合同管理和風險控制信息化平臺建設研究

摘? 要：在企業生產經營的過程當中，必然會涉及各種各樣的合同，合同是公司經營活動的重要載體，合同管理貫穿交易的全過程。在當前信息技術不斷發展的背景下，合理的利用信息技術取代傳統的合同管理方式，既能夠有效地規避傳統合同管理方式的不足和風險，又能夠使得企業合同管理更加科學規范化，從而不斷地提高企業合同管理和風險防范水平。文章圍繞企業合同管理和風險控制信息化平臺建設展開了分析探討。

關鍵詞：合同管理;風險控制;信息化平臺;建設策略

中圖分類號：TU723.1;TU17? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）22-0149-03

Research on the Construction of Information Platform for Contract Management and Risk Control

LUO Jiangqin

（CCTEG Chongqing Research Institute Co.，Ltd.，Chongqing? 400039，China）

Abstract：In the process of enterprise production and operation，it is bound to involve a variety of contracts，and the contract is an important carrier of the companys business activities，and contract management runs through the whole process of transaction. Under the current background of the continuous development of information technology，reasonable use of information technology to replace the traditional contract management，not only can effectively avoid the shortcomings and risks of traditional contract management，but also can make the enterprise contract management more scientific and standardized，so as to continuously improve the level of enterprise contract management and risk prevention. The article analyzes and discusses the construction of enterprise contract management and risk control information platform.

Keywords：contract management;risk control;information platform;construction strategy

0? 引? 言

這些年來伴隨著“互聯網+”以及大數據等信息技術的全面發展，信息化成了企業轉型，提高企業精細化管理的必經之路，已經是企業實現高速發展的推進器。現代化企業為了適應現代化管理需求，有效的應對新時代合同管理的風險挑戰，合同管理信息化趨勢不可避免。為貫徹落實國務院關于深化國有企業改革的指導意見，結合中國煤科對各子企業關于健全合同信息化的相關指導思想及本企業實際情況，建設了本合同管理信息化平臺。筆者作為該系統的規劃與實施人員，依托該系統開發的實踐經驗，對合同管理和風險控制信息系統平臺建設進行論述。

1? 合同管理信息化平臺建設的必要性

近些年來，伴隨著我國企業發展合同標的種類的增多，涉及的業務量也越來越龐大，牽扯到的業務部門越來越多，在這樣的情況下，傳統的合同管理方式已然無法適應企業新的管理需求。很多企業由于受到傳統的管理理念與手段的制約，其在合同管理方面存在的風險逐漸暴露出來，并給企業造成了一定的損失[1]。例如，企業合同示范文本的使用效率比較低，權利義務不偏向自身，合同管理過程當中，變更評審以及批準的隨意性比較高，涉及合同重新簽訂的時候流程又比較煩瑣，很容易出現各種各樣的紕漏，除此以外，人工管理的方式，查閱不便利，并且也難以應對突發的各種風險，合同容易遭到篡改或者損壞，導致信息泄露或者是訛誤。傳統的合同管理方式下，合同的格式多種多樣，容易產生誤差風險，也沒有辦法做到統籌兼顧，進而影響到企業管理者的各項決策，給企業帶來比較大的風險隱患。由此可見，利用先進的信息技術建立高效的合同管理和風險控制信息化平臺是十分必要的。

2? 合同管理和風險控制信息化平臺建設的具體方法

2.1? 優化合同管理流程

企業在進行合同管理和風險控制信息化平臺建設的過程當中，在搭建相關的信息平臺時，必須要不斷地深入學習相關的管理理念，進行信息系統建設的整體規劃設計，并且根據企業的發展的實際情況對其進行改進和完善，只有這樣才能夠形成比較成熟的合同管理信息化系統平臺建設框架[2]。相關管理人員應對整個工作流程進行合理的設計，形成合同管理事前防范、事中控制、事后補救的完整工作鏈，實現合同管理與生產經營的有效融合，建設“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的高效科學管控體系。綜合考慮企業合同管理的具體要求，將合同管理涉及的各個控制要點進行明確描述，并形成具體的管理規則，實現對合同審簽、履行、變更、解除、轉讓、終止、歸檔、統計等全生命周期的有效監管。總之要建立全方位的管理方案，只有這樣才能夠保證合同管理工作的系統性。相關的技術人員要根據合同管理的實際需要開發多元化的管理模塊，結合現有的模塊開發經驗，綜合考量企業各個業務部門提出的意見建議，滿足合同管理部門和使用人員的需要，經過實際的研究和測試，最終搭建高效的合同管理信息化模塊，為管理人員的工作提供便利，同時建立完善的工作流程。在相關的信息化平臺建設完成之后，一定要多方位的進行測試，發現問題要及時地進行改進[3]。

2.2? 信息化平臺建設規劃

建立合同管理和風險控制信息化平臺的目的是為了解決合同管理模式粗放、合同管理制度落后、忽視合同動態管理和合同臺賬質量良莠不齊等問題，通過集中化合同管理系統，固化管理要求、推進集中規范、加強內部管控、促進管理協同、輔助分析決策，把合同全生命周期中的一系列行為都納入信息化系統運行，對合同文件進行有效的歸類整理和統計分析，自動生成合同分析圖表和所需報表數據，通過對合同節點的分析錄入，實現合同履行過程的風險提示。因此，合同管理信息化系統主要業務功能應包括合同范本管理、合同審核、合同收入確認、合同收付款、合同完成/變更、合同終止、合同歸檔、合同查詢、合同數據分析等功能。合同管理信息系統總體功能框架圖如圖1所示。

2.2.1? 個人平臺功能

在合同個人平臺上可以查看所有不同類型合同的我的請求、待辦事宜和已辦事宜，可以實現在一個統一的平臺上完成各種合同待辦審批。根據用戶權限，能實現合同用印提醒、合同款項異常提醒、合同到期提醒等功能。系統根據管理人員進行合同相關文檔信息的發布，實現權限范圍內的文檔共享，實現管理制度、操作手冊的查看和下載等。通過合同看板查看合同簽約、開票、付款等各個維度的數據分析情況，便于任務跟蹤和決策，方便各類角色用戶進行主要工作的處理，個人平臺示例如圖2所示。

2.2.2? 合同管理功能

相對方管理是為了建立與合同相對方的統一信息庫，對供應商、客戶進行統一管理。相對方管理信息應包含對方基本信息、統一社會信用代碼、企業性質、注冊資本、墊資能力、合作性質、賒銷金額等相對方的關鍵信息，同時，系統支持與ERP系統、主數據系統進行集成，實現不同系統之間相對方的數據一致性;項目管理作為合同簽訂的前置，根據審核通過的項目簽訂合同，在合同審核時可查看相應項目已簽訂合同情況，規范項目和合同的管理;合同范本管理支持與表單數據關聯，起草合同時直接按預先綁定的規則將表單內容自動填入范本正文，以快速創建標準合同;合同收入確認根據2017年7月，財政部發布的“新收入準則”，依據時間節點、合同的履行計劃綜合分析，可通過系統待辦、郵件或者短信等多種方式向相關人員發起提醒;合同收付款通過合同收付款具體情況，根據不同維度分析收付款的各項指標，對履行過程中發生的異常情況和風險予以及時關注，并與財務系統進行集成，滿足財務單據和合同管理系統之間的收付款信息實時共享，減少信息不對稱等問題;合同完成/變更允許合同因總金額變化、履行期限變化、合同稅率變化等因素而對合同產生變更，并與原合同進行關聯，從而對后續款項履行等事項產生影響;合同根據合同金額、票據金額及收付款金額情況的對等或者差額情況自動完成合同執行，減少手工關完成同可能帶來的誤差;合同查詢支持權限范圍內的多條件組合查詢，并可以將查詢結果導出Excel格式，合同查詢界面示例圖如圖3所示。

2.3? 合同管理信息系統的實施

雖然合同信息化的建設對企業來說是重中之重的基礎工作，但為了保證信息化系統后期能夠順利實施，建議要采用分步實施的方式。一階段首先完成合同管理系統的基本框架搭建，實現合同管理功能模塊在全企業的推廣實施，二階段再考慮在一期建設的信息系統之上，與其他各相關信息系統的集成。企業在總結過往管理經驗的基礎上，必須保證主要的設計思路和工作流程來進行階段化設計方案的實施。企業合同管理信息平臺的構建必須要堅持效益原則，在企業合同管理信息平臺構建和實施的過程當中，應該本著成本節約和時間節約的原則，將操作簡化、流程優化以及降本增效作為主要的任務，并且切實圍繞著這幾個方面的開展信息平臺搭建工作。

3? 合同管理信息化平臺的運行效果

在企業合同管理信息化平臺構建完成以后，由于合同管理實現了從傳統手段到信息手段的過渡，所以其管理質量也實現了質的飛躍，為企業合同管理工作帶來了更大的便利。首先，合同管理信息系統的實施，對經營、采購、科研、生產等各業務線的合同規范了管理，在一定程度上降低了合同糾紛的風險;其次，通過系統看板功能，將各項數據按要求統一展現，將各類報表數據分類匯總給各級授權用戶，減少了以往各類業務統計報表的工作量，提高了工作效率，便于關鍵數據的實時展示;第三，合同的后續各環節，如確認收入、開票、收付款等都與合同相關聯，打破了以往以相對方為中心的管理思路，實現了對每個合同的全過程監控和管理，為下一步訴訟管理系統的搭建奠定了基礎;最后，根據系統采集到的大量合同數據及多維度數據組合，結合數據管理駕駛艙，將采集的數據形象化、直觀化、具體化，為決策提供趨勢分析、決策分析、績效分析等決策依據，將經營決策由經驗化管理轉變為數據化、科學化管理[4，5]。看板示例如圖4所示。

4? 結? 論

綜上所述，在信息化的時代背景下，企業通過運用信息技術來打造合同管理信息化平臺是企業的必經之路，這樣能夠大大地改變傳統的人工管理模式下合同管理的諸多問題，對此企業還需要優化合同管理流程，制定合理的管理方案，深入挖掘信息平臺優勢，強化信息化平臺運行效果。

參考文獻：

[1] 尹自林.論建筑工程承包項目施工合同信息管理與風險控制 [J].低碳世界，2016（19）：160-161.

[2] 原蕊.建筑工程現施工合同管理風險控制 [J].陜西建筑，2013（10）：53-55.

[3] 尚軍莉.企業合同管理中的風險控制對策研究 [J].現代國企研究，2018（22）：9.

[4] 印凡揚.論合同管理與工程造價控制 [J].新材料新裝飾，2014，（8）：579.

[5] 劉水庚.論合同管理對控制工程造價的重要性 [J].浙江冶金，2020（3）：5-8.

作者簡介：羅江琴（1987—），女，漢族，重慶人，工程師，本科，研究方向：信息系統建設。