談?wù)勆仲Y源培育建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集與管理

【摘? 要】林業(yè)生態(tài)建設(shè)補(bǔ)助項(xiàng)目管理比較粗放，不適應(yīng)現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)的要求。隨著規(guī)范化管理實(shí)施、各級(jí)主管部門要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，本文通過(guò)總結(jié)福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)近年林業(yè)生態(tài)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案收集管理，以期對(duì)規(guī)范檔案管理有所幫助，并達(dá)到完善檔案管理的目的。

【關(guān)鍵詞】森林資源培育;檔案;管理

引言

近年來(lái)黨中央對(duì)生態(tài)環(huán)境越來(lái)越重視，森林資源在大生態(tài)建設(shè)中的地位不斷凸顯，為踐行“青山綠化就是金山銀山”理念，促進(jìn)森林資源“雙增”成效，上至中央，下至省市縣等各級(jí)政府加大了對(duì)生態(tài)建設(shè)、造林綠化、森林資源培育等方面建設(shè)的投資力度，并以各種項(xiàng)目形式進(jìn)行建設(shè)補(bǔ)助。如從2009年開始的中央財(cái)政森林撫育補(bǔ)貼項(xiàng)目、2010年開始試點(diǎn)中央財(cái)政造林補(bǔ)貼項(xiàng)目、國(guó)家儲(chǔ)備林建設(shè)項(xiàng)目、國(guó)家良種基地建設(shè)項(xiàng)目及相關(guān)省級(jí)財(cái)政配套補(bǔ)助項(xiàng)目等，建設(shè)項(xiàng)目名稱多、資金補(bǔ)助渠道各不相同。為做好項(xiàng)目建設(shè)的需要，完善項(xiàng)目機(jī)制，建立健全項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理勢(shì)在必行。然而不同地區(qū)、不同項(xiàng)目之間對(duì)檔案管理執(zhí)行不盡相同，造成項(xiàng)目檔案材料不統(tǒng)一、較為混亂。本文以福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)2014年國(guó)家木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備林建設(shè)項(xiàng)目為例，擬通過(guò)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施檔案管理的探討，以期達(dá)到完善項(xiàng)目建設(shè)的目的。

福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)屬“省辦、市管、縣監(jiān)督”的財(cái)政差額撥款事業(yè)單位，地處閩西北丘陵地帶，屬中亞熱帶季風(fēng)氣候，氣候溫和，雨量充沛，年平均氣溫15-18度，年降水量1700-1900mm.經(jīng)營(yíng)區(qū)內(nèi)海拔高度在300-1000米之間，林場(chǎng)經(jīng)營(yíng)區(qū)位于閩江主干流一級(jí)支流沙溪上游，是我省重要的生態(tài)保護(hù)區(qū)域。

1.項(xiàng)目建檔的依據(jù)

（1）《中華人民共和國(guó)檔案法》;（2）《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》;（3）《全國(guó)木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備生產(chǎn)基地建設(shè)規(guī)劃（2013-2020年）》;（4）《全國(guó)木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備生產(chǎn)基地建設(shè)檔案管理辦法（實(shí)行）》。

2.項(xiàng)目建檔的原則

（1）全程跟蹤的原則。涵蓋項(xiàng)目建設(shè)開始至實(shí)施結(jié)束的全過(guò)程，具有保存價(jià)值的各種形式和載體（包括文字、圖表、聲像、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)等）的原始記錄。

（2）實(shí)事求是的原則。如實(shí)反應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。過(guò)程中實(shí)行專項(xiàng)專人負(fù)責(zé)制，即每個(gè)項(xiàng)目均有專人負(fù)責(zé)收集、整理、保存相關(guān)材料。

（3）按實(shí)施順序（時(shí)間）的原則。以實(shí)際發(fā)生的時(shí)間順序收集相關(guān)材料，注重各時(shí)間段所產(chǎn)生的活動(dòng)事項(xiàng)。如包含項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)通知、資金補(bǔ)助文件（立項(xiàng)依據(jù)）、實(shí)施方案、作業(yè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)材料、生產(chǎn)合同、作業(yè)檢查、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款發(fā)票、項(xiàng)目實(shí)施工作總結(jié)、績(jī)效評(píng)價(jià)等文字圖像資料。

（4）規(guī)劃先行的原則。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程應(yīng)以批準(zhǔn)的實(shí)施方案、作業(yè)設(shè)計(jì)為總綱，圍繞這一總綱開展實(shí)施并收集相關(guān)資料。

3.項(xiàng)目建檔材料收集的順序：

（1）項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)。①項(xiàng)目主管部門下達(dá)的立項(xiàng)通知、資金下拔情況通知（一般會(huì)以正式文件下發(fā)至各部門）等。②項(xiàng)目承建單位實(shí)施的有關(guān)文件，如人員安排（成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組文件，文件應(yīng)包含實(shí)施單位法人代表、具體責(zé)任人員（實(shí)施單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人等）。（2）項(xiàng)目建設(shè)單位編制的實(shí)施方案，應(yīng)包含項(xiàng)目具體實(shí)施細(xì)節(jié)、承建單位的請(qǐng)示文件、主管部門組織專家評(píng)審的評(píng)審意見、批復(fù)文件等。（3）項(xiàng)目建設(shè)單位編制的作業(yè)設(shè)計(jì)，應(yīng)包含項(xiàng)目設(shè)計(jì)說(shuō)明書、圖表冊(cè)、承建單位作業(yè)設(shè)計(jì)書請(qǐng)示文件、主管部門組織專家評(píng)審的評(píng)審意見、批復(fù)文件。（4）項(xiàng)目承建單位依據(jù)項(xiàng)目作業(yè)設(shè)計(jì)具體施工作業(yè)（含施工合同、物質(zhì)采購(gòu)等）招投標(biāo)過(guò)程所產(chǎn)生的文字材料（如招標(biāo)公示、招標(biāo)文本、評(píng)標(biāo)情況、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知等）。（5）項(xiàng)目實(shí)施作業(yè)合同：合同內(nèi)容應(yīng)具有作業(yè)項(xiàng)目名稱，作業(yè)小班基本情況、質(zhì)量要求、完成時(shí)間、獎(jiǎng)懲等，合同應(yīng)包括在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中與項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的所有簽訂合同（如施工合同、物質(zhì)采購(gòu)合同等）。（6）項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的有關(guān)影像材料（如小班施工作業(yè)前、中、后的對(duì)比圖像、招投標(biāo)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)圖像等）。（7）項(xiàng)目監(jiān)理單位在實(shí)施過(guò)程中的報(bào)告、或責(zé)任人員在施工過(guò)程中的質(zhì)量檢查報(bào)告。（8）項(xiàng)目承建單位的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（材料）：①驗(yàn)收單、結(jié)算單及在驗(yàn)收項(xiàng)目實(shí)過(guò)程中形成的有關(guān)材料②承建單位驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)資金支付憑證（包含開具發(fā)票，銀行轉(zhuǎn)賬憑證等）。（9）項(xiàng)目建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)包含文字、圖、表等。（10）項(xiàng)目建設(shè)工作總結(jié)。（11）檔案次料裝訂：①封面：xxx項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施檔案，立檔單位、立檔時(shí)間;②目錄;③檔案內(nèi)容。

4.舉例說(shuō)明

以福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)2014年實(shí)施的國(guó)家木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備林建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施情況檔案為例：（1）封面： 2014年度國(guó)家木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備林建設(shè)項(xiàng)目，底部落款單位、實(shí)際。（2）目錄：根據(jù)檔案內(nèi)容排列目錄順序。（3）具體內(nèi)容：①立項(xiàng)文件：計(jì)劃文件（福建省林業(yè)廳下達(dá)、三明市林業(yè)局轉(zhuǎn)下達(dá)的計(jì)劃文件）、資金拔付文件（林業(yè)廳、財(cái)政廳聯(lián)合下達(dá)）。②領(lǐng)導(dǎo)小組：依據(jù)計(jì)劃文件下達(dá)的成立本場(chǎng)項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組文件（組織實(shí)施機(jī)構(gòu)）。③實(shí)施方案：項(xiàng)目實(shí)施方案請(qǐng)示文件、編制完成項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目實(shí)施方案請(qǐng)示文件、專家評(píng)審意見、上級(jí)批復(fù)文件。④作業(yè)設(shè)計(jì)：項(xiàng)目作業(yè)設(shè)計(jì)請(qǐng)示文件、項(xiàng)目作業(yè)設(shè)計(jì)書、專家評(píng)審意見、上級(jí)批復(fù)文件。⑤招投標(biāo)材料：招標(biāo)公示、招標(biāo)文本、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)材料、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知。⑥施工材料：施工合同、施工作業(yè)過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄（文字、表）、監(jiān)理單位出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、施工結(jié)算單、財(cái)務(wù)支付憑證（工程結(jié)算發(fā)票、轉(zhuǎn)記帳憑證））、物質(zhì)采購(gòu)合同、物質(zhì)采購(gòu)結(jié)算、財(cái)務(wù)支付憑證（物質(zhì)采購(gòu)結(jié)算發(fā)票、轉(zhuǎn)記帳憑證）、委托招標(biāo)合同、結(jié)算、支付憑證（招標(biāo)費(fèi)用發(fā)票、轉(zhuǎn)記帳憑證）等。⑦工作總結(jié)：包含項(xiàng)目自查報(bào)告、上級(jí)檢查驗(yàn)收情況、項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、項(xiàng)目績(jī)效成效評(píng)價(jià)材料（文字、圖表等）。⑧影像圖片資料：涉及項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)影像圖片資料（如項(xiàng)目工作討論會(huì)現(xiàn)場(chǎng)圖、招標(biāo)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)影像、小班施工作業(yè)前中后對(duì)照影像等）。⑨材料收集全后，進(jìn)行裝訂成冊(cè)。⑩根據(jù)承建單位檔案管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、將裝訂成冊(cè)的文字材料、電子材料匯總后統(tǒng)一放置檔案室保存。

5.結(jié)束語(yǔ)

林業(yè)生態(tài)建設(shè)補(bǔ)助項(xiàng)目管理比較粗放，不適應(yīng)現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)的要求。隨著規(guī)范化管理實(shí)施、各級(jí)主管部門要求進(jìn)行項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理，本文通過(guò)以福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)2014年國(guó)家木材戰(zhàn)略儲(chǔ)備林建設(shè)項(xiàng)目為例，總結(jié)福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)近年林業(yè)在生態(tài)建設(shè)、造林綠化、森林資源培育等項(xiàng)目建設(shè)檔案收集管理，以期對(duì)規(guī)范檔案管理有所幫助，并達(dá)到完善檔案管理的目的。項(xiàng)目檔案關(guān)系重大，對(duì)以后資料查詢、項(xiàng)目復(fù)查、技術(shù)總結(jié)等都具有重要影響。而對(duì)于資料能否齊全、過(guò)程能否明朗，取決于能否將檔案歸整。

參考文獻(xiàn)

[1]福建省國(guó)有林場(chǎng)管理局有關(guān)資源培育項(xiàng)目建檔工作的通知;

[2]三明市國(guó)有林場(chǎng)管理處有關(guān)資源培育項(xiàng)目建檔工作的要求

[3]福建省寧化國(guó)有林場(chǎng)資源培育項(xiàng)目建檔情況

作者簡(jiǎn)介：楊延福（1962.12--），男，漢族，福建三明人，營(yíng)林高級(jí)工程師，專科，研究方向?yàn)闋I(yíng)造林工程。