信息時代下辦公室檔案管理工作的改革與創新措施

范文華

摘要：若要落實辦公室檔案管理工作，使檔案管理效果與水準得到保障。一方面需結合辦公室檔案管理需求創建信息化管控平臺，推動紙質檔案向電子檔案的轉型進程，使檔案管理效果更可控;另一方面，還需做好檔案管理機制的整合工作，加強檔案流程的監督與管控力度，以便使檔案辦公室檔案管理的效率得到應有的保障。本文基于辦公室檔案管理信息化特征展開分析，在明確檔案管理存在的問題與創新舉措同時，期望能夠為后續檔案管理工作的開展提供良好參照。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作改革;創新措施

隨著我國經濟體制的不斷發展與完善，辦公室信息化檔案體系也受到了社會的廣泛關注。其中，檔案管理工作若是存在漏洞，不但會嚴重降低檔案管理的效率與利用率，使檔案價值性無法得到充分的發揮，而且受信息化技術水平的影響，檔案信息資源的安全性與可靠性也很難得到保證，極易對企業的經濟權益帶來難以預估的損害。因此，如何做好辦公室檔案管理工作的改革與創新，理應得到辦公室管理人員的重視。

一、檔案管理信息化特征

首先，傳統檔案管理工作模式正逐漸朝著信息化管理轉變，并且隨著我國網絡信息環境的拓寬，辦公室檔案管理也在逐漸向多樣化與多元化發展，直接推動了辦公室的改革進程;其次，憑借信息化平臺，也加快了紙質檔案向電子檔案的轉型速率，不但提高了檔案內容精準度，同時也賦予了檔案可復制性、可轉移性等特征，規避了檔案受損與遺失風險;再次，檔案管理信息化可顯著降低檔案管理工作的難度，憑借檢索窗口等功能，能夠在大量的信息資源中，迅速鎖定檔案類型與內容，使整體檔案管理效率性得到提升;最后，信息化平臺能夠為辦公室檔案管理工作提供更多元化的服務平臺，使傳統紙質檔案管理模式得到徹底轉型，提高檔案管理流程的監督性與可控性，并能夠提供操作記錄，使檔案管理的規范性與嚴謹性得到保障，降低檔案管理誤差的風險。另外，隨著檔案信息平臺的不斷完善，也能夠推動辦公室管理體系的發展進程。

二、檔案管理工作存在的問題

1.? 規劃與設計落后

紙質檔案管理背景具有檔案管理效率低、管理成本高、空間資源占用大、管理較繁瑣等劣勢。在信息化檔案管理平臺構建過程中，通常需要逐步將紙質檔案向電子檔案轉型，并做好兩種檔案內容的核對與審查，確保所有數據滿足真實性要求，才能使辦公室檔案管理工作的開展得以持續。在轉換過程中，受檔案利用認知等方面影響，如何做好信息化檔案管理平臺的設計與規劃也成了主要難題。

2.? 工作理念較落后

從傳統檔案管理模式角度來看，我國傳統檔案管理更注重存儲而非應用，這使得多數檔案存儲至平臺后，便再也沒有利用價值。而如今，信息化管理平臺的構建，無疑為現代檔案信息傳輸與共享提供了便利，并能夠借助索引系統在短時間內得到所需的檔案資料，從產業角度來看，這無疑是有助于提升辦公效率的，但是從服務意識角度來看，普遍檔案管理人員仍欠缺檔案利用意識，這導致檔案管理工作形同虛設，無法為檔案信息的安全與價值性提供應有的保障，也勢必會造成檔案資源的持續浪費。

3.? 管理模式較落后

在辦公室檔案信息管理工作中，傳統管理方式就是利用工作人員的手頭工作與實際操作，然而這樣的工作會存在很大的弊端。第一，不能及時更新和匯總所有檔案資料。第二，不能將有用的檔案資料調檔出來，無法發揮其具有的真正作用。第三，檔案管理工作人員嚴重缺乏服務意識，同時專業工作人員所具有的專業意識不強，進而無法有效開展信息化檔案管理工作。

三、檔案管理工作改革與創新舉措

1.? 重視管理創新理念

在信息化時代中，科學創新辦公室檔案管理工作，首先要重視對管理人員的創新理念和意識的提升，才能保證信息化技術水平的提升。信息化時代的檔案管理工作，不僅要求管理人員具備相應的管理知識，還要有較高的綜合素養，其根本是要轉變工作人員的傳統的思想理念，使之符合信息化時代的要求，方能更好的服務于管理工作。同時，相關部門應當重視對管理人員的信息化技術水平的提升，通過開展培訓，增加學習和交流的機會等方式使管理人員能夠更加積極主動的參與到具體的信息化管理工作中。

2.? 創建資源共享平臺

信息化的檔案管理工作不僅僅是對檔案的簡單收藏和保存，而是要保證高效的檔案信息利用，加上信息化檔案管理工作的規模和范圍逐步擴大，所以建立智能化的信息資源共享平臺，利用信息化技術科學對檔案信息進行收集和管理，保證和提高檔案信息的利用率。同時賦予相關職能部門的部分工作人員的檔案查詢權限，使得檔案管理工作和其他部門的工作配合更加協調。

3.? 提升電子檔案管理水準

信息化技術改變了傳統的檔案管理模式，電子檔案管理逐步代替傳統的紙質檔案管理方式。在信息化技術的支持下，可以創建檔案管理的網站，保證信息資源收集的效率和質量，實現檔案管理網絡化和智能化。其次，可以建立電子檔案數據庫，不僅能實現所有檔案資源的統一管理，還能優化信息資源，實現資源共享，同時還能提高檔案信息的期限和質量，促進檔案信息管理效率的提升，提高檔案信息資源的利用率，創造更多的價值。

4.? 加強政府管控力度

首先，政府部門應當重視對檔案管理工作的立法，完善相關法律法規，保障信息技術的安全。其次，政府部門應當重視網絡安全監督和治理，才能保證信息資源的安全性，促進檔案信息管理的可持續發展。另外，政府部門應當對檔案安全管理制定有效的應對措施，才能為檔案信息資源的安全提供基礎保障。

5.? 培養專業管理人員

在信息化的檔案管理中，由于其管理工作會涉及到很多不同單位不同部門的協調工作，所以只有培養專業的信息化檔案管理人員，才能使新型的電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理之間配合更好協調，更好的滿足現代化辦公室檔案管理的具體需要。

6.? 建立信息考核體系

對辦公室檔案管理實施信息化，其重點是保障檔案管理工作的時效，提高與其他部門的工作配合能力，因此需要建立科學的信息反饋考核體系。政府相關部門重視與檔案管理部門的溝通聯系，根據具體的制度和要求，及時將信息反饋到管理部門。通過信息反饋考核體系的建立，能充分的調動工作人員的積極性，提高信息化辦公室檔案管理的質量。

四、結語

辦公室檔案管理工作的有效落實，既能夠為檔案管理人員提供更便于操作的平臺，使檔案管理的壓力與難度降低，并持續保障檔案采集與存儲效率，使檔案管理水準更可控，同時憑借檔案管控機制，也能夠提高檔案管理的規范性，降低不可控因素對檔案資料的影響，使檔案安全性與內容可靠性得到保障。故而，在論述信息時代下辦公室檔案管理工作的改革與創新措施期間，必須明確檔案管理工作的難度與問題，確定辦公室檔案管理的要求，并提供適宜的檔案管理機制，以便使檔案管理水準更可控。

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