醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)管理的路徑探究

賴德江

【摘 ?要】信息技術(shù)服務(wù)外包是一種戰(zhàn)略性的商業(yè)創(chuàng)新方案。技術(shù)復(fù)雜性的提高、對(duì)高可用性系統(tǒng)及分布式系統(tǒng)支持的需求，使得各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)越來(lái)越難以實(shí)現(xiàn)既達(dá)到專業(yè)醫(yī)療任務(wù)目標(biāo)，又控制機(jī)會(huì)成本的愿望。醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)管理，可以提高醫(yī)院信息管理的水平。論文探究了醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)管理的可行性，以期為專業(yè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案系統(tǒng)信息化托管提供啟發(fā)。

【Abstract】Information technology service outsourcing is a strategic business innovation program. The improvement of technical complexity and the demand for supporting high availability system and distributed system make it more and more difficult for all kinds of medical institutions to achieve the goal of both achieving professional medical tasks and objectives and controlling opportunity cost. It can improve the level of hospital information management by entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management. This paper explores the feasibility of entrusting the medical archives system to the third party professional organization for management， so as to provide inspiration for the informatization trusteeship of the archives system of professional medical institutions.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療檔案系統(tǒng);委托;第三方;專業(yè)機(jī)構(gòu)

【Keywords】 medical archives system; entrustment; third party; professional organization

【中圖分類號(hào)】R197.324 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）04-0017-02

1 引言

隨著社會(huì)分工的細(xì)化和企業(yè)經(jīng)營(yíng)壓力的加大，越來(lái)越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)開始“減負(fù)”，將人事、財(cái)務(wù)、行政等后勤事務(wù)外包給相應(yīng)的專業(yè)企業(yè)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)只留下核心醫(yī)療部門，以節(jié)省精力，全力以赴提高醫(yī)療水平。醫(yī)療檔案系統(tǒng)外包專業(yè)機(jī)構(gòu)是指醫(yī)院作為主體，向?qū)I(yè)的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)采購(gòu)全部或部分醫(yī)療檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)服務(wù)。醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托專業(yè)的第三方檔案信息管理公司可以選擇整體打捆方式，也可以選擇性地外包部分管理護(hù)養(yǎng)工作。縱觀醫(yī)療機(jī)構(gòu)選擇外包策略的內(nèi)外部推動(dòng)因素，主要為外包可以帶來(lái)成本優(yōu)勢(shì)，使醫(yī)院保持長(zhǎng)期的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。醫(yī)院實(shí)行檔案管理系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)外包托管，利用專業(yè)公司的信息技術(shù)，提高醫(yī)院信息管理水平，縮短維護(hù)服務(wù)周期，降低維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院和醫(yī)療檔案系統(tǒng)服務(wù)專業(yè)公司的共同發(fā)展，還可以使醫(yī)院信息科管理工作簡(jiǎn)單化，信息科人員可以減少到最低，服務(wù)托管的費(fèi)用甚至可以低于醫(yī)院自行維護(hù)管理檔案管理系統(tǒng)的費(fèi)用支出。

2 創(chuàng)新性探究

2010年以來(lái)，華北某兒童醫(yī)院為了促進(jìn)醫(yī)院更好地利用外部專業(yè)力量，加快醫(yī)療檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)造性探究了醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托專業(yè)的第三方檔案信息管理公司開展日常管理維護(hù)的路徑。

2.1 合作方的遴選

從醫(yī)療檔案信息系統(tǒng)提升改造頂層設(shè)計(jì)入手，一并研究外包托管服務(wù)第三方專業(yè)合作機(jī)構(gòu)的基本要求。同步招標(biāo)篩選醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的供應(yīng)商，以及負(fù)責(zé)醫(yī)療檔案系統(tǒng)日常管理維護(hù)專業(yè)機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常管理維護(hù)的專業(yè)第三方機(jī)構(gòu)，必須擁有行業(yè)領(lǐng)先的開發(fā)、管護(hù)醫(yī)療信息化軟件系統(tǒng)的可靠實(shí)力，擁有熟悉醫(yī)院管理知識(shí)的專家支持體系，擁有成熟的檔案信息管理系統(tǒng)，可獨(dú)立攻關(guān)醫(yī)院歷史檔案數(shù)字化錄入，具備勝任醫(yī)療檔案系統(tǒng)日常管理維護(hù)工作的能力。

2.2 對(duì)外包項(xiàng)目的具體要求

全天候不間斷管理維護(hù)醫(yī)療檔案系統(tǒng)，使檔案管理系統(tǒng)獲得長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行的客觀保障。一旦醫(yī)療檔案系統(tǒng)產(chǎn)生故障，合作方須第一時(shí)間檢查、研判，拿出切實(shí)可行的處置辦法，迅速發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，排除隱患。合作方須時(shí)刻對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行不間斷備份，涵蓋自運(yùn)行備份及周期性備份。合作方需提供醫(yī)療檔案系統(tǒng)安全的運(yùn)行環(huán)境，及時(shí)開展系統(tǒng)使用的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，在醫(yī)院技術(shù)人員變動(dòng)情形下開展動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，隨醫(yī)院業(yè)務(wù)重點(diǎn)變化、系統(tǒng)升級(jí)改造進(jìn)行技術(shù)協(xié)同指導(dǎo)。制定醫(yī)療檔案系統(tǒng)提升改造的階段性及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行隨程跟蹤監(jiān)測(cè)評(píng)估。

2.3 對(duì)發(fā)包方的具體要求

醫(yī)院必須以公開招標(biāo)形式確定合作方，并以合同形式確立外包關(guān)系。合同簽訂必須遵循權(quán)責(zé)明確、互利共贏、嚴(yán)格貫徹招標(biāo)公告各項(xiàng)要求的原則。成立專業(yè)部門，抽調(diào)技術(shù)骨干，專人對(duì)接，全程跟蹤負(fù)責(zé)，做到專業(yè)周密、嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)。及時(shí)建立健全醫(yī)療檔案系統(tǒng)對(duì)外管理制度體系。

3 項(xiàng)目實(shí)施

因前期系統(tǒng)提升改造優(yōu)勢(shì)，華北某兒童醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱“采購(gòu)方”）經(jīng)公開招標(biāo)，向天津某軟件公司（以下簡(jiǎn)稱“供應(yīng)方”）采購(gòu)醫(yī)療檔案系統(tǒng)日常管理維護(hù)服務(wù)。項(xiàng)目實(shí)施情況如下。

3.1 恪守原則

3.1.1 明確主體責(zé)任

服務(wù)周期內(nèi)，嚴(yán)格執(zhí)行《醫(yī)療檔案系統(tǒng)委托管理制度》的各項(xiàng)內(nèi)容，清晰落實(shí)日常管理維護(hù)工作的職責(zé)。委托與被委托雙方實(shí)行“采購(gòu)方監(jiān)督，供應(yīng)方執(zhí)行”的原則，雙方簽字確認(rèn)程序貫穿重要環(huán)節(jié)授權(quán)、款項(xiàng)往來(lái)及項(xiàng)目落實(shí)等各環(huán)節(jié)。

3.1.2 科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)管理

服務(wù)周期內(nèi)，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合作協(xié)議各項(xiàng)內(nèi)容執(zhí)行，保質(zhì)保量開展科學(xué)化、制度化管理工作。在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)合同空白內(nèi)容，雙方可采取協(xié)商一致方式及時(shí)填補(bǔ)管理空白。

3.1.3 嚴(yán)格風(fēng)險(xiǎn)管控

服務(wù)周期內(nèi)，雙方應(yīng)通力合作，有效預(yù)警和規(guī)避各類風(fēng)險(xiǎn)，把檔案管理系統(tǒng)的安全高效運(yùn)行放在首位。

3.1.4 搭建溝通橋梁

服務(wù)周期內(nèi)，雙方應(yīng)建立及時(shí)溝通機(jī)制，確保各類信息往來(lái)及時(shí)、暢通。

3.1.5 落實(shí)保密制度

采購(gòu)方應(yīng)確保供應(yīng)方的技術(shù)和商業(yè)秘密安全。供應(yīng)方應(yīng)保守采購(gòu)方的機(jī)要信息、相關(guān)隱私和業(yè)務(wù)秘密。

3.2 雙方機(jī)構(gòu)構(gòu)架

3.2.1 合作工作機(jī)制建設(shè)

采購(gòu)方及時(shí)組建對(duì)接監(jiān)管部門，安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)、對(duì)接、服務(wù)、監(jiān)管、協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作。供應(yīng)方應(yīng)安排專門技術(shù)團(tuán)隊(duì)入駐機(jī)房，給予充分的現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持。

3.2.2 對(duì)接服務(wù)部職能

負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)方檔案管理系統(tǒng)的管理制度執(zhí)行情況，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理考核，提出整改意見(jiàn)。對(duì)供應(yīng)方提出的合理要求爭(zhēng)取最大的工作便利。開展不定期項(xiàng)目抽查驗(yàn)收，監(jiān)測(cè)評(píng)估系統(tǒng)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，研究風(fēng)險(xiǎn)管控預(yù)警處置方案，跟蹤文檔等備案?jìng)浞葙|(zhì)量，進(jìn)行嚴(yán)格的資產(chǎn)管理。

3.2.3 技術(shù)支持部職能

直接落實(shí)采購(gòu)協(xié)議各項(xiàng)條款內(nèi)容，按照采購(gòu)方對(duì)接監(jiān)管人員的要求落實(shí)工作職責(zé)，負(fù)責(zé)采購(gòu)方被托管的檔案管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行管理及專業(yè)保障。確保全天候動(dòng)態(tài)跟蹤服務(wù)落地，扎實(shí)推進(jìn)被托管檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)鏈完整、數(shù)據(jù)調(diào)閱順暢、備份及時(shí)有序。保障檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全，及時(shí)更新病毒查殺信息庫(kù)。對(duì)于可能出現(xiàn)的故障風(fēng)險(xiǎn)狀況及時(shí)預(yù)警、演練，避免工作陷入被動(dòng)局面。

3.3 周密籌備

3.3.1 采購(gòu)方

編制委托第三方管理的總體方案，組織專家及時(shí)研判，調(diào)整修訂。周密部署、精確制定各項(xiàng)管理制度體系，依法合規(guī)按照總體方案，由采購(gòu)方?jīng)Q策層推動(dòng)，協(xié)調(diào)采購(gòu)方各部門做好硬件設(shè)施、系統(tǒng)構(gòu)架升級(jí)、歷史檔案電子化等工作。

3.3.2 供應(yīng)方

與采購(gòu)方及時(shí)對(duì)接合同細(xì)節(jié)，按要求完成人員配備、設(shè)備調(diào)試、技術(shù)培訓(xùn)、操作流程手冊(cè)等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。及時(shí)提出采購(gòu)方需提供的工作條件，提前進(jìn)場(chǎng)適應(yīng)。成立技術(shù)服務(wù)組，提前熟悉托管工作職責(zé)及工作流程，準(zhǔn)備好交接清單等書面資料。

3.4 對(duì)接確認(rèn)

3.4.1 總體對(duì)接確認(rèn)

雙方工作組人員加強(qiáng)溝通，系統(tǒng)管理制度對(duì)接確認(rèn)，工作要求及細(xì)節(jié)相互熟悉和確認(rèn)。

3.4.2 軟硬件對(duì)接確認(rèn)

包括系統(tǒng)硬件設(shè)備逐一核查移交，軟件運(yùn)行試用，數(shù)據(jù)備份和對(duì)接確認(rèn)，密碼對(duì)接確認(rèn)，專業(yè)說(shuō)明書對(duì)接確認(rèn)，操作流程對(duì)接確認(rèn)，系統(tǒng)安全監(jiān)測(cè)結(jié)果對(duì)接確認(rèn)。

3.4.3 制度流程對(duì)接確認(rèn)

首先，采購(gòu)方監(jiān)督服務(wù)組應(yīng)熟悉供應(yīng)方要求明確的檔案管理系統(tǒng)的操作調(diào)閱使用規(guī)程。開展崗前培訓(xùn)，避免錯(cuò)誤操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障、軟硬件受損等事故。其次，供應(yīng)方技術(shù)服務(wù)組必須熟悉采購(gòu)方的采購(gòu)需求、各項(xiàng)管理制度和保密制度。工作流程統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一步調(diào)、統(tǒng)一效果。最后，構(gòu)建信息聯(lián)絡(luò)溝通機(jī)制，采取系統(tǒng)使用管理事項(xiàng)登記制度，建立處置臺(tái)賬。階段性梳理共性故障，查找故障發(fā)生的根本原因，開展全面細(xì)致評(píng)估，主動(dòng)及時(shí)提出有針對(duì)性的調(diào)整和升級(jí)方案，及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁，升級(jí)管控。注重預(yù)警工作風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)通過(guò)服務(wù)監(jiān)督人員，將調(diào)整信息輻射采購(gòu)方所有終端用戶。

4 實(shí)踐效應(yīng)

醫(yī)療檔案系統(tǒng)是醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)和管控的歷史中樞系統(tǒng)，是醫(yī)院既有信息管理的重中之重，可以為醫(yī)學(xué)研究提供實(shí)踐支撐。該院實(shí)施近十年的委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)外包服務(wù)的模式，取得了優(yōu)異的實(shí)踐效果。不僅提高了醫(yī)療檔案系統(tǒng)的信息化管理水準(zhǔn)及系統(tǒng)設(shè)備日常運(yùn)行的保障水平，同時(shí)，還有效管控了專項(xiàng)運(yùn)行成本，使全院走在了全國(guó)信息化建設(shè)的前列，為其他兄弟醫(yī)院的醫(yī)療檔案系統(tǒng)專業(yè)化管理提供了有益借鑒。