檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

摘 要：隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息時代已經(jīng)來臨，在各行業(yè)領(lǐng)域中信息技術(shù)早已滲透其中，這對行業(yè)的發(fā)展以及我國綜合國力的提升是有很多促進作用的。檔案管理一直是我國各事業(yè)單位中較為基礎(chǔ)的工作，同時也不可忽略，為了能夠進一步提升檔案管理工作的效率，檔案信息化建設(shè)是非常有必要的，對事業(yè)單位的發(fā)展也極為有利，而本文則是就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考為議題展開論述。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;思考

檔案作為事業(yè)單位在發(fā)展過程中所保存的歷史信息，是具有一定價值性的，作為單位的檔案管理人員，要高度重視起自身的工作，這樣才能夠為單位檔案信息化建設(shè)以及檔案信息的完整性出一份力。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性分析

事業(yè)單位在進行檔案管理的工作中之所以越來越重視檔案信息化建設(shè)，主要是為了迎合時代發(fā)展的需求，在不斷拓寬相關(guān)工作領(lǐng)域的基礎(chǔ)上，能夠提升內(nèi)部的檔案管理工作效率，對檔案儲存安全性的提升也有一定的促進作用。第一，從檔案信息化建設(shè)迎合時代發(fā)展的需求這方面來講，隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進步，在一定程度上促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這樣一來，不但可以讓檔案管理技術(shù)變得越來越先進，還可以讓相關(guān)工作無需受到多種條件的限制，對提升檔案管理人員的管理質(zhì)量有一定幫助[1]。第二，檔案信息化建設(shè)有利于拓寬相關(guān)管理工作的服務(wù)領(lǐng)域，對于事業(yè)單位的檔案管理人員來講，在相關(guān)管理工作中，可以利用更先進的信息技術(shù)來進行資源的開發(fā)，這可以直接拓寬其服務(wù)的方式和渠道，與傳統(tǒng)的管理模式相比，當代檔案信息化建設(shè)可以為單位的發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。

2 當前檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，數(shù)字化發(fā)展滯后

事業(yè)單位要想做好其內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)工作，就需要加強對其內(nèi)部基礎(chǔ)硬件設(shè)施的重視，不論是性能較好的電腦設(shè)備，還是局域網(wǎng)、服務(wù)器等，都要對其進行完善，同時為了不斷促進日常對檔案信息的維護工作，還需要專門開發(fā)與其相關(guān)的軟件，可是從當前事業(yè)單位的檔案信息管理工作中，相關(guān)部門似乎并沒有從根本上重視起有關(guān)問題，加上其部門的預算本身就有限，很難滿足檔案信息化建設(shè)的實際需求，最終將會造成基礎(chǔ)設(shè)施不完善的后果[2]。此外，單位檔案信息化建設(shè)過程里是需要數(shù)字化技術(shù)做支撐的，只有這樣，才可以從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量，現(xiàn)階段來看，還是有相當一部分事業(yè)單位在檔案的管理工作中沒有將數(shù)字化技術(shù)融入進來，這會對檔案管理方式的革新產(chǎn)生一定的影響，在此基礎(chǔ)上，單位在數(shù)據(jù)庫的開發(fā)建設(shè)過程中，也沒有將專業(yè)化的數(shù)字技術(shù)系統(tǒng)引入進來，這對檔案信息化建設(shè)工作也會產(chǎn)生一些影響。

2.2 單位缺乏重視度，相關(guān)管理人員的素養(yǎng)不足

雖然多數(shù)事業(yè)單位都展開了檔案信息化建設(shè)工作，但是實際上對其重視度嚴重不足，尤其是單位的管理人員，不僅不能夠從思想上認識到有關(guān)工作的重要性，還會影響單位基層人員對檔案信息化建設(shè)工作的認識，加上單位管理人員陳舊的管理理念，就更加阻礙了檔案信息化建設(shè)工作的順利展開。與此同時，單位內(nèi)部的檔案管理人員不能夠重視起自身的工作，仍舊按部就班的利用傳統(tǒng)的方式來完成檔案管理工作，這對檔案信息化建設(shè)工作的推進并無實際意義。最重要的是，相關(guān)檔案管理人員自身信息技術(shù)能力不足，所以在有關(guān)工作中也無法發(fā)揮自身的作用和價值，在其思想層面，也只是安于現(xiàn)狀，對工作缺乏激情，這種長期不思進取的狀態(tài)對其自身以及單位的發(fā)展都會產(chǎn)生一定的阻礙作用。

3 加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

3.1 樹立檔案信息化建設(shè)觀念

單位內(nèi)部的檔案管理人員可以說是檔案管理工作的主要群體，只有從根本上引導其樹立正確的檔案信息化觀念才能夠提升相關(guān)工作的實效性。在此基礎(chǔ)上，還需要檔案管理人員能夠給掌握一定程度的信息技術(shù)[3]，明確其工作目標，創(chuàng)新工作模式，并且能夠減少思想問題，轉(zhuǎn)變管理理念的同時，還要進行服務(wù)渠道的拓展，以此來滿足社會的發(fā)展需求，這樣不僅能夠提升自身的工作效率和質(zhì)量，還可以促進單位的進一步發(fā)展。作為單位的管理人員，要學會定時的組織檔案管理部門人員進行學習，務(wù)求提升其專業(yè)知識水平和能力，這可以推動檔案信息化建設(shè)工作的進程，還可以為打造強有力的檔案管理人才隊伍奠定基礎(chǔ)。

3.2 對內(nèi)部的管理制度進行完善

在進行檔案信息化建設(shè)的過程里，單位內(nèi)部的有關(guān)部門要為其制度完善的管理制度，這樣才可以使各人能夠各司其職，在進行管理模式創(chuàng)新的同時，還可以使得數(shù)據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更具安全性，當然，相關(guān)管理制度的制定過程里要結(jié)合單位的實際發(fā)展狀況，明確責任制度的基礎(chǔ)上，還要對激勵制度進行革新，這樣才能夠從根本上提升檔案啊管理人員的工作質(zhì)量。一方面來講，檔案管理流程要變得更加明確化，相關(guān)管理環(huán)節(jié)要不斷細化，管理人員要積極利用先進的信息技術(shù)，以此來推進電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的進程。

3.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入

事業(yè)單位要想盡快實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就需要在有關(guān)工作中投入更多的人力物力乃至財力，加強對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，這樣才可以為檔案管理人員提供更好的工作環(huán)境，例如，要想擴大室藏量，可以適當增加庫房的面積，并且購置一批檔案裝具，最重要的是能夠添置一批性能良好的計算機設(shè)備，將一些頗具價值的檔案信息儲存其中，對其進行統(tǒng)一的管理，這有利于檔案信息化建設(shè)工作進行的更加順利。

3.4 不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在某層面來講，單位內(nèi)部檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對其工作質(zhì)量的提升是有很大影響的，鑒于此，單位的管理人員要重視起相關(guān)工作，以促進檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，從而為單位的發(fā)展蓄力。這樣一來，自然對檔案管理人員提出更高的要求，首先，選擇檔案管理人員時要注重其專業(yè)能力，畢竟檔案管理人員的主要職責不僅僅是對檔案進行存放，還需要在此基礎(chǔ)上對檔案進行接收、整理甚至對其格式進行修改，如果檔案管理人員不具備一定程度的信息技術(shù)水平，是很難完成這幾項工作的。其次，單位要定期對檔案管理人員進行培訓，時代在進步，信息技術(shù)也處于不斷發(fā)展過程中，因此，檔案管理人員只有不斷的學習才能夠滿足社會的發(fā)展需求，從而不被社會以及單位所淘汰，通過培訓課程，可以加強檔案管理人員的知識儲備能力以及專業(yè)素養(yǎng)，最后，可以將競爭機制引入進來，這對相關(guān)管理人員能力的發(fā)揮有很大的促進作用，除此之外，還可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，使其用更飽滿的狀態(tài)迎接每天的新工作。

4 總結(jié)

總而言之，對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作本身就是一項較為系統(tǒng)的工作，在新時期背景下，要想不斷推進檔案信息化的建設(shè)工作，就需要結(jié)合單位的實際發(fā)展情況，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入的同時，對內(nèi)部的管理制度進行完善，當然，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是極為重要的，只有這樣，才可以為檔案管理工作以及事業(yè)單位的全面發(fā)展提供一定的保障。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

[2]劉爽.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（08）：143.

[3]褚志臣.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：250.

作者簡介

郭曉霞（1980-），女，漢，山西省忻州市定襄縣，本科，檔案管理，助理館員，定襄縣人才交流服務(wù)中心。