初探高職院校人事檔案管理信息化建設

王革

摘 要：隨著社會的發展，信息化也隨之不斷的發展變化，高職院校人事檔案管理模式進行數字化轉變是肯定的。在如今這個信息化高速發展的大背景下，著手研究目前高職院校人事檔案信息化建設的現狀與建設的意義，了解限制其發展的原因，據此提出了幾點關于其信息化建設的建議，希望可以加快檔案管理信息化建設的發展步伐。

關鍵詞：高職院校;人事檔案;信息化建設;檔案管理;路徑

人事檔案可以將每個人的成長與發展的過程真實客觀的記錄下來，可以反映出個人的經歷、品格、綜合素養以及獲獎狀況等等。它是在個人進行養老保險辦理、轉正評級或者職稱申報等活動都需要用到的重要憑據，是高校開展人事工作之中不可缺少的一部分，具有重要作用。隨著社會信息化的發展進步，以往紙質檔案的管理模式與保存已然無法滿足現代社會的發展與需求，必須進行創新。因此，高職院校信息化建設成為當前人事檔案管理的必然趨勢，只有加快信息化建設，才可以有效提升管理的效率，適應新時代的發展步伐。

1 高校人事檔案管理信息化現狀與建設意義

1.1 信息化建設現狀

關于高校人事檔案管理信息化的建設，指的是在國家檔案行政管理的組織與規劃之下，在檔案管理之中應用信息化技術進行管理，以此來實現檔案管理信息化與現代化的目標。換言之，管理的信息化建設就是利用互聯網與數據庫等技術將以往傳統的紙質材料轉換為數字化材料的過程。近年來，檔案管理信息化建設的步伐加快，但是與實現全面信息化還是存在一些差距，特別是高職院校之中的人事檔案管理信息化建設，依然處于初級進程，有許多難題尚未得到很好的解決，比如信息化技術設備的配置、專業人員的配置等。

1.1.1 檔案管理人員以及硬件配置

目前，在管理員工之中，缺少專職檔案管理工作的人員，即專職檔案員。通過某數據的研究我們可以知道專職檔案員只有百分之二，信息化專業的僅占百分之十七，而本科及以上學歷的員工只有百分之八，兼職員工達到了百分之九十二;在從檔案管理人員的年齡方面來看，30歲以下的管理人員只有百分之十二，占比很低。而且在人事檔案進行信息化管理的普及之中，需要配備有電腦、照相機、復印機等硬件作為其支撐，雖然在電腦配置這一點上達到了全面的普及，但是照相機等硬件配置還不足百分之十，這就在很大程度上限制了人事檔案信息化管理的發展步伐。

1.1.2 人事檔案管理模式

隨著社會的發展，電腦已經全面遍及，大多數高職院校都會利用Word、Excel等辦公軟件進行工作。但是許多高校之中負責檔案管理的員工年齡較大，對電腦的認知較少，采取的管理方式依然是較為傳統的手工模式，占比達百分之十一，而使用電子信息化儲存信息資源的高職院校僅有百分之十五，而且在這之中電子化程度也遠遠無法滿足現代化信息資源的管理工作。

1.1.3 檔案管理信息化系統

近幾年，雖然有一小部分高校建立了獨立的人事檔案管理系統，但是比重僅占百分之十五，而且在這些擁有獨立系統的高職院校之中，他們系統之中的數據資源也十分少，由于網絡安全等原因，網站之中也沒有為教職工提供相關的鏈接，因此在線檢索以及查詢功能更是少之又少。

1.2 高職院校人事檔案管理信息化建設的意義

1.2.1 以往的檔案管理模式已經無法滿足現代社會的需求

人事檔案之中包含著每位員工的個人經歷、學歷、職務晉升、綜合素養、獎懲、工資變化等等，一份人事檔案就是一個人的成長經歷，極其重要。但是目前，大多數人事檔案都是用傳統的紙質文檔進行管理、制作與保存，不僅耗費大量的時間與精力，還會在這一過程之中出現文件破損的現象。因此，傳統紙質的人事檔案管理不利于信息資源進行傳遞、不方便攜帶且容易破損與遺失，從而影響到人事檔案管理的工作進程，而實行信息化管理則可以避免上述問題的出現。

1.2.2 信息化管理可以最大化的利用資源

檔案進行信息化管理就是通過現代化技術將信息資源以數字信號進行展現出來，從而使得每一位員工的信息資源得以完整的儲存下來，包括員工個人的薪資管理、績效考核等，以此來實現人事資源信息的共享。它可以優化檔案的結構，將信息資源進行加工與整合，這樣更加方便工作人員進行分類管理，需要人事檔案資料時，可以通過檢索功能快速獲取所需要的信息資源。同時，信息化管理還可以提升檔案資源的使用率。信息化管理下的人事檔案材料方便大家進行查詢與保存，可以通過網絡進行信息的傳遞，并且可以保障人事檔案數據材料的完整與一致性，可以實現各個部門之間資源的共享，使得信息資源被最大化的使用。

1.2.3 信息化資源方便保存與檢索

傳統的紙質檔案管理非常容易出現破損的現象，特別是在高溫高濕的環境之中，相對比而言，信息化管理之下的電子材料更加方便保存，不容易損壞，具備穩定性且方便人們進行關鍵詞檢索與查閱。而且在傳統紙質模式之中，內容較為繁雜，費時費力，而信息化建設則可以解放勞動力，提升人事檔案管理的效率。

2 限制其信息化發展的原因分析

限制高校資源管理信息化建設主要有三個原因。其一，學校領導及基層員工對其重視程度不夠，一些邊緣的管理工作容易被忽略，使得人事檔案管理工作被認為是不重要，人才隊伍的建設也不科學，從而影響到工作人員工作的積極性。其二，缺少復合型人才，檔案管理人員不僅要求其具備較強的專業素養，還需要他們可以熟練地掌握計算機技術，但是當前檔案管理的崗位之中，大多工作人員年齡偏大且學歷不高，已經適應了以往的檔案管理方法，缺乏創新精神。而其中一些兼職人員雖然可以熟練地應用計算機進行信息化的管理，但是由于是兼職，因此沒有太多的精力與時間進行信息化的建設。其三，高職院校缺少相應的激勵制度來激發教職工工作的積極性。考核制度不公平，物質與精神激勵不均衡，沒有約束力，導致員工信息化建設的積極性不高。

3 高職院校人事檔案管理進行信息化建設的路徑

3.1 提升對人事檔案建設的關注與重視

要想加快信息化建設的步伐，不僅需要加強領導對人事檔案管理的重視，基層員工也應提升對其的重視。首先，建設進程與領導的重視程度密不可分，這就需要加大對信息化建設的宣傳與講解，通過一些會議的召開讓領導了解信息化管理與建設的重要性。而且信息化建設的過程比較長，一些工作的進行包括獨立的人事檔案管理系統以及電子化轉換都需要學校在制度、財力以及人力上作為支撐。只有高職院校領導意識到其重要性，為信息化建設制定相關的制度，以此來規范約束管理人員，才可以推動信息化建設的發展步伐。其次，信息化建設離不開基層員工對其的重視程度。領導重視起來，當成一件大事來抓，通過宣傳，基層工作人員就會了解信息化建設所帶來的便利之處，可以提升工作效率。這樣，基層員工才會配合學校完成信息化建設的相關管理工作，促進信息化的進一步管理與建設。

3.2 加強管理人員的隊伍建設

在信息化的背景之下，信息化檔案管理工作不僅需要員工具備很高的專業素養，還需要會熟練地使用計算機技術。這就要求高校在進行選聘之時要特別注意他們的計算機技術，當然也可以通過引進計算機專業的人才進行專業訓練，專門進行檔案管理的學習，從而更好的投入到信息化管理的工作之中。因此，高職院校需要引進綜合型管理人員，為信息化管理建設出一支專業的人才隊伍。此外，高職院校也應加強管理崗位專業素養的培養，增強員工的專業素養以及互聯網等新技術。可以通過舉辦相應的學習培訓活動以及講座來提升檔案管理人員的整體專業素養。

3.3 建立有效的激勵制度

在信息化建設的過程之中，需要設立相關的量化考核機制，并且將其考核結果與員工的薪酬相聯系，這樣就可以實現按勞分配，多勞多得，獎罰分明，避免出現不公平的現象，同時也可以將教職工的工作積極性充分調動起來，激發其工作的積極態度。考核的內容包括日常的打卡考勤、任務的難易以及完成情況等等，可以將教職工的實際工作狀況真實準確的表達出來。其次，高職院校還可以采用多元的激勵方法來滿足員工的不同需求，這就需要對員工進行了解，根據不同需求采取不同的激勵方式，切實發揮出人才的潛能與作用，激勵其為信息化建設作出最大的努力與貢獻。

4 結語

綜上所述，人事檔案信息化建設是對管理制度、方法、技術以及理念的改革，不能只滿足于表面，應當提高信息化管理的意識，使得信息化建設與各大高職院校的實際狀況相結合，建設出一個符合院校規模與實際狀況的信息化管理模式。這不僅僅是學校發展的需求，更是關于人才方面的需求，必須與時俱進，適應社會的發展速度。

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