對(duì)高校檔案館管理人事檔案的分析與思考

楊志強(qiáng)

摘 要：高校人事檔案管理是當(dāng)前各大高校管理的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到全體教職工的切身利益，因此高校管理者必須給予重視。高校人事檔案是充分開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，為高校領(lǐng)導(dǎo)知人善用提供依據(jù)，更加合理安排崗位工作。面對(duì)我校檔案館、人事處和組織部三方人事檔案管理中出現(xiàn)的矛盾，高校應(yīng)加強(qiáng)重視，促進(jìn)人事檔案信息化管理進(jìn)程，利用先進(jìn)的信息設(shè)備提高高校人事檔案信息化管理水平。本文從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，首先闡述高校人事檔案管理的內(nèi)容，然后結(jié)合我校現(xiàn)狀分析檔案館人事檔案管理中存在的問題，最后提出高校檔案館人事檔案管理對(duì)策，希望具有一定的借鑒意義和參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校檔案館;人事檔案管理;問題;對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為高校人事檔案管理帶來便利的同時(shí)也提出了新的挑戰(zhàn)。一直以來高校人力資源的充分合理利用就是社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)問題，它是高校人事部門對(duì)教職工進(jìn)行培養(yǎng)、使用、選拔和管理的憑證和依據(jù)。高校檔案館管理人事檔案辦公地點(diǎn)集中，但由于校區(qū)建設(shè)問題，存在著查借閱利用檔案非常不方便、信息資源不對(duì)稱，加強(qiáng)溝通，沒有建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)多跑路等問題，辦事流程有待完善，面對(duì)時(shí)代新形勢(shì)檔案館要建立臺(tái)帳，收，借，查，轉(zhuǎn)遞，整版檔案，零散材料，簡(jiǎn)化檔案館管理流程，提高管理效果。

一、高校人事檔案管理的內(nèi)容

隨著高校師資力量的增強(qiáng)，各大高校人事檔案管理任務(wù)變得更加繁重，人事檔案是記述和反映職工經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)等綜合憑證，其單位是個(gè)人，其中記載了高校教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等原始文件材料，是教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、考核干部、選人用人的重要依據(jù)。高校人事檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：首先，保管好人事檔案，做好人事檔案的安全、保密以及保護(hù)工作，為高校人事工作積累檔案史料;其次，不斷的接收、核對(duì)、整理人事檔案材料，按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理細(xì)則》整理檔案，為提供檔案的查詢利用工作做好基礎(chǔ);再次，提供查詢利用服務(wù)，辦理人事檔案的查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞工作，做好人事檔案的統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析工作;最后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)科學(xué)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，進(jìn)行檔案的數(shù)字化應(yīng)用，不斷促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.高校人事檔案數(shù)量多，管理人員配備緊缺。參考《干部檔案工作條例》內(nèi)容，其中詳述“每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員”。這項(xiàng)規(guī)定表明在各個(gè)省、市委組織部勉強(qiáng)能夠保證干部人事檔案管理的規(guī)范性，但是在高校很難實(shí)現(xiàn)。隨著高等教育的大眾化和普及化，高校擴(kuò)張成為趨勢(shì)，每年高校招生人數(shù)加之在校生人數(shù)多達(dá)萬人，人數(shù)龐大的學(xué)生使得高校大量招聘教職工，人數(shù)也在不斷增多，師資隊(duì)伍增強(qiáng)，甚至有的高校超過萬人，因此人事檔案數(shù)量激增，人事檔案管理任務(wù)繁重，需要配置更多檔案管理人才，兩者之間的矛盾凸顯。

2.高校檔案管理意識(shí)薄弱，經(jīng)費(fèi)投入不足。部分高校檔案領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到人事檔案管理的重要性，因此對(duì)檔案館建設(shè)及資金投入不足，導(dǎo)致高校人事檔案管理人員崗位職責(zé)意識(shí)薄弱，沒有將檔案工作管理放在較高位置。首先隨著國家教育方針及政策的變化，高校不斷進(jìn)行改革，各部門均實(shí)施定編、定崗，減少辦公人員，明確并劃分好每個(gè)崗位人員職責(zé)，這導(dǎo)致人事檔案管理人員承擔(dān)較大壓力，身上責(zé)任不輕，和過去相比增加了管理難度，阻礙了人事檔案的順利開展。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理意識(shí)薄弱造成辦公環(huán)境和辦公設(shè)備不完善，可能無法完全滿足工作需要，管理較為混亂，尤其是庫房、辦公、查閱沒有獨(dú)立設(shè)置，現(xiàn)代先進(jìn)信息檔案管理設(shè)備不足，在防火、防潮、防蛀、防盜等檔案管理效果上不好。

3.檔案管理方法陳舊，管理水平較低。以往我校沒有職位的人事檔案和有職位的人事檔案分別保存于人事處和組織部，學(xué)校檔案館不管人事檔案，但隨著高校人事制度的改革，學(xué)校檔案館開始管理人事檔案，明確崗位職工責(zé)任，但由于檔案館管理人事檔案使得人事處和組織部對(duì)人事檔案的利用率下降，由于距離較遠(yuǎn)，查詢利用檔案非常不方便，需要花費(fèi)更多的人力物力和財(cái)力，因此三方逐漸產(chǎn)生矛盾。這和高校檔案館人事檔案管理仍處于較低層次有關(guān)，高校檔案館未能充分引進(jìn)人事檔案信息化管理工具，很多人事檔案管理者思想仍停留在紙質(zhì)檔案管理上，沒有接受系統(tǒng)化、規(guī)范化、專業(yè)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，甚至少數(shù)人員身兼數(shù)職，兼職管理人事檔案，流動(dòng)頻繁，造成人事檔案管理隊(duì)伍水平參差不齊，管理方法不能完全統(tǒng)一。

4.人事檔案管理的信息化水平不高。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案館人事檔案管理過程中需要主動(dòng)利用信息技術(shù)。但當(dāng)前檔案館人事檔案中信息資源不對(duì)稱，檔案館和人事處、組織部人事溝通不及時(shí)，沒有建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)，需要各處人員為了數(shù)據(jù)多跑路，辦事流程有待完善規(guī)范。如高校檔案館部分先進(jìn)技術(shù)手段尚未充分挖掘和發(fā)揮，人事檔案管理使用計(jì)算機(jī)多是用于打字和打印目錄等基礎(chǔ)工作，對(duì)于如何更好地將人事檔案和計(jì)算機(jī)結(jié)合還沒有廣泛普及，管理人員的業(yè)務(wù)能力有限，嚴(yán)重制約了檔案管理工作向著信息化方向轉(zhuǎn)變，大多高校都是將個(gè)人檔案信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)保存，用來資料檢索、調(diào)閱檔案還是手工操作紙質(zhì)檔案，無紙化閱檔推行難度大，大大降低了工作效率。

三、高校檔案館人事檔案管理的對(duì)策

1.增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)，增加經(jīng)費(fèi)投入。人事檔案關(guān)系到每位教職工的切身利益。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，在檔案館信息工具和人員編制上給以充分保證，在檔案經(jīng)費(fèi)上給以落實(shí)，使檔案工作者無后顧之憂。最后，檔案管理人員要充分到其工作的重要性，積極、主動(dòng)地開展檔案工作。不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.完善制度建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。健全的管理制度是保證人事檔案管理工作順利推行的前提基礎(chǔ)，完善檔案管理制度包括人事檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度等，高校要結(jié)合自身實(shí)際情況制定出符合自身發(fā)展的規(guī)章制度，讓人事檔案管理中的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有據(jù)可依，朝著規(guī)范化、制度化方向邁進(jìn)，真正提高人事檔案管理價(jià)值。高校在利用人事檔案上要謹(jǐn)慎，未經(jīng)批準(zhǔn)不查、涉及本人不查、涉及親屬不查、無介紹信不查、非正式黨員不查;對(duì)于檔案的外借等管理要做到：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借等;對(duì)于檔案的轉(zhuǎn)移管理要做到： 沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)、材料不全不轉(zhuǎn)、本人帶檔不轉(zhuǎn)等。

3.創(chuàng)新檔案館人事檔案管理方法，提高檔案利用率。針對(duì)上文提出的檔案館管理人事檔案，人事處和組織部利用人事檔案不方便，不能及時(shí)查詢借閱產(chǎn)生的矛盾，高校應(yīng)秉承國家機(jī)構(gòu)改革精神，簡(jiǎn)政放權(quán)，有條件的話成立一棟專門辦公大樓，或者一個(gè)綜合服務(wù)中心。讓人事處和組織部人事檔案管理人員縮短與檔案館的距離，節(jié)省來回跑路查詢?nèi)耸聶n案的時(shí)間，直接在同一棟大樓辦公，大大節(jié)省人力物力，提高檔案利用率。在同一綜合服務(wù)中心，三方如有任何問題可及時(shí)協(xié)商，避免距離遠(yuǎn)，見面少帶來的問題，同時(shí)可優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，合理分工，明確崗位職責(zé)。在利用流程上參考檔案法和干部人事管理?xiàng)l例關(guān)于檔案管理的規(guī)律，借鑒國家行政機(jī)構(gòu)人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

4.高校緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，提高檔案館信息化管理水平。隨著高校信息化、數(shù)字化校園的建設(shè)，校檔案館人事檔案管理也應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展步伐，創(chuàng)新管理手段、管理模式，向著信息化、數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，提高人事檔案管理質(zhì)量和效率。檔案館可以利用信息化管理系統(tǒng)建立臺(tái)賬，對(duì)收、借、查、轉(zhuǎn)遞、整版檔案等實(shí)時(shí)登記，時(shí)刻明確人事檔案流轉(zhuǎn)位置，檔案信息化工作的主力軍是檔案館，然后人事處和組織部輔助，可提出參考意見，成立信息化人事檔案系統(tǒng)，三方共用相關(guān)的認(rèn)識(shí)檔案系統(tǒng)，希望利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，在現(xiàn)有人事檔案管理軟件之上，快速、準(zhǔn)確、全面提供人事信息，實(shí)現(xiàn)由過去單一從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式到利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)檢索檔案的轉(zhuǎn)變。通過校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案館、人事處和組織部都能充分利用所需人事檔案資料，提高信息化管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，協(xié)調(diào)好高校檔案館、人事處和組織部人事檔案利用矛盾是管理的重點(diǎn)，對(duì)此高校應(yīng)向同類高校借鑒先進(jìn)檔案館人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新內(nèi)部人事檔案管理模式，爭(zhēng)取讓檔案館、人事處和組織部能夠方便查詢、節(jié)約和利用檔案館，減少人力物力，全面開發(fā)人力資源，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

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（作者單位：山西大同大學(xué)檔案館）