淺談大數據在檔案管理中的應用

石紅儒

摘要：在我國高速發展的社會背景下，單位的規模、數量以及在編人員等都比以前有了明顯的增長，這時單純依靠以往的紙質檔案來記錄各種數據顯然壓力很大，而大數據技術作為這個時代的新興技術，可以很好的改善這一問題。本文對大數據技術進行介紹并分析大數據技術在單位檔案管理中的具體應用，希望可以促進大數據技術的普及。

關鍵詞：大數據技術;單位;檔案管理

大數據技術是當下的一種新興技術，在這個信息膨脹的時代可以很好對數據進行統計分析。而我國單位的規模越來越大，每年通過國考入職的公務員也越來越多，這就無形中增加了很大的數據壓力，為了緩解這種壓力，單位應該放棄傳統的檔案管理方式，采用新型的大數據技術，跟上時代的步伐，減輕自身的壓力。

1 大數據技術

由于互聯網技術的普及，各個用戶之間輸入、輸出的數據越來越多，多到已經顛覆了整個云時代，相應的也就迎來了全新的大數據時代。所謂大數據，字面上理解就是龐大的數據，實際上是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。由不同種類、結構復雜、數量龐大的數據群構成的大數據，是基于云計算的一種數據處理方式，通過數據間的整合與交流而形成的一種資源。

2 大數據技術在單位檔案管理中應用的必要性

由于技術的限制，我們以前有很多無法解決的數據統計難題，而當下的檔案管理模式已經建立了二十余年，在當前的社會背景下已經有了很多的漏洞，常出現檔案丟失或者查找困難等問題。由于現在互聯網的普及，各個網站、各個用戶直接相互傳遞的信息以及由信息衍生的龐大的數據已經給現有的檔案管理系統巨大的壓力，這種巨大的壓力一旦達到一個峰值就會壓垮這個檔案管理系統，使數據檔案混亂起來，這無疑會給社會帶來很嚴重的影響。當下的很多新型IT技術被應用到檔案管理中，但仍然會存在一些不可避免的漏洞與難題，相比之下大數據技術可以很好的契合檔案管理工作。而當前的時代是一個知識經濟的時代，知識、數據代表著財富，將檔案資源轉化為知識財富儲存起來則需要大數據技術的幫助，因此對當下的檔案管理技術進行一次革新也就在所難免了，新時代下，大數據技術是最契合社會發展需要的前沿技術。

在當前的檔案管理工作中，為了收集有用的數據不得不采用廣撒網的手段，這樣一來在有限的數據儲存空間中就會出現很多無用的數據，在查找檔案數據時也會給人們帶來很大的影響。因此在檔案的收集環節會出現這種進退兩難的局面，即害怕漏掉有用的信息，又害怕無用的信息占用有限的儲存空間。在使用數據時，人們需要快捷便利的從龐大的檔案庫中找到自己需要的文件，這是大數據技術就可以完美展現出它的優點。在儲存過程中，儲存數據所需要的空間比儲存檔案要小得多，在收集過程中大數據技術也可以按照篩選要求，過濾掉無用的數據文件。因此，無論在數據的收集、儲存還是查找時，大數據技術都可以輕松的解決難題。

3 大數據技術在單位檔案管理中的具體應用

3.1 大數據技術對于檔案資源信息的發掘

我國作為世界上的人口大國，在建立相關的檔案時，對于每個人的各項信息都要具體記錄，并且要根據一些相應的關鍵字來將這些檔案信息區分開來。大數據技術在人口檔案信息整理時，可以通過錄入關鍵字來自動檢索相應的檔案信息，可以有效的減小數據的搜索范圍。例如在戶籍部門，工作人員可以通過輸入出生日期與出生地點來篩取自己需要的人員名單，或者再輸入性別血型等其他關鍵字進一步縮小范圍，這使信息的查找更加準確方便。大數據技術對于檔案的信息挖掘可以使檔案的儲存與查找更有效率，減少一些無謂的翻閱，這對于工作量大的工作人員來說無疑不是一種方便的技術。

3.2 大數據技術對于檔案用戶信息的挖掘

在信息搜索過程中，用戶會對需要搜索的內容進行關鍵詞的篩選，或者是查找相近意思的內容，這時大數據平臺就會對用戶搜索的信息進行整理以及深度的信息挖掘，通過分析可以得知用戶的潛在需求。同時大數據平臺也會記錄訪問用戶的身份以及他的搜索記錄，在他下一次訪問時可以結合他的搜索記錄為他推薦出相應的信息。大數據技術的智能信息分析平臺可以記錄用戶的身份信息、位置信息、搜索信息等一系列信息數據，通過智能的分析將用戶分配到相應的數據平臺。例如在教育局的檔案庫里搜索信息，系統會記錄你第一次搜索的信息，分析出你所在的部門或者院校，在你第二次訪問這個檔案庫時，這個系統就會自動幫你彈出與你所在部門相關的信息，這樣一來就可以很方便的查閱自己想要的信息了。

3.3 大數據技術對于檔案信息資源的服務挖掘

大數據信息處理平臺會記錄每個用戶的訪問歷史，并分析出你的信息需求，當你下一次訪問的時候，系統會根據已收集到的信息內容為你提供相應的咨詢幫助。單位都具有一定的服務性，在應用了大數據技術之后，系統可以智能篩選用戶信息，節省了人工分配資源的時間。同時大數據技術可以通過用戶的需求，為用戶提供智能的即時通訊服務例如智能客服等技術，也可以為用戶推薦相應的檔案庫，方便用戶對所需求信息的查閱。在應用了大數據技術之后，事業部門對于大眾的服務將會更便捷更有效率，為用戶提供了優質的現代化服務體驗。

4 結語

時代是進步的，當前社會對于數據的收集與把控更加的重視課，大數據技術的發展完美契合了當前社會的需求，單位的檔案管理工作者應該具有現代化的思想認識，將大數據技術應用到自己的工作中，讓檔案管理工作在大數據技術的幫助下進行，不僅可以提高自身的工作效率，減輕自己的負擔，也可以更好的服務于大眾，改善人們的生活水平，促進社會的和諧發展。

參考文獻：

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（作者單位：內蒙古烏海市自然資源局海勃灣分局）