淺析檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：科技的發展與傳播將為我國許多產業的發展帶來便利。隨著時代的發展，電子設備變得越來越流行，現在很多行業正在使用電子設備來解決問題。 對于許多單位的文件管理工作，電子檔案管理正變得越來越流行，逐漸從紙質化管理轉向電子檔案管理，從而提高了信息文件管理工作的效率。

關鍵詞：電子檔案;檔案管理;方法

在科學技術迅速發展的當代，企業工作人員的流動速度越來越快，因此為了適應快速發展的行業需求，企業單位的檔案管理逐漸由電子檔案管理代替。在開始用電子檔案進行人員信息管理的過程中，電子檔案的優勢被逐漸放大，使得單位的信息管理更加有效、有序。檔案管理作為企業單位發展的重要機構，整理單位在發展中所需要的信息，使得單位發展更加系統化。電子檔案管理的重要性使得企業在發展過程中，需要不斷激發電子檔案管理的優勢，將電子檔案管理的優勢最大化，確保給企業發展帶來更大的效應。

一、電子檔案管理的必要性

在實際的工作中，電子檔案管理發揮出與傳統紙質檔案管理不同的優勢，極大的提高了檔案的管理效率。相較于傳統的紙質版檔案管理模式而言，電子檔案管理可以充分發揮信息技術作用來提高對檔案信息的搜集效率和整理質量，通過對數據庫中信息的提取，提高工作效率，節省工作人員的時間和精力。其實在電子檔案管理工作中，如果檔案信息有所變動，可以通過電子技術的應用在信息中隨意的添加或刪除，來保證電子檔案的完整性。除了以上兩點以外，電子檔案最重要的作用就是可以給工作人員的工作帶來便捷，在電子檔案的提取和運輸中，都可以通過計算機技術來實現，節省了工作人員查找的時間，同時也避免了長時間儲存而造成的信息損壞。

二、電子檔案管理工作存在的問題

（一）電子檔案管理體系不完善。在應用電子技術開展檔案管理工作時首先需要建立完善的管理體系，這樣才能更好地發揮信息技術和網絡技術的應用效果。使用信息技術和網絡技術執行文件管理時非常容易受到外部因素的影響，基于此，擁有完整的電子關系管理系統至關重要。但是，在實際的檔案管理工作中，許多公司忽略了電子檔案管理系統的重要性。由于管理人員缺乏對電子檔案管理信息的理解和關注，致使員工也忽略了電子檔案管理的重要性。電子檔案管理體系的缺乏，嚴重影響了工作人員的工作效率和管理效果，使得工作人員在工作中總是出現紕漏，降低管理水平。

（二）電子檔案真實性有待提高。檔案管理對于企業來說非常重要，檔案管理中的信息涉及到企業的發展，所以在檔案管理中必須保證信息的真實性，一旦在檔案中出現虛假信息，將會影響企業的后續發展，給企業帶來一定的損失。目前很多單位的電子檔管理中，由于工作人員尚且不適應電子檔案管理模式，很容易由于自己的疏漏而造成信息的虛假，因為相比于紙質檔案來說，電子檔案通過一定的技術可以進行篡改而不被發現，同時由于工作人員的技術不達標，也會造成信息的虛假，給公司的管理帶來挑戰。

（三）電子檔案管理工作要求員工的專業知識必須有所提高。電子檔案管理需要員工必須掌握熟練的計算機網絡技術，以提高檔案管理的效率并確保文件管理信息的準確性。但是，在許多部門中，從事電子檔案管理的員工缺乏一定的專業知識，甚至有的員工缺乏學習的態度，致使電子檔案管理的效果不太理想。

三、電子檔案管理的有效措施

（一）完善電子檔案管理體系。公司發展最重要的是管理體系的建立和完善。如果公司要提高電子檔案管理的效率，則首先要創建一個完整的電子檔案管理系統。因此，在電子檔案管理工作中，公司定期向員工解釋電子檔案管理設備的操作，在員工心中傳播電子檔案管理的重要性，其有助于引導相關工作人員樹立正確的檔案管理意識，進而有助于更好地發揮電子技術優勢來提高企業檔案管理工作的效率和質量。為了保證檔案管理系統的完善，在檔案管理工作中必須要制定合理的管理制度，是管理人員在工作中有具體的操作流程作為參考，對于功過獎懲分明，提高工作人員的積極性，同時，減少工作人員的懈怠意識。使工作人員在管理過程中不斷規范自己的言行舉止，美化工作環境，提高管理人員的工作效率。

（二）提高電子檔案的真實性。就檔案信息本身而言，其真實性程度直接影響到后續工作的質量，因此在開展電子檔案管理工作時需要利用大數據技術及互聯網技術來核查檔案信息真實性，這對于更好地發揮電子檔案應用效果而言具有積極意義。為了保證檔案信息的真實性，在信息收集之前，可以利用大數據技術來篩選信息，通過網絡記憶來選擇更加真實的檔案信息。在進行檔案管理操作中，工作人員嚴格遵守電子設備的使用步驟，按照正確的要求和規范來進行操作，可以提高對檔案信息的真實性管理，同時規范檔案的格式，使信息整理更加整潔。

（三）提高工作人員技能。電子檔案是大數據技術和信息技術發展過程中的產物，但正因為是新興的產物，工作人員難免缺少專業的電子管理技術。為了更好地開展電子檔案管理工作，相關工作人員首先需要提高對電腦的操作能力，這樣才能靈活處理檔案信息并做好各項管理工作。在具體的優化方面，企業可以為相關管理人員提供定期的培訓活動，借此來引導他們掌握基本技能并熟悉電子檔案系統。同時為了使電子檔案管理團隊更加專業，單位在招收人才時，可以直接招收相關專業的人才，節約對工作人員的培訓時間，使得工作人員可以直接實際操作，減少不必要的時間浪費。

四、結束語

隨著電子技術的發展，單位檔案信息將逐步采用電子化管理，紙質檔案將逐步退出舞臺。為了適應時代的發展，單位應配備與本企業相符的電子檔案管理系統，提高電子檔案管理效率，其有助于更好地發揮電子信息技術優勢來優化企業檔案管理體系。通過提高員工的專業水平，將實現單位電子檔案的系統化管理，在快速發展的社會時代，公司檔案管理將適應社會發展速度和人員流動。

參考文獻

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[3]黃雪華.淺析信息時代下電子檔案管理[J].現代交際，2016（12）：50-51.z作者簡介：王培根，男，漢，（1989.5.7-），本科，計算機，中國農業大學，助理工程師。