新形勢下檔案管理思路探討

辛淑蕓

摘? ? 要：在信息化技術不斷發展的進程中，各行各業都開始將信息化技術應用于行業管理中，實現了數字化的管理。檔案管理也不例外，其在將信息化技術應用到檔案管理中后，電子檔案應運而生，檔案管理逐漸進入到電子檔案管理的階段。本文就新形式下檔案管理創新進行了探討，從而保障檔案管理事業的長足發展，以供參考！

關鍵詞：檔案管理;新形勢下;管理思路;探討

一、行政事業單位檔案管理現狀及存在問題

1.1科技化管理程度低

隨著當前國家信息化的發展構建，辦公自動化、電子版文件管理和文檔的一體化等各種類型的新生高效辦公手段對國家的辦公效率有了極大的提高，這些基于互聯網的電子檔案管理模式和管理構架與原來傳統的檔案管理方式是有著截然不同的發展思路的，因此傳統的檔案管理經驗并不可以完全生搬硬套到現在的檔案管理制度上的。因為在電子化的格局之下，文件自身的起草、修改以及對文件的紙張實體化印刷都有顯著不同的區別，其中最明顯的就是其可復制性和公開性。這種特征讓傳統管理紙張檔案的思路被迫進行全面升級和更新。

1.2重視度比較低

管理人員總體而言對檔案管理方面重視的程度不太夠。造成這種狀況的根本原因在于部分單位的管理人員并沒有正確認識到作為管理當中處于基礎地位的檔案管理工作。很多單位沒有意識到檔案工作對單位的信息統計功能和決策功能有著重大的意義，檔案部門往往不會成為一個專門的部門，而是把這些檔案分散到各個具體部分進行分類保管。在這樣缺乏監督體系的保管制度下，一旦有關鍵的檔案管理人員離職，整個檔案體系將變成一片混亂，各種機密文件、知識產權和信息的大量丟失將會給機關單位和國家造成不可挽回的損失。

可見，加強檔案管理的科學化和系統化，對單位的管理運營質量和效率產生積極的影響，并能夠提高和改進機關單位管理工作的理念和模式，從而杜絕因檔案管理方面的諸多弊病對管理工作產生諸多問題。

二、新形勢下檔案管理思路探索

2.1完善檔案管理制度

檔案管理制度要根據國家與檔案管理相關的法律規定，來對檔案的保管、編制、利用以及保密等工作的有關規章制度進行進一步的完善。提高檔案管理的工作效率和工作的透明度，保證各項措施都能夠做到位。同時還要對檔案管理人員的責任進行細化，使文件歸檔和入庫工作能夠及時完成。此外還要做到對各種檔案文件進行完整、準確地分類，以便日后隨時查找、使用。此外，還要采取一系列的有效措施，對組織的檔案進行統一管理和利用。

同時，隨著信息技術的廣泛使用、新型檔案載體的出現、文件管理的智能化，要求檔案部門必須進一步完善檔案管理規范與制度，為電子檔案和紙質檔案的轉換、對接和管理提供制度保障。鑒于此，檔案部門要根據電子檔案的特點設定電子數據格式標準，頒布電子檔案著錄、標引規則，統一電子數據的標準，就電子檔案信息載體、存儲格式和轉換格式、硬件設備標準等做出明確規范，并要求檔案管理人員嚴格執行規定，做好電子檔案歸檔與管理工作。

2.2提高檔案管理的關注度與宣傳力度，建設高水管理隊伍

大力宣傳檔案管理各類法律法規，對檔案管理工作的相關內容有深刻理解，單位內部各部門應通力配合，推動檔案管理工作不斷進步。而檔案管理工作人員也應轉變以往觀念，明確檔案管理各項職責，提高工作效率。

行政事業單位要建立專職檔案管理崗位，使檔案管理人員承擔明確的任務，使其能夠專注于檔案管理工作?？茖W合理的檔案管理體系可以保證行政事業單位檔案管理工作的標準化與程序化，因此，事業單位要結合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標準化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。同時，還要建立專門的檔案管理考核機制，由專業人員負責對于檔案管理工作進行定期考察，并通過級別升降機制實現對于檔案管理工作的動態化管理;最后，事業單位還要對于本單位的檔案管理工作制定出量化評估標準，進一步推動檔案管理工作能夠朝著科學化與規范化的方向前進。

2.3加強檔案管理工作的電子信息化

在計算機技術飛速發展的今天，運用高效、準確的計算機管理模式進行系統的檔案管理勢在必行，因此，檔案管理人員要積極學習電子檔案建立與管理的新途徑，充分利用網絡提供的資源共享平臺，逐步實現公共檔案管理系統，不斷提高檔案管理工作的現代化水平。特別是電子檔案管理技術，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。

2.4加強檔案保管設施建設

不論是紙質檔案還是電子檔案，它們的保存和管理都需要一定的物質基礎，需要在保管設施完備、保管條件安全的情況下來進行。紙質檔案通常是以“件”為保管單位進行檔案保管的。一般來說，相同的內容，紙質檔案形成的案卷相對較多，并且隨著時間的推移，紙質檔案的數量會越來越多，檔案保管所需空間也越來越大，這會給檔案庫房和管理人員帶來一定的壓力。同樣，電子檔案雖然所占空間較小，但是其保存和利用對保管設備、電子系統都有較高的要求。因此，企事業單位在基建進程中，首先要統籌安排檔案庫房，確保檔案庫房布局合理，檔案保存環境安全保密。通常來說，檔案庫房要滿足檔案管理防潮、防水、防火、防盜、防塵要求，并遠離易燃易爆場所。鑒于此，企事業單位在檔案用房地址選擇和庫房布置方面，要嚴格按照檔案管理要求來進行：認真檢查庫房門/窗防盜加固情況、仔細檢查給排水管道是否穿越庫區、結合檔案管理需求，購買符合國家標準的檔案密集架/保險柜等保險設施;同時配備數量充足的復印機、去濕機、打印機、掃描儀、刻錄盤、消毒柜等，確保檔案管理基礎設施能滿足檔案管理規范化要求。

三、總結

可見，伴隨現代科技的快速滲透，現代化技術在檔案管理中的也得到廣泛應用。此項技術的應用大大提高了檔案管理效率，比如檔案的檢索與查詢、歸類與監管，特別是在檔案安全管理方面。檔案管理工作的創新勢在必行！