事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認(rèn)知水平的提高，我國在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進(jìn)步，工作效率得到提升，但同西方發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理信息化建設(shè)程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，仍需采取一些對策促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺階。本文針對目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題深入分析，并提出具有針對性的措施，希望能作為參考促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);事業(yè)單位;檔案管理

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用

事業(yè)單位檔案管理信息化，就是事業(yè)單位檔案采用信息化管理方式，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，依托于專網(wǎng)管理平臺，對事業(yè)檔案信息資源進(jìn)行融合共享管理，能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確通過專網(wǎng)為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

1.1實(shí)現(xiàn)信息資源融合和共享，有效提高事業(yè)單位工作效率

傳統(tǒng)檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的融合和共享。

1.2提高事業(yè)單位科學(xué)管理，節(jié)約人力資源

比較傳統(tǒng)的人工模式，需要人力資源相對較多，工作強(qiáng)度比較大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)資源的信息管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的重復(fù)利用，有效減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，有效實(shí)現(xiàn)資源的融合和共享，節(jié)省人力資源，降低工作人員的工作強(qiáng)度。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足

在事業(yè)單位中，有些主觀上認(rèn)為抓好業(yè)務(wù)工作落實(shí)是主要任務(wù)，缺乏對檔案工作的重視，忽視檔案管理信息化建設(shè)的重要性，對于信息化管理工作不能給予全力的支持，致使檔案管理人員積極性不足，從而不能更好地開展管理工作，影響了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

2.2對檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)投入相對薄弱

有些事業(yè)單位對檔案管理硬件保障力度不夠，軟件系統(tǒng)不規(guī)范，有些事業(yè)單位里的信息化裝備版本陳舊，未能及時(shí)更換，無法形成合力的科學(xué)管理體系，不能更好地發(fā)揮信息化建設(shè)的功效。

2.3對檔案管理信息化的管理系統(tǒng)不夠完善

有些事業(yè)單位經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)出檔案不及時(shí)、檔案信息難以全面顯示等問題。導(dǎo)致出現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)不夠完善、不夠全面的問題，這不僅與一些信息化裝備有關(guān)，也與有些事業(yè)單位中仍舊使用傳統(tǒng)的手動操作方式找檔案信息的管理模式有關(guān)，這此都是限制檔案資料信息化管理的因素。

2.4檔案管理信息化工作人員的素質(zhì)還需提升

在事業(yè)單位中，有些檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，信息化業(yè)務(wù)能力儲備不足，對檔案資料方面的收集、整理、裝訂工作進(jìn)展不到位，導(dǎo)致檔案信息采集、整理質(zhì)量不高，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤、導(dǎo)入信息及導(dǎo)出信息不夠及時(shí)，最終導(dǎo)致輸入時(shí)的初始信息出現(xiàn)誤差，導(dǎo)出時(shí)的信息也不夠完善甚至是錯(cuò)誤的，這些事業(yè)單位就很難做到真正地信息化檔案管理。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

3.1事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對性

在某些事業(yè)單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內(nèi)容上的應(yīng)用也不是很理想，某些事業(yè)單位在通過局域網(wǎng)操作時(shí)往往需要儲存電子文件，在查詢資料時(shí)的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規(guī)范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

3.2事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性保障

某些事業(yè)單位會將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現(xiàn)象必須引起事業(yè)單位的高度重視。但是由于信息化技術(shù)水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業(yè)單位需要攻克的難關(guān)。另外在信息資料的公開審理過程中，很容易在瀏覽外網(wǎng)資料時(shí)遭到黑客入侵，嚴(yán)重威脅檔案安全。

3.3事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們面臨更多的職業(yè)選擇，專業(yè)水平較高的人往往會選擇更加充滿活力、更具挑戰(zhàn)性的工作，但事業(yè)單位的工作相對乏味，就導(dǎo)致很多人不愿意進(jìn)入，因此缺乏專業(yè)性強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量和效率都很低，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的工作進(jìn)度。另外，由于檔案管理人員的流動性較強(qiáng)，在記錄檔案時(shí)往往方法不一樣，極易造成信息混亂，使得檔案丟失。

4事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對策

4.1提高信息化建設(shè)的針對性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁式的服務(wù)建設(shè)，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

4.2提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強(qiáng)化工作人員對于檔案工作的掌握，促進(jìn)檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護(hù)和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對電腦病毒進(jìn)行技術(shù)防護(hù)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門之間需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

4.3強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重對于檔案管理人員的培養(yǎng)問題，采用分級管理培訓(xùn)的形式，對員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并將工作安排細(xì)分，責(zé)任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

4.4建設(shè)檔案管理信息化工作網(wǎng)站

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，緊跟時(shí)代步伐，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中的應(yīng)用，檔案管理工作應(yīng)更加準(zhǔn)確、高效。除此之外，利用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案保存實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位的無紙保存，節(jié)約了資源。建立檔案信息化網(wǎng)站為相關(guān)工作人員提供信息資料體現(xiàn)了信息管理便捷化的原則，同時(shí)網(wǎng)站式的服務(wù)利于信息更加方便的處理、及時(shí)的更新、快速大范圍的傳播等，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位長久健康發(fā)展，在信息化建設(shè)過程中，社會各界都應(yīng)該積極響應(yīng)，不斷推進(jìn)檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展，另外相關(guān)部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

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作者簡介：郭曉霞，山西省忻州市定襄縣，專科，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：定襄縣人才交流服務(wù)中心）