而確保公立醫院人事檔案管理的規范化。

2.建立健全人事檔案管理制度

公立醫院要實現規范化的人事檔案管理則要制定科學合理的人事檔案管理制度，可以通過建立《公立醫院人事檔案管理條例》以及《人事檔案計算機管理制度》等以完善各項規章制度。實現公立醫院的人事檔案管理有章可循、按章辦事，進一步規范人事檔案材料信息的搜集、歸檔、鑒別等工作。提高人事檔案管理的科學性。除此之外，針對公立醫院全員聘用的人力資源管理模式，對編制內外、人事代理以及勞務派遣等管理制度進行完善和健全，構建人事檔案管理收集、借閱以及管理人員崗位職責等制度，同時還要出臺各個科室協調配合的條例制度，保障人事檔案信息收集全面，避免出現人事檔案信息分散的現象。

另外一方面，公立醫院還要建設與人事檔案管理制度相配套的基礎設施，基于當前數字化人事檔案管理的發展潮流，為提高公立醫院的人事檔案管理水平和效率，則要根據相關管理制度，積極引進相應的軟硬件設施，比如計算機、打印機、掃描儀、檔案數據庫軟件、信息管理系統軟件等，從而保障公立醫院人事檔案管理工作的規范化，積極完善各項管理和實際操作制度，確保人事檔案管理工作具有較大的實效性。

3.加強人事檔案管理人員的專業素養

由于管理人員是公立醫院人事檔案管理規范化的根本因素，因此必須以人為核心，充分提高管理人員的專業素養和業務能力。建設高素質、高能力的專業化檔案管理團隊，為公立醫院人事檔案管理規范化建設培養和儲備更多的優秀人才。因此，公立醫院盡可能的提高人事檔案管理人員的專業素養。

公立醫院要通過多種手段和措施提高管理人員的專業素養和職業技能，具體策略為實施競聘上崗制度，擇優錄取優秀人員，為醫院人事檔案管理崗位配置最優的員工;其次是要重視對人事檔案管理人員的培養和聘用，并且要將其選拔納入到人才培養機制中，通過加強專業的技能培訓以及計算機基礎知識學習加強檔案管理能力，還要加強職業道德宣傳教育，提高檔案管理工作人員的責任感和使命感。同時公立醫院要定期舉行崗位培訓活動，為相關管理人員提供外出交流學習的機會等;最后是要通過提高薪資福利待遇等起到激勵檔案管理人員的作用，促使其提高自身能力建設和學習效率，實現公立醫院人事檔案管理的科學性和規范化。基于這些措施和手段，能夠盡可能的提高公立醫院人事檔案管理人員的專業素養，充分提高服務意識，在根本上轉變傳統的管理方法和思路，從而促進檔案管理工作的規范化。

4.加強公立醫院人事檔案管理的監督

由于公立醫院的人事檔案對醫務人員的職業前途以及未來發展和醫院的整體經營狀況具有較大的影響，而且人事檔案管理工作較為復雜，為了保障檔案信息的真實有效性，就必須要強化對人事檔案管理的監督，在一定程度上可以避免檔案信息歸檔、統計、利用出現失誤。因此公立醫院的人事檔案管理要貫徹落實監督制度，保障相關人員的監督職責，規范檔案整理的流程。比如在醫務人員填寫檔案信息資料時，應該秉持認真仔細的態度，按照檔案管理格式進行填寫，填寫完畢后管理人員要對檔案信息進行復核，保障檔案的完整性和準確性。最后還要設立相應的人事檔案監督管理小組，對檔案信息的更新、修改、利用等進行嚴格的監督和檢查，防止出現惡意篡改、涂抹改造等現象，保障人事檔案的機密性。

五、結束語

總而言之，隨著時代的快速發展和科技的進步，公立醫院的人事檔案管理工作對其未來的經營發展具有重要作用，對于進一步提升醫院的實力和提高醫院工作人員的素養極其重要。只有更規范化的人事檔案管理工作機制能夠最大限度的提高醫院醫務人員的專業素養以及醫療服務質量。因此醫院主要領導必須要重視人事檔案管理工作，要建立健全科學合理的人事檔案管理制度，提高管理人員的專業素養以及技能水平，強化對檔案信息的監督等，實現公立醫院的規范化管理。

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（作者單位：浙江省立同德醫院）