本科教學評估項目檔案的歸檔管理初探

[摘 要] 本科教學評估項目檔案是評估全過程的依據佐證材料，也是反映學校歷史面貌的記錄，建好、管好、用好具有重要的意義。結合學校歷年迎評促建工作實踐，就本科教學評估項目檔案歸檔組織與管理從遵循“完整、準確、系統”的歸檔原則、制定科學的歸卷類目并專項歸檔保管、注重特色檔案的歸檔、加強相關人員互相配合支持、業務指導和協助督促、歸檔的宣傳和便于利用等方面作了初步的探討。

[關鍵詞] 本科教學評估;教學評估項目;檔案;歸檔;歸檔組織管理

[中圖分類號]G646 ? [文獻標志碼] A [文章編號] 1008-2549（2020） 06-0040-02

本科教學評估是國家對高等教育進行宏觀管理的一種手段，從發展過程來看，高等學校本科教學工作評估相繼經歷了三種形式：合格評估、水平評估、審核評估。2013年以來，教育部開展的普通高校本科教學工作審核評估，依據相關規定，我國本科教學評估的周期為五年一輪回，由國家教育部委派的評估專家根據評估方案指標體系來衡量高校教學工作達到國家的某個標準的一個程序，從而對學校工作做一個鑒定，這種鑒定被認為是“國檢”，其結論對學校來說都是非常重要的。本科教學評估流程主要包括三個階段，即：學校自評、專家現場考察以及學校評估整改，評估方案中的維度及內容涵蓋了高校教學實踐活動的各個因素。專家現場考察以及評估方案指標體系都需要提供大量教學檔案來參閱和支撐。我校于2002年、2007年和2017年先后經歷了三種形式的本科教學評估，本文結合在教學評估工作中的教學檔案工作的實踐，談談對本科教學評估項目檔案（以下簡稱“教學評估項目檔案”）歸檔管理的粗淺認識。

一 教學評估項目檔案歸檔工作的意義

教學評估涉及高等教育過程的方方面面，如學校定位與目標、師資隊伍、教學資源、培養過程、學生發展、質量保障和學校自選特色項目等幾個指標體系，從評估指標體系所對應的教學檔案材料可知，是本科教學評估的重要材料佐證和依據支撐。評估過程中評估專家的看、聽、查、議等都必須依據學校教學活動中形成的教學檔案材料，顯然，齊全完整的歸檔是非常重要的;同時，本科教學評估是學校整體建設、全方位的建設的一過程，作為記錄這一過程的形成的檔案，也是反映學校歷史面貌的真實記錄，理應收集歸檔保管好。[1]教學檔案是學校教學管理的基礎，也是教學檔案信息資源開發利用的必要條件，建好、管好、用好教學評估項目檔案，對確保順利通過“國檢”，總結辦學經驗，促進學校教學高質量、高水平的發展有著重要的意義。

二 教學評估項目檔案的歸檔與管理

本科教學評估項目檔案包含了《高等學校檔案歸檔范圍和保管期限表》中的大部分內容，這是因為教學評估項目是一個綜合性的項目，針對對教學評估項目檔案進行科學歸檔管理，我們采取了以下措施。

（一）遵循“完整、準確、系統”的歸檔原則是做好教學評估項目檔案的保證

收集整理一套教學評估項目檔案的目的是充分發揮它的積極作用。一套評估項目檔案的價值，它所能發揮參考、借鑒和憑證作用，除了與評估項目的內容本身價值有一定聯系外，還取決于檔案的完整、準確和系統性。一套教學評估項目檔案，必須是從評估準備，評估過程，到評估結束的全過程的完整、準確、系統的記錄，教學評估項目檔案的形成伴隨著評估活動的全過程。教學評估項目檔案，實際上它是整個評估活動本身不可分割的一部分，作為記錄評估活動的全過程的一套完整的檔案，是在評估公布結果后才完成的，但作為一套完整的評估檔案之中每一組成部分的材料都是評估過程中各個不同時期的產物。特別是檔案涉及面廣，種類多加之評估活動持續時間長，參與人員眾多，為了保證項目檔案的完整、準確、系統，必須自本科教學評估活動一開始就著手抓住檔案工作不放松。因此，在日常各項教學工作中，做好平時歸檔工作，就要注意收集和整理與評估指標體系相關的各個門類檔案文件，做到及時歸檔，這樣可以隨時隨地、較好地配合相關單位完成各個時期、各種評估以及各階段性檢查工作，才能從根本上杜絕浮夸造假之風，并且在評估關鍵時刻“不折騰”或“少折騰”，真正做到實事求是，講究實效，使得評估、檢查工作真正達到“以評促改、以評促建、以評促管”的目的。

（二）制定科學的歸卷類目實行專項歸檔保管是保證教學評估項目檔案順利歸檔的重要環節

歸卷類目是事先編制出的立卷計劃，由教學評估指標體系所對應的類和條款組成，每一條款也就是將要形成的一組文件材料，一卷或若干案卷。評估項目的文件材料的內容涉及面廣，歸檔、整理是一件很繁雜的工作，及早制定科學的評估材料歸卷類目體系將有助于歸檔單位和相關人員工作的順利開展。從著手向教育部申請評估起，將評估方案的一級指標7項，二級指標64項，層層分解、分類落實到具體的歸檔單位，并制定了《本科教學評估材料體系》，統一了整理規范和要求。面對大量的文件材料，如不制定科學合理的歸檔體系，形成完整、準確、系統評估項目檔案，只能是一句空話，經過多年的努力形成教學評估項目檔案材料15320多卷。實踐證明，由于較早地制定了比較合理的歸卷類目，使得各項工作井然有序，各階段形成的繁雜的文件材料，各有各的歸宿，此外，也為各階段評估活動提供了方便，協調各階段、各部門的評估建設工作。

本科教學評估是一項綜合工程，為了確保這項工程檔案的成套性，我們的實踐是在教學評估項目檔案作為一個整體管理下，按教學評估指標體系不同內容，分類歸卷，并在相關處注明與教學評估指標體系相對應的一級二級評估項目檔案的標記。這既維護了教學評估項目檔案的整體性，又方便查閱利用。如與評估指標體系中“學生發展”項目相對應，重視學生檔案材料的管理，豐富的學生檔案也為教學評估工作順利開展拓寬了道路;與評估指標體系中“定位與目標”項目相對應，凡涉及學校發展情況的教學文件，如學校的教學規劃文件都永久歸檔保存;與評估指標體系中“培養過程”項目相對應，注重對實習實訓、社會實踐的落實及效果，以及用人單位對畢業生評價等相關材料的歸檔。

（三）注重教學評估學校特色項目檔案的歸檔

筆者所在學校始終堅持“立足紅土地辦學、用蘇區精神育人、為蘇區振興服務、做蘇區精神傳人”的辦學傳統，培育形成了“崇德、尚學、求實、創新”的優良校風和以“多謀思變、同心創業，自強不息、艱苦奮斗，勇于開拓、追求卓越”為基本內涵的贛南師范大學人所特有的“精氣神”文化。通過學校評建實踐，學校凝練出“立足贛南老區，扎根客家搖籃，以“精氣神”文化辦學育人”這一辦學特色。在迎評促建過程中，學校專門設立特色項目組負責學校辦學過程中所形成的特色檔案材料的歸檔，受到來校參加實地考察和評估的專家的好評。

（四）評建檔案相關人員互相配合和支持是做好評估項目檔案的重要條件

評估材料的歸檔整理是評估過程一個重要環節，要求遵循四個原則即針對性、原始性、真實性、層次性。針對性指根據評估體系方案所要求的，學校自主確定的辦學目標和人才培養模式，來準備材料;原始性和真實性主要是指要尊重歷史、客觀、實事求是，在整理材料的時候，不補造假材料;材料要注意層次性，對照指標體系，分校院兩級，有層次的準備材料。在評估建設工作中落實檔案工作的“三納入”和“四同步”，在學校制定評估項目建設規章制度時對有關檔案的管理作出了明確規定，如規定綜合檔案館負責對各有關單位教學評估項目的檔案的形成積累，立卷和歸檔工作進行監督檢查;在部門領導簽訂子項目責任狀時明確指出各責任單位必須在負責評估建設工作過程中形成的文件質量，負責歸檔文件的收集、整理和立卷歸檔工作。在子項目完成驗收時，子項目承擔單位要在檔案館有關人員的指導下，將該項目的全部檔案材料按照要求進行立卷，由檔案人員驗收，檔案不合格的項目不予驗收。

（五）加強對教學評估項目檔案的業務指導和協助督促管理

教學評估檔案形成于學校教學管理部門、各二級教學學院。學校檔案館應主動積極的指導和協助相關部門和人員堅持執行文件材料歸檔制度，教學文件材料由教學管理部門集中立卷歸檔，可以發揮教學業務部門熟悉有關教學檔案的形成過程和教學文件之間有機聯系的優點，提高案卷的質量。同時，協助和督促有關部門做好立卷和歸檔前的準備工作。首先，協助教學管理部門正確選擇立卷環節或叫立卷地點、立卷單位，即確定立卷工作放在教學部門哪一級機構，由誰負責立卷，這是組織好立卷工作的關鍵問題之一。其次，為了避免重復立卷和防止立卷時遺漏文件，還須劃定教學管理部門內部與各教學學院之間分工立卷的范圍。并依據立卷類目，明確各自的工作職責，形成制度，以便督促管理。

（六）提高教學評估檔案歸檔意識和方便利用服務

為了推動教學評估檔案歸檔制度的順利實施，通過宣傳《檔案法》及相關法規辦法和檔案知識有獎競賽普及等多種形式來開展宣傳活動，使各教學單位和相關人員了解教學檔案集中保管的意義，消除各種思想顧慮，提高歸檔意識。同時，做好通過現代信息技術，實現教學評估檔案數字化、網絡化，為教學管理人員和教師利用方便提供優質服務，這是最有效的宣傳。實踐證明，學校檔案館的工作要做到：教學文件能夠“收得來、查得到”，“進得來、借得出”，“收進的是原始文件，借出的是經過整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，教學管理人員、教師等有關人員將會更加樂于歸檔，這對教學評估檔案的齊全完整地歸檔非常有利。[2]

參考文獻：

[1]李光銑，舒六英.試論高校檔案在高校評估中的作用[J].贛南師范學院學報，2001（2）： 79-81.

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，1986：76-79.

（責任編輯： 姜海晶）