鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理芻議

摘要：檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院現(xiàn)代化管理的必由之路。本文分析了當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了四點(diǎn)建議措施，即一、樹立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí);二、構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制;三、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè);四、重視檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)。對(duì)推進(jìn)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)有一定參考價(jià)值。

Abstract： Standardized file management is the only way to realize the modernization management of township hospitals. This article analyzes the current problems in the file management of township hospitals， and puts forward four recommended measures， namely， establishing a file standardization management awareness， building a file standardization management mechanism， promoting the file management informatization construction， and paying attention to training of professionals in file management. It has certain reference value to promote the standardization management of files in township hospitals in China.

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院;檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;管理

Key words： township hospitals;files;standardization;management

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1006-4311（2020）15-0091-02

0 ?引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在社會(huì)公共服務(wù)體系中具有著重要的基礎(chǔ)性地位，承擔(dān)著預(yù)防保健、基本醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、計(jì)劃生育指導(dǎo)等各項(xiàng)衛(wèi)生工作。衛(wèi)生院檔案作為記錄這些工作的重要載體，包含著醫(yī)療衛(wèi)生經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)、臨床觀測(cè)數(shù)據(jù)等眾多極具價(jià)值的信息，是重要的信息數(shù)據(jù)，支持衛(wèi)生院日常工作開展中的重要信息數(shù)據(jù)。在當(dāng)前社會(huì)“信息爆炸”的背景下，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、分類、保存，有助于對(duì)衛(wèi)生院重要信息資源實(shí)施有效管理;有助于對(duì)衛(wèi)生院檔案資料的有效整合與合理使用，使檔案資源的重要價(jià)值得以充分發(fā)揮;有助于衛(wèi)生院未來(lái)開展科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃;有助于有效保障患者及醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人隱私和合法權(quán)益，提升基層衛(wèi)生院管理層次的必要途徑。隨著我國(guó)醫(yī)療改革不斷深入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的方法和規(guī)范化顯得愈發(fā)重要，相關(guān)管理人員需要對(duì)此有清晰的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化自身的責(zé)任感，在衛(wèi)生院日常檔案管理中不斷進(jìn)行創(chuàng)新探索，加快實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化這一目標(biāo)。

1 ?鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案日常管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前我國(guó)很多基層衛(wèi)生院的管理人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的重要性及必要性。因?yàn)橹匾暢潭炔粔颍瑥亩鴮?dǎo)致衛(wèi)生院檔案信息資源開發(fā)欠缺、利用率較低，不能使檔案的信息價(jià)值得到發(fā)揮，甚至出現(xiàn)重要檔案材料缺失等現(xiàn)象。由此，不免出現(xiàn)掌握情況和管控措施不合理的情況。

1.2 檔案管理制度不完善

我國(guó)大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療、人事、黨務(wù)、行政、財(cái)務(wù)、后勤等管理制度相對(duì)完備，但涉及檔案管理的相關(guān)制度卻乏善可陳。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院目標(biāo)管理考核的具體方案進(jìn)行分析，會(huì)發(fā)現(xiàn)一般都不會(huì)將檔案管理情況納入目標(biāo)考核，以致檔案收集工作缺乏規(guī)范，工作開展混亂、效率不高，甚至出現(xiàn)檔案不齊全的情況。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力欠佳

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人力資源建設(shè)中，一線醫(yī)護(hù)人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育一般較受重視，而檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提高卻缺乏應(yīng)有的重視。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員的業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致檔案管理工作還停留在沿襲前人的經(jīng)驗(yàn)上，管理意識(shí)和管理水平不能與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新活力匱乏，與時(shí)代發(fā)展的要求相脫節(jié)。

1.4 檔案管理信息化程度不夠

長(zhǎng)久以來(lái)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院所獲得的資源條件有限，外加對(duì)檔案工作不重視，導(dǎo)致檔案管理硬件條件欠缺，與檔案保管標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。很大一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理設(shè)備老舊，管理方法、技術(shù)落后，限制了檔案管理水平提升。大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)未得以有效普及，檔案搜集和檢索手段還較為原始，信息量較小，一定程度商影響了檔案資源的收集、利用和開發(fā)。

2 ?鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的對(duì)策與措施

2.1 牢固樹立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意識(shí)

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理者應(yīng)對(duì)檔案資源的重要價(jià)值和意義充分認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意識(shí);其次，還要有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、使用意識(shí)和管理意識(shí);再次，將檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理列為衛(wèi)生院日常管理工作以及未來(lái)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，幫助實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院全員檔案意識(shí)的養(yǎng)成，使各個(gè)部門都能理解衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性并提供支持。

2.2 構(gòu)建完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理相關(guān)機(jī)制

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)構(gòu)建涵蓋衛(wèi)生院檔案管理各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度體系，并要求相關(guān)檔案管理人員嚴(yán)格遵循規(guī)則制度開展各項(xiàng)工作。例如，建立符合衛(wèi)生院實(shí)際情況的《××檔案保管制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)制度》、《檔案工作操作流程標(biāo)準(zhǔn)》等。明確檔案管理人員及各部門職責(zé)，為各部門檔案的形成、整理等提供可參考依據(jù)。檔案管理一方面應(yīng)融入日常工作中，另一方面也要定期整理，及時(shí)更新，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，以防出現(xiàn)空檔、死檔情況。要科學(xué)運(yùn)用檔案，每季度、每年從局部到整體對(duì)檔案就行更新、增補(bǔ)內(nèi)容和檔案分析。檔案要專人、專室、專柜、分類、分層保存。

其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)理順內(nèi)部管理架構(gòu)，明確檔案室在衛(wèi)生院中檔案管理的職能地位，明確各崗位在檔案工作中的實(shí)際作用，真正使檔案管理實(shí)現(xiàn)從各自為政的分散模式向協(xié)調(diào)統(tǒng)一的集中模式轉(zhuǎn)變，從而完善衛(wèi)生院檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)工作。

最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)成立檔案質(zhì)量專家督導(dǎo)組，周期性地組織開展針對(duì)衛(wèi)生院檔案管理工作質(zhì)量的考核評(píng)估，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出相應(yīng)的整改意見和建議。衛(wèi)生院根據(jù)評(píng)估督導(dǎo)組出具的評(píng)價(jià)結(jié)果，依照規(guī)章對(duì)檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，實(shí)現(xiàn)人員工作行為管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)的進(jìn)步催生了數(shù)字化檔案的誕生。數(shù)字化檔案改變了以往人們對(duì)紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)感觀與刻板印象，使檔案管理工作進(jìn)入了集音、聲、圖、文、視為一體的多媒體時(shí)代，不僅能以迅速、靈活、智能的方式滿足不同層次檔案管理的需求，還能大大降低檔案管理對(duì)基礎(chǔ)工作環(huán)境的要求和成本。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化大勢(shì)，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，推進(jìn)檔案管理相關(guān)工作的信息化。首先，必須加大資金投入，打造一套功能齊全、運(yùn)行流暢的信息化檔案管理硬件設(shè)備系統(tǒng)，奠定數(shù)字化檔案硬件基礎(chǔ)，提高工作效率。其次，制定數(shù)字化檔案建立標(biāo)準(zhǔn)，采用國(guó)際、國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案信息的采集、錄入、歸檔工作，從而規(guī)范檔案建立、保存流程。最后，建立覆蓋全院、乃至地區(qū)性的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)部門之間、衛(wèi)生院/醫(yī)院之間、區(qū)域之間檔案資源庫(kù)的共建、共享，這樣既滿足了檔案使用者的需求，又提高了檔案的資源利用率。

2.4 重視檔案管理相關(guān)專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)建立針對(duì)檔案管理相關(guān)人才的培養(yǎng)計(jì)劃并貫徹落實(shí)。首先，在引進(jìn)選聘檔案人才方面，衛(wèi)生院應(yīng)結(jié)合實(shí)際提供相對(duì)較高的薪資和福利待遇，以吸引更多專業(yè)對(duì)口的大學(xué)畢業(yè)生及有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力的人才前來(lái)就職，一定程度上保證檔案管理工作人員的專業(yè)化。其次，在檔案人才的職業(yè)發(fā)展與培訓(xùn)方面，衛(wèi)生院應(yīng)盡可能地創(chuàng)造專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、行業(yè)交流、繼續(xù)教育等機(jī)會(huì)，不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平。最后，衛(wèi)生院應(yīng)建立相應(yīng)的檔案人員晉升激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理人員的工作績(jī)效與薪資評(píng)定、職務(wù)職稱晉升等方面相掛鉤，以起到引導(dǎo)和督促作用。

3 ?結(jié)語(yǔ)

檔案資料對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建設(shè)發(fā)展的重要性不言而喻。檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升檔案管理層次的必由之路，從標(biāo)準(zhǔn)化入手全面提高檔案管理質(zhì)量，從而提升基層醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在實(shí)際管理工作中，要落實(shí)各部門的檔案管理責(zé)任，建立有效的檔案管理工作機(jī)制，從根本上充分開發(fā)應(yīng)用檔案資源利用價(jià)值。立足鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院保健、基本醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、計(jì)劃生育指導(dǎo)等各項(xiàng)實(shí)際工作情況，確保管理人員、管理措施、管理設(shè)備和管理辦法等標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院全面踐行可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)創(chuàng)設(shè)良好的管理?xiàng)l件。

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作者簡(jiǎn)介：譚曉梅（1969-），女，江蘇淮安人，大專，盱眙縣舊鋪衛(wèi)生院院長(zhǎng)，助理館員，研究方向?yàn)楣残l(wèi)生、檔案管理。