高校人事檔案數字化管理的實施策略與路徑

陳媛華

摘 要在高校人事檔案數字化管理過程中，應當在堅持基本原則的基礎上采取措施積極推動實施高校人事檔案數字化管理，具體而言，主要包括：積極以“服務”為取向重塑檔案管理理念;以“高效”為目標加強管理團隊建設;以“安全”為導向建設檔案數據庫;以“規范”為方向理順檔案管理制度;以“完備”為標準增強基礎設施建設。

關鍵詞高校 人事檔案 數字化管理

一、以“服務”為取向重塑檔案管理理念

服務性原則是高校人事檔案數字化管理過程中的首要原則。高校人事檔案管理部門必須努力實現以“服務”為取向重塑檔案管理理念，具體而言，必須做到以下幾點。

一是在高校人事檔案數字化管理過程中，以“科學發展觀”為指導重塑高校人事檔案數字化管理的管理理念，突出人事檔案的服務功能。一方面，在高校人事檔案數字化管理過程中，樹立以人為本的價值關懷。以人為本的服務情懷是高校人事檔案管理的價值重構，它要求摒棄傳統的以管控為主導的高校人事檔案管理理念和管理實踐，充分發揮人事檔案的服務功能。另一方面，在高校人事檔案數字化管理過程中，積極重塑發展理念。在高校人事檔案數字化管理過程中，必須緊緊以問題為導向直指傳統管理理念中較為突出的片面的、靜止的、單一的管理理念和管理思維，以順應市場經濟發展要求和聘任制改革趨勢為契機樹立動態化思維來轉變靜止的管理理念，對高校人事檔案數據庫建設中所有員工一視同仁、平等對待，來扭轉片面性的管理思維，充分發揮現代信息技術的便捷條件，打破傳統的、單一的管理理念和思維模式。

二是在高校人事檔案數字化管理過程中，應當順應大數據時代的發展需要樹立動態化、全面化、多元化的管理理念，以便增強高校人事檔案數字化管理的服務功能。在高校人事檔案數據庫建設中，高校人事檔案管理人員應當樹立動態化的管理思維，注重和強調高校人事檔案數據庫的實時更新和發展完善，而非被動地等到人事職務變遷才進行相關的檔案建設跟進。與此同時，高校人事檔案管理人員還應當定期或不定期地收集高校工作人員的工作業績、實踐活動與政治思想等方面的資料，時刻以數據庫的動態發展為需求不斷完善高校人事檔案的數據庫建設，以便更好地服務于高校人事檔案數字化管理實踐，以及高校人事檔案管理事業的健康發展。另一方面，高校人事檔案數字化管理過程中，應當積極引入大數據時代背景下全面化的管理思維，努力增強高校人事檔案數字化管理的服務能力。其一，明確高校人事檔案數據庫的完整性與安全性的關系。其二，要正確看待“數字化”管理與“文本化”管理的優勢與局限，努力謀求兩者的良性配合、協調發展。實現“數字化”管理與“文本化”管理的良性配合、協調發展，這就要求高校人事檔案管理部門的相關人員應當充分認識數字化管理技術的功能與作用，文本化管理的局限與價值，在此基礎上積極發揮兩者各自的優勢，努力規避兩者各自的局限，實現兩者的良性互動與和諧發展。

二、以“高效”為目標加強管理團隊建設

一是加強管理人員的專業化、專職化建設，著力構建專業化程度比較高的高校人事檔案數字化管理人才隊伍。為此，需要從以下幾方面入手。其一，加強領導對高校人事檔案數字化管理人員專業化的重視程度。事實上，高校人事檔案管理人員常常由以下兩種人員組成：“一是學校難以安排的人員;二是按各種政策需要學校照顧的人員。”[1]254高校人事檔案數字化管理專業化、專職化人才隊伍建設，首先就要扭轉高校領導和人事檔案管理部門的思想意識問題，不能仍然將高校人事檔案數字化管理看做安排高校閑散人員的場所。實際上，高校人事檔案數字化管理過程對管理人員的專業技能要求特別高。其二，嚴格高校人事檔案數字化管理人才招聘選拔的程序設計和素質條件。要通過嚴把入口，加強相關管理人員素質技能的專業化程度要求，其中就目前而言最需要的是增加相關專業技術人才的招聘。其三，不斷增強高校人事檔案數字化管理人員的專業技能培訓。

二是加強管理人員的綜合技能培訓，大力培育復合型人才為主的高校人事檔案數字化管理人才隊伍。一方面，要不斷豐富和完善高校人事檔案管理人員的知識結構和理論儲備。在大數據時代背景下，相關人事檔案管理的從業人員“不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備廣博的知識、現代信息技術應用能力、信息加工處理能力，以及計算機網絡和日常使用及管理維護等方面的知識。”[2]184，190高校人事檔案管理部門要把綜合技能培訓常態化、制度化，并且在實踐中不斷豐富和發展綜合技能培訓的形式。另一方面，創造管理人員的外出交流學習實踐的機會，積極借鑒高校人事檔案數字化管理效果顯著的團隊建設經驗。在一些國家財力支持雄厚、政策推動先行的985工程重點院校中，高校人事檔案數字化管理取得了較為突出的成效，普通高校可以積極走訪交流學習這些高校在數字化管理實踐中采取的團隊建設做法，并立足實際加大人才吸引的力度，不斷培訓和招募知識基礎寬厚的復合型人才。

三是加強管理人員的梯隊建設，形成梯隊合理分布、人員搭配良好的高校人事檔案數字化管理團隊。其一，要注意綜合考慮高校人事檔案數字化管理人員的年齡結構、性別比例、知識層次、興趣愛好、能力特長，并且對其進行合理安排和精心搭配。這既是高校人事檔案數字化管理過程中梯隊建設必須注意的方向，更是加強高校人事檔案數字化管理人才梯隊建設的基本措施。高校人事檔案數字化管理實踐過程中，要立足高校人事檔案數字化管理實踐的實際情況和現有人才素質隊伍的基礎條件，合理地搭配高校人事檔案數字化管理團隊的年齡結構、性別比例、知識層次、興趣愛好、能力特長，形成梯隊合理分布的高校人事檔案數字化管理人才隊伍。其二，要妥善處理梯隊建設與現實人才素質要求的關系。現實的人才素質要求是滿足高校人事檔案數字化管理現實需要的重要人力資源條件，也是開展高校人事檔案數字化管理梯隊建設的前提和基礎。

三、以“安全”為導向建設檔案數據庫

一是完善高校人事檔案數據庫的功能開發，防范和降低高校人事檔案數據庫自身的風險問題。不斷完善數據庫的安全認證系統，所有查閱高校人事檔案數據庫的人員均需要通過相關的認證信息，對于涉及人事檔案當事人隱私權的私密信息則需要更高一級的授權或許可。通過建立安全等級和授權體系，有助于在一定程度上降低和防范數據庫的信息泄露，保障和維護人事檔案當事人的隱私權益，增強高校人事檔案數據庫的安全性。除此之外，還需要開發和制定安全性能較高的數據庫系統軟件，統一或基本統一數據庫的存儲格式，以服務于數據庫分析和處理功能的發揮。當然，除了完善高校人事檔案數據庫的功能開發，高校人事檔案數字化管理過程中管理部門積極購買安全性能高的軟件系統，也是防范和降低數據庫自身風險的重要措施。

二是規范人事檔案管理人員的管理行為，防范和降低人事檔案數據庫的人為操作風險。人為操作風險主要是指人事檔案管理過程中管理人員由于操作不當而導致的信息損毀或信息缺失的現象，防范和化解人為操作風險，便要從規范人事檔案管理人員管理行為、提高人事檔案管理人員的安全意識入手。具體而言，一方面，完善人事檔案數據庫管理的規章制度、管理細則，不斷規范管理人員的管理行為，強化管理人員的安全意識，這是防范和化解人事檔案數據庫風險問題的關鍵所在。另一方面，加強人事檔案數據庫管理人員的安全意識培訓和管理技能訓練，這是防范和化解人事檔案數據庫風險問題的重要舉措。

三是不斷更新與完善人事檔案數據庫的硬件設備與軟件系統，保障人事檔案數據庫存儲與應用的安全性。人事檔案數據庫的硬件設備諸如計算機、掃描儀、攝像機、照相機、移動硬盤、U盤、光盤等，均是人事檔案數據信息轉換、存儲、分析、利用的重要載體;人事檔案數據庫的軟件系統諸如數據庫的管理信息系統，也是人事檔案數據庫運行的重要平臺。在高校人事檔案數字化管理過程中，人事檔案的管理部門需要加大專項資金投入力度，不斷地更新和完善人事檔案數據庫的硬件設備和軟件系統，從數據庫的數據掃描、數據分析、數據運用、系統維護等各個環節都最大限度地降低數據庫的安全風險，努力提升高校人事檔案數據庫的安全性能。

四是不斷優化與提升人事檔案數據庫的管理技術和管理手段，最大程度降低人事檔案數據庫的管理風險。一方面，高校人事檔案管理部門應當注意人事檔案數據庫的管理技術研發和運用。高校人事檔案數字化管理過程中，應當加大對管理技術研發和應用的扶持力度，提供專項研發資金，搭建專門技術人才隊伍，提供最為便捷的條件。例如，數字認證技術、數字加密技術，不僅為高校人事檔案數字化管理提供便捷，更是為人事檔案數據庫的安全性建設提供保障。另一方面，在高校人事檔案數字化管理過程中，管理部門還應當充分發揮各種管理技術的各自優勢和集體合力。

四、以“規范”為方向理順檔案管理制度

一是以服務為核心價值取向重塑制度設計理念，加強高校人事檔案管理的總體性制度設計。現代人事檔案管理制度是指導高校人事檔案數字化管理實踐的總體制度，具有指導性的意義和價值。在今后的高校人事檔案數字化管理實踐中，要加強總體性的頂層制度設計，重塑以“服務”為主導的制度設計理念。“通過改革和創新，使人事檔案管理制度的功能由過去凌駕于個人之上對人實行簡單的控制逐步轉化為對人的發展與流動提供相應的信息、信用證明和服務。人事檔案管理制度只有削弱控制功能而強化服務功能，才能真正實現對人的宏觀管理，從而全面提升人事檔案管理工作的層次。”[3]29可見，高校人事檔案數字化管理過程中，必須積極實現“管控”向“服務”的價值轉型和觀念重塑，在總體制度框架設計時更加注重服務于高校人事檔案管理事業的發展需要，充分滿足高校人力資源優化配置的多樣需求，努力提高高校人事檔案管理發展的新境界和新水平。

二是以規范有序為指導加強高校人事檔案數字化管理的日常管理制度建設，使人事檔案數字化管理實踐有據可依、有章可循。在具體的制度設計中，應該逐步完善高校人事檔案數字化管理的檔案歸檔、檔案甄別、檔案轉換、檔案保管、檔案分析、檔案利用等諸環節的分類管理制度，嚴格把關高校人事檔案數字化管理實踐中的各個環節和流程，努力實現高校人事檔案數字化管理的規范化、程序化、科學化，使高校人事檔案數字化管理實踐在制度規定約束內有序運轉和良性發展。在大數據時代背景下，高校人事檔案管理數字化制度創新實踐中，應當特別重視日常管理制度的實踐探索，努力適應大數據時代背景下高校人事檔案管理數字化、信息化與規范化的發展趨勢，不斷完善與創新高校人事檔案的日常管理制度和相關規定，這是大數據時代背景下高校人事檔案管理制度建構與制度創新的基本任務，也是高校人事檔案數字化管理實踐過程中制度創新的重要方向，更是服務于高校人事檔案管理事業發展的必然要求。

三是不斷完善高校人事檔案數字化管理相關的制度文化和配套制度，為高校人事檔案數字化管理制度的順利實施提供良好的外部環境支持。在高校人事檔案管理過程中，要積極建構以“服務”為主導的制度文化，努力強化高校人事檔案數字化管理人員的服務意識，努力開發高校人事檔案數據庫和數字化管理技術的服務功能，為高校人事檔案數字化管理制度的有效實施提供良好的外部文化支撐。另一方面，在高校人事檔案數字化管理實踐中，還要完善高校人事檔案數字化管理制度的配套制度，具體而言，主要體現為積極建構高校人事檔案數字化管理實踐中管理人員的績效考核制度，這是人事檔案數字化管理管理制度順利實施的外部條件。高校人事檔案管理的績效考核制度設計過于粗放，給高校人事檔案數字化管理實踐帶來很大的挑戰，數字化管理實踐中管理隨意性問題較為突出。為此，應當強化高校人事檔案管理人員的績效考核制度設計，明確和細化高校人事檔案數字化管理實踐中的管理責任和相關的任務考核指標，以便通過制度約束和量化考核的方式規范高校人事檔案數字化管理人員的管理行為，進而保證高校人事檔案數字化管理制度的有序實施和良性運轉，進而更好地服務于高校人事檔案管理事業的發展需要，充分滿足高校人力資源優化配置的多樣需求。

五、以“完備”為標準增強基礎設施建設

一是不斷完善高校人事檔案數字化管理的硬件設備，為實施高校人事檔案數字化管理創造良好的基礎條件。不少高校人事檔案管理基礎設施十分欠缺，例如，有的學校人事檔案室未能實現“閱覽室、辦公室與人事檔案庫房”相互分離的標準，“有的人事檔案管理條件更為糟糕，檔案庫房、辦公室、閱覽室就擁擠在一間小小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案”[4]146-149。為此，需要采取措施完善高校人事檔案數字化管理的硬件設施。一方面，加強領導對基礎設施建設的重要性認知，加大基礎設施投入的經費支持力度，提供專項資金予以財力保障。基礎設施的硬件設備和辦公場所的添置，都是以雄厚的財力支持為依托的。為此，在高校人事檔案數字化管理過程中，應當加強領導的重視程度和專項經費的投入力度，不斷添置數字化管理所必需的硬件設備，不斷改善數字化管理的辦公場所和辦公條件，為高校人事檔案數字化管理的順利實施創造良好的外部條件。另一方面，高校人事檔案數字化管理過程中，還需要相關管理人員對數字化管理的硬件設施進行及時維護和管理。硬件設施的建設不只是一個設施添置的問題，更是一個硬件設施維護和管理的過程，離開了硬件設施的維護和管理來談硬件設施的建設是不完整的。

二是不斷完善高校人事檔案數字化管理的軟件系統，以便更好地滿足高校人事檔案數字化管理的現實需求。“人事檔案信息數字化管理的重要基礎是其所依賴的配套設備、應用軟件、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。”[5]43-44在高校人事檔案數字化管理過程中，除了硬件設備的建設，軟件系統也是十分重要的，軟件系統在人事檔案管理過程中不僅是人事檔案數據庫運行的重要技術支持，更是數字化管理得以實現的關鍵所在。具體而言，應當從以下兩方面入手：一方面，要加大經費支持力度，配備相關的技術研發人員，積極推動高校人事檔案數字化管理的軟件系統研發和功能完善。另一方面，積極拓展高校人事檔案數字化管理過程中軟件系統的實踐應用程度，為高校人事檔案數字化管理實踐的順利開展奠定堅實的基礎。

三是不斷優化高校人事檔案數字化管理的網絡設施，以便更好地服務于高校人事檔案數字化管理實踐的發展需要。在目前的高校人事檔案數字化管理過程中，受制于經費投入的有限性，互聯網網絡與局域網建設仍然相對滯后，難以滿足人事檔案數字化管理的需要。為此，必須順應大數據時代對數字化處理速度的要求，積極采取措施努力提高高校人事檔案數字化管理的網絡設施和網絡服務質量，以更好地滿足高校人事檔案數字化管理實踐的需要。一方面，加大經費支持力度，不斷添置高校人事檔案數字化管理的網絡設備，改善網絡設施的硬件條件。主要指專門撥出專項經費，購買網絡路由器、轉換器、網線等基礎設備，為優化高校人事檔案數字化管理的服務網絡奠定基礎。另一方面，順應大數據時代對網絡數據處理速度和傳輸速度的要求，購買服務性能更穩定、網絡速度更高的網絡帶寬，完善人事檔案數字化管理的局域網，為高校人事檔案數字化管理完善高校人事檔案數字化管理的網絡服務設施創造條件。