新時(shí)代高校后勤檔案管理工作信息化研究

狄丹

【摘要】新時(shí)代社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)了各種便利技術(shù)，信息技術(shù)即其中一種為人們生活提供極大便利的技術(shù)手段。高校后勤檔案管理工作利用信息化手段開(kāi)展是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的改進(jìn)，也體現(xiàn)了高校工作進(jìn)一步深化開(kāi)展和后勤檔案管理工作本身進(jìn)步需要。本文主要論述新時(shí)代高校后勤檔案管理工作信息化工作相關(guān)內(nèi)容，對(duì)其必要性做簡(jiǎn)要分析，重點(diǎn)介紹高校檔案管理信息化的工作策略。

【關(guān)鍵詞】高校工作;檔案管理;信息化

信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼，社會(huì)生活方方面面都深受影響。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有利有弊，只要在運(yùn)用過(guò)程中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，降低負(fù)面影響，才能夠?qū)υS多工作產(chǎn)生促進(jìn)作用。新時(shí)代高校后勤工作中的檔案管理部分，完全可以引入信息化手段進(jìn)行改進(jìn)，提高工作效率，使檔案管理工作更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)高校工作和諧有序進(jìn)行，為學(xué)生教師提供便利的校園生活，實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案管理的新高度。

一、高校檔案管理信息化必要性分析

（一）時(shí)代發(fā)展需要。信息化趨勢(shì)已經(jīng)不可阻擋，高校后勤工作檔案管理應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)而進(jìn)步，不應(yīng)該落后于時(shí)代發(fā)展。檔案管理信息化有利于檔案中繁雜信息的集中管理，便于建立檔案管理工作脈絡(luò)，促進(jìn)高校檔案管理工作更加條理化、系統(tǒng)化。后勤工作的信息化管理能夠?qū)⒏咝９ぷ鞅M量全面地保存下來(lái)，而且具有比紙質(zhì)檔案更久的保存期，有利于更多有效資源的保存。

（二）高校工作需要。后勤工作是高校其他工作的基礎(chǔ)，為其他部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供支持。后勤檔案管理信息化有利于后勤檔案的集中展示，避免傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中繁重的檔案查看，減少工作時(shí)間，提高評(píng)估工作效率。高校工作深入發(fā)展，各部門(mén)之間聯(lián)系愈加緊密，后勤檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)工作交接更多。傳統(tǒng)管理辦法下的后勤檔案管理，只能依靠部門(mén)人員之間傳遞文件，文件損壞丟失的情況較多。檔案管理工作信息化能夠有效減少交接時(shí)間，實(shí)現(xiàn)部門(mén)交接的一對(duì)一，責(zé)任細(xì)化到個(gè)人。且網(wǎng)絡(luò)蹤跡保存時(shí)間長(zhǎng)，不會(huì)因記憶出現(xiàn)差錯(cuò)，提高檔案管理及交接工作的效率，明確責(zé)任基礎(chǔ)上提高檔案安全性。信息化檔案管理工作使上級(jí)部門(mén)對(duì)高校的發(fā)展進(jìn)行全面掌握，有直觀了解，及時(shí)指出高校工作中的各處不足，便于后期加強(qiáng)對(duì)高校各方面工作支持，提高高校工作全面效率。

（三）后勤工作需要。非信息化檔案管理工作中經(jīng)常選擇檔案盒進(jìn)行檔案資料的管理，用標(biāo)簽說(shuō)明文件內(nèi)容，這種管理方式主要弊端有兩方面：一方面檔案盒不利于文件透明管理，浪費(fèi)人力物力;另一方面標(biāo)簽混亂、檔案盒丟失等情況時(shí)有發(fā)生，容易造成檔案管理失誤，檔案管理工作條理化不夠。高校后勤工作中的檔案日趨增多，類(lèi)型也更加豐富，使用場(chǎng)景也更靈活，檔案管理工作壓力逐日增加。檔案管理信息化有利于

“無(wú)紙化”辦公，減少傳統(tǒng)后勤工作中的不必要浪費(fèi)，節(jié)約后勤工作資源，實(shí)現(xiàn)節(jié)能環(huán)保的綠色目標(biāo)。開(kāi)展檔案管理信息化工作，能夠從檔案盒及標(biāo)簽中解放出來(lái)，節(jié)約人力物力，節(jié)省開(kāi)支的同時(shí)便于管理。只要按時(shí)做好備份工作就能使一切檔案“有跡可循”，有效提升工作效率。

二、高校檔案管理信息化策略

高校后勤工作檔案管理信息化是一個(gè)需要循序漸進(jìn)發(fā)展的過(guò)程，高校大多具有自己的發(fā)展歷史，涉及建校、更名、專業(yè)變更等方面信息，還包括當(dāng)下校園管理中的后勤事務(wù)。校園環(huán)境建設(shè)、校園基礎(chǔ)建設(shè)、學(xué)校工程建設(shè)、校園綠化美化工作、政府采購(gòu)工作等及與之相關(guān)的文件管理，都屬于后勤工作中檔案管理范疇。因此，高校后勤檔案管理工作信息化必須逐步進(jìn)行，其中需要重點(diǎn)重視的部分主要集中在以下幾點(diǎn)：

（一）強(qiáng)化信息化檔案管理意識(shí)。由傳統(tǒng)檔案管理變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，部門(mén)工作人員不能夠非常迅速地接受工作方式的轉(zhuǎn)換，信息化過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)很多紕漏。部分員工年紀(jì)較大，對(duì)信息化技術(shù)接觸較少，自身觀念不夠先進(jìn)，缺乏信息化檔案管理意識(shí)。因此，高校后勤檔案管理工作的基礎(chǔ)就是要在工作人員間強(qiáng)化信息化檔案管理意識(shí)，使工作人員接觸了解信息化檔案管理相關(guān)知識(shí)，形成對(duì)信息化檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，為今后的檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。在工作人員不具備檔案信息化管理意識(shí)基礎(chǔ)上開(kāi)展的信息化檔案管理工作，會(huì)出現(xiàn)比傳統(tǒng)檔案管理工作更多的錯(cuò)漏，造成工作失誤，對(duì)高校工作不利。例如，管理部門(mén)應(yīng)該為檔案管理部門(mén)員工進(jìn)行信息化檔案管理知識(shí)介紹，使檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在檔案管理工作中的便利性與優(yōu)越性及效率性，從而認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必需性與重要性，產(chǎn)生檔案管理信息化意識(shí)與工作需求。學(xué)校還應(yīng)該定期開(kāi)展講座，實(shí)行檔案管理信息化意識(shí)滲透。由小部分文件開(kāi)始做信息化管理工作轉(zhuǎn)化，使工作人員有逐步接受適應(yīng)的過(guò)程，在有條不紊的工作狀態(tài)中度過(guò)檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理工作的銜接期。

（二）明確信息化檔案管理制度。高校后勤檔案管理工作信息化是一個(gè)龐大的工程，需要有極強(qiáng)的條理性，不能再像傳統(tǒng)檔案管理工作一樣依靠工作人員，要明確與之適應(yīng)的工作管理制度。適應(yīng)信息化檔案管理工作的制度能夠使檔案管理工作有效開(kāi)展，預(yù)見(jiàn)信息化管理工作中的問(wèn)題，為工作人員減輕負(fù)擔(dān)，縮短工作時(shí)間，進(jìn)一步提升檔案管理信息化工作效率。若是在檔案管理信息化工作中沿用傳統(tǒng)檔案管理工作制度，必定因“水土不服”出現(xiàn)各種管理不足，不能達(dá)到信息化檔案管理初衷。例如，相關(guān)工作人員根據(jù)檔案管理信息化工作細(xì)節(jié)進(jìn)行配套工作制度的制定。檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)需要重新制定，信息化檔案收集過(guò)程涉及掃描與數(shù)據(jù)錄入，在制度中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出來(lái)。信息化過(guò)程中檔案文件的使用也出現(xiàn)不同，需要為信息化檔案建立專屬系統(tǒng)，明確賬號(hào)密碼管理，對(duì)文件查閱、文件系統(tǒng)間傳遞應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，明確管理責(zé)任。有關(guān)部門(mén)通過(guò)明確的管理制度實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的規(guī)范操作，提高檔案管理精細(xì)化與科學(xué)化程度。與此同時(shí)，還應(yīng)該增強(qiáng)信息化檔案管理保密工作，減少信息泄露給學(xué)校工作造成的困擾。

（三）加強(qiáng)信息化檔案管理培訓(xùn)。高校后勤檔案管理信息化需要工作人員具備一定管理意識(shí)，需要配套管理工作制度，還需要對(duì)工作人員的工作技能進(jìn)行培訓(xùn)。信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作方式有很大不同，需要的工作技能也存在差別。因此，高校后勤檔案管理信息化過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)是十分有必要的。例如，根據(jù)檔案管理信息化工作的不同需要進(jìn)行不同的技能培訓(xùn)。首先，檔案管理信息化需要掌握信息技術(shù)的基本操作，需要對(duì)工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理工作的特殊性需要掌握一定數(shù)據(jù)分析能力與文本操作能力，需要對(duì)工作人員的Office辦公技能尤其是Word文檔和Excel文檔技能進(jìn)行培訓(xùn)。工作人員在技能培訓(xùn)中掌握檔案管理信息化所需要的工作能力，提高工作熟練度，推動(dòng)信息化檔案管理工作發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

高校后勤檔案管理信息化工作順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展，與學(xué)校發(fā)展相適應(yīng)，也符合后勤管理工作的提高要求，是正確的高校后勤檔案管理工作思路，具有時(shí)代性與先進(jìn)性。在這個(gè)過(guò)程中，一方面需要強(qiáng)化工作人員信息化檔案管理意識(shí)，另一方面需要建立與之配套的工作制度，還需要對(duì)工作人員的工作技能進(jìn)行培訓(xùn)，全方位促進(jìn)高校后勤檔案管理信息化工作效率的提高，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代高校后勤檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

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