新時代醫院智能檔案管理創新與發展研究

曾瓊 倪芳

摘 要：當前，學術界與醫療界對檔案管理的研究普遍停留在信息化層面，僅僅只是相對傳統管理模式（陳舊）與信息化管理模式（優點）的對比，對于大數據時代，檔案管理的數據的潛能沒有充分挖掘出來。隨著云存儲、區塊鏈、5G時代的到來，人工智能技術與物聯網在實際應用中的落地融合（AloT），檔案管理進入了智能管理時代，即不僅僅只是檔案收集、管理、使用實現了數據的高效、便捷、安全、共享的層面，更應該是數據的分析、動態、處理集于一體的模型智能分析，具有安全性、儲存性、前瞻性和全面性，實現參謀助手的角色，以精確的數據分析為醫院的人才管理及人才戰略的發展全新供“智”。

關鍵詞：檔案管理;信息化;智能化

黨的十九大明確提出，“推動互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合”，這為新時代醫院智能檔案管理發展指明了方向，數據檔案是國家基礎性戰略資源，也是各行業轉型升級，競爭合作的重要領域和制高點，特別是人才密集型的醫院，數據檔案已成為人才戰略發展的重要引擎動能。新時代檔案工作內容要求更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要，這深刻影響檔案工作的理念、技術、方法及模式。

一、當前醫院人事檔案管理的現狀

當前，醫院人事檔案管理的狀態，處于從傳統的“存”起來向到信息化“用”起來的轉變。即通過實現人事檔案信息化管理，由原始資料的紙質化轉為檔案信息電子化，錄入計算機歸檔儲存。RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別技術廣泛應用，為每一個檔案設置唯一射頻ID標簽，通過RFID讀取器提取到該標簽，快速定位顯示標簽檔案的位置，實現了在非直接接觸情況下對所需尋找目標的精準定位，目標信息的數據讀寫，多目標識別和長期跟蹤。相對于傳統檔案管理工作，這是檔案管理史上質的飛越，精準的檢索，高效率的盤點及定位，全自動的歸還與借閱，極大的提升了檔案應用的效率。不僅如此，檔案去向與跟蹤、分類與順架等管理水平，都必須與之相應進行信息化變革。檔案管理的信息化，相對與傳統檔案管理而言，RFID技術的應用帶來的是全新的檔案管理模式，小體積、大容量，非接觸式快速數據采集，重復使用，抗污染能力強等優點，為人事檔案管理工作帶來便利、高效，充分節約人力和時間，更好地為醫院人事檔案的發展提供服務。總結起來，現代檔案管理有五大優點。一是規范性。相對傳統的紙質檔案管理，電子檔案可以自動規整，有效避免了因人工操作致使檔案存放的次序被打亂。二是安全性。電子檔案儲存的信息量遠遠超過了傳統的數據庫容量，并不需要考慮紙質檔案中的防火、防蟲、防潮、防腐、防地震等問題。三是高效性。傳統檔案管理，隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍，查閱耗時長。而信息化檔案管理只需一鍵檢索即可迅速查閱所需要的信息。四是精準性。信息化檔案管理，對數據的掌握精準高效實時，而傳統的手工筆紙記錄方式，人工工作量大，并且很難及時高效的對檔案利用情況進行統計。五是檔案盤點效率高。信息化檔案管理盤點時間短、速度快、人工需求低，而傳統的檔案管理不僅數量眾多，若需對所有檔案進行一次盤點，其工作量龐大，人力需要也巨大，容易出錯。而信息化管理可以自動盤點。由此可見，相對于傳統的紙質檔案，現代檔案信息電子化的優點非常明顯，然而，隨著信息智能化的工作需求，現代檔案信息也存在一定的滯后性。一是醫院員工檔案應用僅僅停留在孤立個體需求的檢索和查閱。二是醫院員工各檔案數據之間的關系沒有構建有序、融合互動的新形態，更多呈現是處于信息靜態、孤島狀態。三是醫院員工檔案的大數據缺乏行之有效的宏觀應用、建模分析、智能研判。總之，實踐操作中，因信息化建設和管理水平的不足，外加之醫院信息化檔案最開始建設時缺乏統一高效一體化的執行標準，致使醫院信息化檔案管理建設水平不高，而專業人員的缺乏和相應硬件和軟件的不完善，致使檔案管理系統沒有和辦公自動化系統有效銜接。筆者調研發現，盡管檔案管理工作者都認識到檔案系統與OA系統融合的重大意義，但因檔案管理人員的專業水平和技術（系統）缺乏的問題，致使OA系統中不能實現自動化高效化對接檔案管理中的數據庫。

二、醫院智能檔案管理的意義

檔案管理無論是傳統的紙質文件還是電子文件的整理過程中，大量都是程式化的、重復性的步驟。當人工智能技術引入后，這些工作很容易被自助查詢機、網上一鍵快速辦理替代。當然，在此不可否認傳統的紙質檔案管理向現代檔案信息電子化管理轉型的“質”飛躍。就如傳統的紙質檔案管理是現代檔案信息電子化管理的前提，信息化檔案管理是智能檔案管理的基礎。這三者的內在發展邏輯簡而言之是，檔案管理的狀態，從傳統的“存”起來到信息化“用”起來再到智能化“活”起來，這是繼承與創新的歷程。相對于現代檔案信息電子化管理，智能檔案管理不僅是簡單地進行快速查找結果和檔案的適時追蹤，還能夠對查找結果進行智能分析、推理，并從檔案大數據中客觀推測出管理者所需的數值參考，即開展對檔案大數據資料的二次開發。這里的核心就是將沉睡的醫院人才檔案“大數據”激活，并挖掘出有利醫院人才戰略決策的價值信息，如此巨大利好，既是時代的發展的必然，也是新時代人才強院形勢的倒逼。這就要求醫院人事檔案管理，在當前信息化檔案管理的基層上，進一步加強檔案管理的轉型發展，構建以適應大數據時代醫院管理的現實需要，把醫院人事檔案信息化建設和應用作為構建現代醫院管理體系的重要部分。從當前國際實踐的效果來看美國、加拿大、歐洲等國家，在實現檔案大數據的應用方面給了我們提供了不少參考方向。

當前，伴隨5G浪潮的到來，AIoT（英文全稱是“Artificial Intelligence & Internet of Things”）必成為應用到檔案管理工作中。AloT的代表AI和loT的結合，即人工智能技術與物聯網在實際應用中的落地融合，是物物相連的互聯網，既能實現物與物之間的信息交換，又能實現物與人之間的信息交流。對于人工智能而言，算法、算力、數據是其核心三要素，而核心中的核心乃是數據。任何算法都需經過數據的洗禮，而數據的質量、完備程度、準確程度等直接決定了 AI 在實戰中的表現，所以無論中美，扼住了數據的來源便是扼住了人工智能發展的咽喉。這完全是智慧檔案的最重要特征。新一代智慧檔案館可以利用物聯網、大數據、云計算、人工智能等新技術，實現了檔案的存、管、用的全業務流程管理，這種操作便捷、適時、精準、安全、智能的管理，不僅實現了對檔案藏館的實時監控和全面感知，更是對檔案管理工作提出了全新的時代要求---大數據處理。智能檔案管理最大的能量與貢獻在于大數據的生產力釋放，數據不再只是數據，醫院檔案館管理智能化就是對醫院海量檔案人力資源進行大數據挖掘后，通過智能算法分析為管理者和決策者提供客觀大數據分析，從而實現了檔案的實體由被動接受檔案管理系統的管理狀態轉變為主動向系統傳輸管理數據的轉變，這種轉變是資源管理、數據管理、技術管理、服務管理等全新的改變，實現醫院檔案管理的全面感知、互聯互通、前瞻預測、高效利用，為醫院的人才數據的充分挖掘，提供了重要基礎性信息和前瞻性的數據智能分析，為醫院人才強院戰略，適時全面貢“智”。

三、醫院智能檔案管理創新與發展

澳大利亞學者Richard Watson在《智能化社會：未來人們如何生活、相愛和思考》一書中也提到：“未來能夠體現人類獨特的創造力、決斷力、系統分析能力的技能，是最不容易“過時”的知識。利用人類獨有的智慧、情感進行創造性的工作，是未來人類證明自己價值的最好方式之一。醫院智能檔案管理系統就是運用物聯網、云計算技術建設集網絡化、數字化、自動化、智能化為一體的新一代智慧化檔案館。智能型檔案藏管、大信息資源數據中心、大數據分析處理服務中心，充分挖掘寶貴的檔案人力信息資源，并通過深層次的開發利用為醫院人才戰略發展提供優質的檔案信息服務。云計算在規模、可擴展性、成本、集中式數據中心方面的優勢，可以幫助實現越發智慧的數據感知和匯總，越發完善的數據模型和問題求解，越發自主的平臺服務支撐和數據共享、越發精確周密的決策制定與執行。通過醫院智能檔案APP，即將手機與智能檔案數據無縫對接，實現數據的動態更新，就如“股票指標”一樣，打造醫院檔案人才動態實時管理的“檔案指標”。

一是要高度重視智能化檔案管理的意義。當前日漸興盛的大數據檔案人力資源并未被有效運起來，“數據沉睡”“信息孤島”這都不利于醫院人才資源的優化配置和充分利用。數據庫資源建設的為數據分析，實現準確地識人、選人、用人、避免醫院組織工作開展中出現用人不當和組織決策失誤，對于醫院人盡其才，人才強院戰略意義重大。檔案智能化管理，關鍵在于決策者重視，管理技術和管理手段革新，并加強專業信息技術和數字化、智能化操作性人才引進及培訓。與此同時，要應用好區塊鏈技術，為醫院智慧檔案安全保駕護航。大數據分析與預測等行為難免會造成隱私泄露的風險，而區塊鏈的高冗余存儲、去中心化、高安全性和隱私保護等特點，讓數據更加安全可靠。

二是建立醫院檔案人力大數據智能分析模式。智能檔案的核心是充分挖掘分析檔案大數據，激活沉睡檔案數據，人力大數據智能分析模式簡稱為大數據智能算法，就是通過檔案人力數據醫院人員的年齡、專業、職稱、學歷等因素。在宏觀上，用現有的人力大數據情況來科學算出整體醫院人才狀況，如平均年齡、整體學歷水平、性別比例、科室專業人數、領軍團隊、隊伍梯隊等狀況。特別是在醫院重要干部培養、任免工作中，充分利用好檔案大數據為領導決策提供客觀全面有價值的數據分析。而微觀上，以各科室為單位，充分利用檔案數據，通過建模計算，精準得出全院各科室人才的現狀（包括醫務力量數、職稱水平、學歷、年齡、性別比）及歷史、趨勢的變化圖，實時了解未來時間節段，梯隊建設和人才的需求的狀況。

三是將檔案人力數據與醫院人才引進高效對接。醫院智能檔案管理不能只局限于醫院內部人才檔案的數據的挖掘和分析，而且將醫院檔案人力資源數據與各類患者求醫需求的數據有機統一起來分析，可以通過各類型患者的醫院掛號大數據趨勢變化圖，計算出各相對應科室現有醫務力量與患者需要的關系比，根據科室的醫務年齡狀況與患者漲或減速度變化，再綜合退休人員、跳槽等多方因素，計算出未來每年人才需求變化情況，醫院人事科能實時對全院各科室醫務人才是增加還是減少引進數值可精準掌握。

四是將群眾康復大數據與醫院人才建設結合起來。5G時代，AIoT到來，使得智能檔案管理，需實現數據共享，物物相通。人才評價走大數據群眾路線，在醫院專業技術領軍人物及人才梯度建設上，將充分利用人民群眾滿意（康復醫療檔案管）數據，根據患者選擇最多的醫生掛號數據，來分析出社會度認可最高的醫生醫術水平，并以此為重要依據，在醫院職稱評選時以及醫院人才梯隊領軍人物選拔上作為重要的參考，打破了以往單一依靠學歷或領導認可度來認定，而是通過患者及社會認可度來實現全新的智能“硬”選擇。當然為保護患者數據隱私安全，必須建立基于區塊鏈技術的電子檔案平臺，非擁有授權者不可有訪問權限，有此技術的加持確保了檔案數據的真實性和不可篡改性。

五是將醫療市場變化數據與醫院未來發展戰略緊密結合。云計算、5G時代必將使得各行各業海量的數據和連接就此產生，要著眼整個醫療市場大環境發展的趨勢進行大數據分析，AloT要實現能根據市場需求的不斷變化，能敏銳精準的預測未來醫療市場的需求和變化，為醫院各科室的發展及相應的人才引進全面供“智”，甚至最終實現DL（Deep learning），深度學習本質而言就是大數據的自動識別、收集、根據目標的需求學習最優算法，并得出最科學的數據研判結論。如當前中醫治療、預防保健、康復理療、心理衛生等醫療市場前景潛力巨大，市場需求不斷增強，智能檔案系統要通過大數據采集分析出科學精準的結論，為醫院科室設置建設及人才引進、政策支持提供合理的數據分析支撐。

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（作者單位：益陽市中心醫院）