檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策研究

吳建利

摘要：

本文從檔案信息化管理的問題和現(xiàn)狀入手，系統(tǒng)分析檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及當(dāng)前我國檔案管理信息化面臨的問題，根據(jù)問題提出與之對應(yīng)的對策，希望可以對檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;管理;現(xiàn)狀;對策;研究

所謂檔案信息化就是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重點(diǎn)，向檔案實(shí)體以數(shù)字化形式為社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在新時(shí)期，我國檔案工作必須適應(yīng)新形勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的要求，推動檔案管理不斷向前發(fā)展。現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上社會的高速發(fā)展，檔案管理工作作為整個檔案工作的核心內(nèi)容，主要包括檔案數(shù)據(jù)整理、檔案資料收集、檔案資料的保存以及檔案的利用，對資料進(jìn)行存儲、下載、上傳、分類以及檢索等操作。檔案管理的工作質(zhì)量對企事業(yè)單位的發(fā)展起到了非常重要的作用，為了更好地保證檔案管理工作的科學(xué)高效運(yùn)行，要制定科學(xué)合理的對策以應(yīng)對檔案信息化管理的需要。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著科技的進(jìn)步，檔案管理手段也發(fā)生了變化，這些變化對檔案工作人員的工作能力都提出了新的要求。要將復(fù)雜工作簡單化，將簡單工作規(guī)范化，堅(jiān)持從信息的源頭上抓起，將文書檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、教學(xué)檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，加快庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要，檔案管理信息化的信息處理快速、節(jié)約存儲空間、調(diào)閱檔案便捷以及利于保護(hù)檔案原件等優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)了出來。而它的優(yōu)點(diǎn)也使得檔案管理工作正在進(jìn)入全面信息化時(shí)代，也意味著檔案管理工作正在向管理方式網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息利用電子化的方向發(fā)展。

（一）檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢

檔案管理工作在社會各個領(lǐng)域中所占比重越來越大，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員出現(xiàn)遺漏重要檔案文件的問題時(shí)有發(fā)生，在對檔案進(jìn)行信息化管理后，不用擔(dān)心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔(dān)心因?yàn)槿藛T翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲空間，減少機(jī)關(guān)單位的用紙量，做到了綠色環(huán)保，檔案管理人員的工作質(zhì)量有了顯著的提升。最重要的是在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，節(jié)約了人力成本，提高了工作效率，這對于提高檔案管理工作來說意義重大。

（二）檔案信息向多元化、專業(yè)化的方向發(fā)展

近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)資源的普及擴(kuò)大，人們開始享受網(wǎng)絡(luò)帶來的便利，與此同時(shí)，人們也逐漸開始利用網(wǎng)絡(luò)資源查詢檔案信息，這樣既方便又快捷，檔案信息用戶也呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢，檔案管理工作的范圍也在逐漸擴(kuò)大。由于受網(wǎng)絡(luò)資源的影響，檔案管理的內(nèi)容也隨著網(wǎng)絡(luò)資源的滲入出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，檔案資源不斷增加，檔案信息就容易出現(xiàn)精準(zhǔn)性偏差問題。這樣不僅降低了檔案信息的準(zhǔn)確度，也讓廣大檔案用戶對檔案內(nèi)部信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生了懷疑，甚至?xí)霈F(xiàn)虛假信息，使檔案工作無法向著多元化、專業(yè)化方向發(fā)展。

（三）檔案類型復(fù)雜多樣

近幾年我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，人們對檔案也有了更深層次的理解。隨著檔案用戶群體的不斷擴(kuò)大，用戶的類型也就出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢，不同檔案類型必須應(yīng)用不同的管理方式，否則將會出現(xiàn)不良的后果。檔案資源的具體利用方法還需要檔案管理人員從對象、目的等多個方面入手，對其進(jìn)行分析和評判。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案的管理工作對檔案工作人員有著較高的工作要求。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，不斷加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化管理意識。其次應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作人員的工作能力以適應(yīng)新時(shí)代的檔案工作。目前，企事業(yè)單位的檔案管理部門缺少高技術(shù)型人才，對檔案管理工作缺乏重視，自身的檔案管理水平十分有限。由于缺少高技術(shù)型人才的支持，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法得到有效應(yīng)用，檔案工作也變得更加復(fù)雜。在檔案信息化管理中，除了要保證檔案管理人員有較強(qiáng)的檔案管理能力以外，工作人員還要對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)有一定的了解。檔案管理人員自身素質(zhì)的高低，對整個檔案信息化建設(shè)的影響是非常大的。

（二）檔案信息化管理缺乏安全意識

檔案信息與其他信息資源存在一定的區(qū)別，檔案信息中包含非常重要的文件，有些還是涉密文件，因此，對檔案信息進(jìn)行管理是非常重要的一項(xiàng)任務(wù)。在檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展大背景下，如果檔案信息沒有一個實(shí)時(shí)監(jiān)管的管理系統(tǒng)，那么檔案信息非常容易出現(xiàn)復(fù)制和盜取情況。一旦檔案信息被不法分子盜取，那么就很容易造成檔案信息中的重要信息丟失，這樣也會間接影響社會各個領(lǐng)域的有序發(fā)展。由此可見，加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管理是非常有必要的。

（三）檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化問題

從總體上看，事業(yè)單位檔案管理模式仍然是手工作業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)化要求低，缺乏管理的規(guī)范性，極大地限制了檔案的發(fā)展速度，致使檔案管理人員沒有時(shí)間鉆研和科學(xué)開發(fā)管理，不能積極開發(fā)與主動提供利用檔案。在檔案信息化管理中，保障檔案信息的穩(wěn)定性是最重要的，但是檔案信息本身與其他信息資源存在區(qū)別，檔案信息中很大一部分內(nèi)容是歷史數(shù)據(jù)，由于受到歷史原因和諸多內(nèi)外因素的影響，加之缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范管理問題，導(dǎo)致很多檔案室的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)比較差，卷案質(zhì)量普遍偏低，檔案管理的自動化工作并沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，這也制約著檔案信息交流。

三、檔案信息化管理的具體措施及對策

（一）全面提升檔案管理信息化技術(shù)水平

企事業(yè)單位在聘用檔案信息管理人員時(shí)，一定要請專業(yè)人員對新聘請的檔案信息管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任單位專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使檔案管理工作跟上辦公自動化步伐，為單位教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

（二）規(guī)范檔案管理信息化制度建設(shè)

建立完善的檔案信息化管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化管理的可靠保證和有力措施。規(guī)范制度是體系正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，制度建設(shè)的主要目的是為了全面提升檔案管理水平，建立檔案管理機(jī)制能夠進(jìn)一步明確各個部門的具體管理職責(zé)。我校結(jié)合工作實(shí)際，健全完善了《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等規(guī)章制度，促使各處室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)。

（三）健全檔案管理信息化法律法規(guī)

檔案工作首先要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入單位管理工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動，結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人。檔案管理信息化建設(shè)在開展過程中，需要明確的法律法規(guī)支撐，只有強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的法律效力，才能依法落實(shí)各項(xiàng)工作，為檔案管理信息化工作提供法律保障。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，是事業(yè)單位檔案管理的重要課題，是提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的必經(jīng)之路。全面提升檔案信息化建設(shè)，對我國的企事業(yè)單位管理和發(fā)展來說意義重大。信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，是一項(xiàng)長期、全面而又系統(tǒng)的工作，檔案管理信息化建設(shè)一定要從轉(zhuǎn)變觀念入手，只有擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息資源進(jìn)行處理，才能跟上社會發(fā)展的腳步。檔案信息化建設(shè)只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)緊密協(xié)同發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

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（作者單位：中共濱州市委黨校，山東 濱州 256600）