檔案庫房安全中智能化管理的作用探究

李麗娜

摘 要：傳統由人工管理模式為主導的檔案庫房管理中，有一系列不足與安全弊端存在，而在融入了智能化管理模式之后，不但可將此類不足與弊端有效彌補，同時也能將相關工作人員的工作強度降低，促進檔案庫房管理有效性、及時性的提升，貫徹落實智能化檔案庫房安全管理。因此，本文在分析檔案庫房智能化主要功能的基礎上，分析了發揮檔案庫房智能化作用的措施，以供參考。

關鍵詞：檔案庫房安全;智能化管理;作用

目前，人類社會發展與變更已經無法脫離知識經濟和信息產業，以往的有形實體也完成了向數字化的轉化，工作環境由虛擬空間取代了現實空間，傳統檔案管理模式呈現出多元性特征，而庫房智能化管理也更具網絡化、信息化。檔案庫房管理之中，通過現代科學技術的運用，不但能實現更高效的收集整理，且安全管理與維護方面也具備更高的效率。尤其是智能化管理模式的應用，更是促進了庫房安全管理效率、質量的提升。

1 檔案庫房智能化主要功能

1）自動報警控制管理。檔案保護體系的組成中安防報警至關重要，依托自動防盜報警能有效避免非法入侵檔案庫房的事件。日常維護中，工作人員需要及時填補安全隱患漏洞，以免留下供黑客入侵的機會，確保資料不被盜取[1]。將紅外探測器安裝至庫房關鍵部位，能夠監控設防時段內的任意非法入侵行為。若是發現了入侵行為之后，會自動向中央控制臺上報并顯示在電子地圖上，方便入侵行為的快速解決，最終促進檔案安全性能的進一步提升。

2）自動防火報警控制管理。鑒于庫房內實現了溫度與煙感探測器的配備、走廊與樓梯出口實現了手動及聲光報警器的配備，當有著火情況出現之后，由系統自動報警，且為相關責任人及時報告失火位置，幫助工作人員迅速到達火災區域，以便將火勢及時控制。通過自動防火報警控制管理的作用，最大限度降低檔案資料因失火而受到的損失。

3）溫濕度自動調控管理。檔案保存時間的長短與檔案庫房環境之間有著一定聯系。傳統人工管理方式工作量大且繁瑣，管理科學性、準確性往往不足。而通過溫濕度自動調控管理的運用，各庫房溫濕度數據由溫濕度主控微機收集并綜合分析后，向各控制器下達控制指令;各庫房溫濕度數據實時顯示在主控微機上，并且主控微機也具備打印報表及數據統計等功能，可完成庫房日報表或月報表的自動生成。

4）自動消毒滅菌控制管理。霉菌會對檔案構成一定影響，因此在管理檔案的過程中需對檔案卷宗表明霉菌、庫房空氣中的有毒氣體予以關注。自動消毒滅菌控制管理能將霉菌有效控制，促進活氧濃度的下降從而凈化空氣[2]。消毒設備模塊配置之后，通過主控臺遠程控制，能夠監控庫房并實現消毒凈化。同時在漏水檢測及通風換氣等模塊的作用下，可促進檔案庫房智能化管理安全性的進一步提升。

2 檔案庫房安全管理中引入智能化管理的必要性及作用

任意檔案客觀記錄了對應活動，加之其本身屬于不可再生資源的緣故，具備唯一性、原始性特點。新時期下，逐漸加大了檔案資源的開發力度，有關檔案的保護方面也提出了更及時、有效的要求，并最大限度延長檔案使用壽命。為迎合有關檔案管理工作的要求，檔案庫房管理模式的更新十分必要。檔案庫房安全智能化管理系統，需要將防盜、防霉、防潮、防火、防塵、防光、防鼠、防高溫及防有害氣體等檔案庫房安全保護“十防”要求作為核心要素，體現智能化、現代化、人性化及科學化發展。通過智能科學設備的運用，并將計算機與空調、除濕機、溫度記錄儀等設置在檔案庫房中，通過各設備的聯機使用實時監控檔案庫房溫度。同時，在聯機使用計算機、攝像機、煙霧報警器及煙感探頭的基礎上，實時監控檔案庫房安全。依托智能化管理監測記錄庫房安全，可促進庫房安全性的有效提升。

檔案庫房智能化管理系統，要求以檔案安全保護等級為根據展開設計，且設計中需呈現個性化，并保障檔案庫房安全保護與“十防”標準相符合。同時，傳統人工管理中存在的安全隱患，在檔案庫房智能化管理的作用下能被有效彌補，有助于檔案安全管理人性化、智能化、科學化及現代化發展的實現[3]。在聯機使用各類設備儀器的基礎上，達成實時自動監控，能為檔案管理提供最大限度安全性保障，融入現代科技成果，促進檔案庫房智能化安全化提升的同時，也可促進檔案管理質量與效率水平的顯著提升。因此，將智能化管理引入檔案庫房安全管理中，具有不可小覷的作用。

3 發揮檔案庫房智能化作用的措施

1）提高重視，優化設計系統。在設計檔案庫房安全智能管理系統時，下述要求必須一一滿足：其一，系統可操作性。因檔案管理人員是檔案庫房管理的面向對象，故而在設計檔案庫房安全智能管理系統時，需對檔案管理人員計算機操作水平予以充分考慮，切忌出現過度復雜的設計，應當盡量與檔案管理人員常規認知相適應，保障簡潔且大方的系統界面、簡單且人性化的程序、基本齊全的功能;其二，系統實時性。在設計檔案庫房安全智能化管理系統時，應對其工作中相應程序及處理需求的時間予以充分考慮，以便能迅速收集檔案信息并完成篩查、分析及保護，最終在規定時間內上傳至數據庫內;其三，系統安全性。檔案庫房管理具備保密性質，在保管檔案資料時必須嚴格落實保密相關事宜。因此，在系統設計中必須引入能為系統安全性提供保障的各類手段，例如二級密碼、訪問權限設置等，用于為檔案庫房檔案資料信息提供可靠的安全保障。

2）優選智能密集架控制系統。檔案庫房安全智能管理中，要想促進服務質量的提升，就必須重視檔案調閱與整理速度的提高。為了有效開展檔案庫房智能化管理相關工作，庫房管理者就應當改造檔案庫房，鑒于智能電動密集架控制系統抗干擾能力極強的優勢，引入之后能將傳統單片機控制系統單一功能的局限打破，且在連接計算機、手持PDA設備之后，完成系統升級改造工作，有助于檔案庫房架體運行高效性與安全性的有效提升[4]。智能電動密集架支持手動與電動之間的自由切換，且具備左右雙開功能，能夠更方便、快捷的開展檔案存放與調取工作。將智能密集架控制系統引入檔案庫房職能管理之后，可將群眾調檔等待時間大幅度縮短，促進檔案服務質量與效率的提升。

3）檔案庫房智能安全管理。檔案庫房安全智能化管理系統的設計，實現了一定的網絡安全防御能力。日常管理工作開展過程中，檔案庫房管理人員應當對檔案保密安全性予以足夠的重視，以國家相關法律法規為依據嚴格管理檔案庫房檔案信息。同時，通過檔案庫房網絡安全巡查員的配備，保障人員掌握了與工作需求相適應的網絡知識，由網絡安全巡查員負責每日檢查檔案庫房工作電腦，并及時升級、殺毒及相關設置，以便在電子病毒傳播或黑客入侵事件發生后，能盡快實施針對性措施，并通過備份系統的運用將檔案庫房安全智能化系統基本職能恢復。

4 結語

總而言之，將智能化管理融入檔案庫房安全管理之中，不但可保障檔案管理的安全性、便捷性，同時能有效降低工作人員工作強度、提高管理的有效性與及時性，更好的發揮檔案服務百姓的作用。而在科技的不斷發展與進步下，檔案庫房管理工作發展必定更具智能化、多元化，使得檔案事業再創新高。

參考文獻

[1]曹武權.檔案庫房智能化對檔案安全管理的影響[J].智富時代，2017（11）：150.

[2]紅梅.檔案庫房智能化對檔案安全管理的影響[J].卷宗，2018，（18）：50.

[3]張建波.提高檔案庫房安全保護智能管理水平[J].城建檔案，2019，（1）：87-88.

[4]段莉莉.實現檔案庫房一體化智能管理的策略分析[J].科技與創新，2019，（1）：108，111.