創新檔案管理方法，提升檔案服務質量策略研究

牛婷婷

摘 要：在我國經濟水平及科學技術得到迅猛發展的大形勢下，信息和知識已經成為社會運行和發展的重要資源，所以在很大程度上對檔案管理工作的要求也提高了。現階段檔案管理工作想要為社會發展貢獻一份力量就要具備更強大的信息處理和儲存能力，這樣檔案管理服務才能夠更加快捷準確。同時檔案管理工作質量的有效提高也離不開針對檔案管理人員的管理，檔案管理手段創新要求檔案管理工作者要解放思想、與時俱進、破除因循守舊的觀念，跟上信息化發展的社會，學會利用更先進的科技處理手段完成檔案的匯總和整理，全面開發和利用檔案信息資源，為社會發展提供信息支持。本文就在圍繞提高紙質版檔案管理水平的基礎上提出創新檔案管理的手段，并對檔案的保密和利用工作進行討論，旨在對影響檔案工作服務質量的各種因素進行全方位剖析和解決。

關鍵詞：檔案管理;服務升級;研究策略

隨著當前社會的快速發展，工作內容越加復雜，檔案資源越加多樣化，因此檔案資源的價值越來越高，因此傳統檔案管理工作已然無法滿足當前對于檔案管理工作的實際需求，檔案中豐富的信息也就成為了保密工作的重點。在實際工作中，檔案管理對于企業和國家來說都極為重要，檔案如果出現損壞或遺失，則很有可能導致企業的日常生產無法正常展開。特別是對于紙質檔案管理工作而言，紙質檔案容易損壞不易保存，目前我們還未發明出完美保存紙質檔案的科學方法，所以就需要從其他渠道實現對紙質檔案的保護。只有有效的管理方法才能夠合理降低紙質檔案的損壞幾率，保證紙質檔案的利用率可以達到最大化。

一、檔案的利用工作

檔案管理工作是社會進步的一步重要環節，檔案的保存和利用價值會隨著社會需求的增加不斷提高，而且隨著現代檔案管理技術的發展與創新，檔案管理工作更是實現了跨越式的發展 。檔案管理工作主要是指企業內部需要對各項日常生產活動所產生的資料進行分類管理，所以從企業工作人員到整個企業都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個人的隱私密切相關，和企業能否實現長期發展息息相關，所以企業和負責管理檔案的都應該注重檔案管理工作，提高檔案服務質量。

檔案管理工作如果出現處理不當行為一定要及時改正過來，并且要及時和相關部門進行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因為工作失誤被銷毀，檔案管理人員要及時和相關管理部門聯系，及時向領導通報事件的過程和結果，以最快時間找出補救方案，以免造成更大損失。保護檔案的完整性，嚴格保守國家機密是每一個公民應當具備的責任意識，也是檔案管理工作的主要職責，但在當前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經常出現玩忽職守粗心大意的情況，從而導致檔案出現丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據檔案的不同特點以及工作內容的不同性質來進行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會造成企業或國家的機密遺失、泄露等嚴重后果。

二、檔案管理工作環境會影響到檔案管理工作質量

紙質版檔案管理具備一定的特殊性，不僅受到主觀因素的影響，還影響到客觀環境的影響，具體可能會受到光照、溫度、濕度、灰塵等因素的影響。

1.光照

陽光照射會對紙張造成損傷，導致紙張發黃發硬筆跡變淡，其主要原因是由于紙張和筆跡中都存在一定的化學成分，在光照的影響下這些化學成分會分解或者變質。因此在檔案管理工作中必須要盡可能防止光線長時間直接照射紙質檔案。

2.溫度

紙質檔案在不同的溫度環境下也會產生不同的變化，其主要原因是由于紙質檔案中的分子運動和溫度有直接的聯系，如果分子受高溫影響劇烈運動必然會導致紙張的使用壽命縮短，最終會導致紙張破碎現象的出現。溫度對紙張造成的第二種影響即溫度達到一定程度會促成生物的衍生和繁衍，檔案儲存是極有可能會成為微生物或者極小型生物的繁殖空間，這些生物都會對紙質檔案的保存和管理造成一定的威脅。因此在檔案實際管理工作中必須要保障溫度適宜。

3.濕度

紙張最大的敵人之一就是水分，所以濕度也是影響紙質檔案管理工作質量的主要因素之一。首先檔案儲存空間如果濕度較大會導致紙張吸收空氣中的大量水分，紙張長期處于潮濕的環境中會導致墨水再一次潮濕，從而導致筆跡模糊不清的狀況出現，甚至會導致檔案資料出現損毀的情況。并且潮濕的環境也是霉菌生長的主要環境，紙張能夠吸收水分更加為霉菌提供了適宜的培養機，霉菌在紙質檔案上不斷繁殖生長，就會對紙質檔案造成負面影響。

4.灰塵

灰塵充斥在我們日常生活中的每一個角落，而灰塵也是對紙質檔案造成負面影響的主要原因，灰塵如若長時間與紙質檔案接觸，極有可能會將污漬浸染在紙質檔案上，從而導致文字的清晰程度下降，給資料的檢查和查閱造成了一定的阻礙，久而久之甚至可能會導致紙質檔案的損毀。

三、加強檔案管理工作質量的有效途徑

1.提升單位內部檔案管理和保密意識

長期以來檔案的管理工作并沒有收到單位內部的高度重視很直接的一個原因就是檔案管理工作并不會為企業帶來直接的經濟收益，大部分管理工作者認為檔案管理工作只是對信息進行簡單的收集與整理，只需要完整的保存檔案即可，不存在很大的技術要求，從而忽略了完善的檔案管理可以提高工作效率，完善單位管理制度和用人制度的優勢，忽視了其能帶來的潛在經濟優勢。這種不重視的心理導致檔案管理被迫排除在核心工作范圍之外，檔案管理通常和其他工作混合辦公，辦公人員也只是能保證在工作中不泄露、不遺漏信息，但很難調動積極性實施對外的調查和查詢工作，這不僅對企業來說是一種損失，對于國家來說也是一筆不小的損失。檔案的保密工作對于檔案管理工作人員來說是十分重要的，為了提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，促使檔案管理工作人員樹立正確的價值觀，并對檔案損壞的嚴重后果進行充分認識，單位要重視檔案管理和保密的作用，在人員配備、資金投入、設備優化方面都要實現檔案工作的進一步完善，要結合實際情況對檔案的完整性進行定期檢查，如若發現問題，則應當及時利用科學技術手段解決，并做好檔案保存與管理，為檔案管理工作的順利展開打下良好的基礎。

2.建立完善的檔案管理機制

檔案管理工作者必須要重視檔案的保密性原則，想要做好檔案保密和利用之間的平衡關系，就要根據單位的實際發展情況和人事管理制度制定具有高度科學合理性的數字化管理制度。制度的建立可以幫助檔案管理工作人員更好明確工作責任和義務，通過規范衡量自己的工作是否達到標準，來激發員工工作的責任意識。并且工作制度的制定能更好建立檔案管理工作的考核制度，通過績效考核方案的制定規范工作人員的工作流程、提高工作人員的執行力度、促進檔案信息的規范化管理。檔案管理勢必要朝著互聯網化、綜合服務化、信息化以及市場化發展，管理制度的建立能在很大程度提高工作的進度和規范性。

3.紙質檔案管理的保護措施

想要保護好紙質檔案，保證檔案完好，要做好檔案儲存空間管理。首先要避免陽光對紙質檔案的影響，將檔案擺放在光照相對較少的地方，避免陽光直射，對于要特別保管的檔案要放在暗處或者絕對安全的地方，以免造成損壞。另外要做好儲存空間的溫度和濕度控制，要將儲存空間的溫度控制在一個穩定溫度上，最好是控制在14度到18度之間，同時要注意在不同季節儲存空間濕度的控制，要利用科學合理的方法保持室內空氣干燥，可以在室內設置一些防潮設施，例如可利用石灰石硅膠等吸水能力強的物質吸走空氣中多余的水分保證空氣的干燥。有條件的企業可以按照國家規定單獨興建檔案管理室，但考慮到這會加重企業的負擔成本，所以不具備條件的企業可以在辦公大樓內選擇較為合適的地方存放檔案。但是出于對紙質檔案的保護，存放地點的選擇要合理，而對于檔案的保密工作來說，不易于將檔案保存室設置在辦公樓的最底層，并且在建設檔案保存適時要對門窗進行特殊處理，防止人為偷盜檔案。并且從檔案室設置的結構來說還需要將辦公室和閱覽區分開，避免出現人為泄密的情況。檔案庫房管理要指派專人，要按照檔案管理制度，嚴禁一切無關人員進出。要做好電子監控設備的安裝，利用技術手段做到實時監控，防止意外情況發生。檔案保密管理要嚴格遵循制度規定，做到科學管理，為檔案保密和安全維護打下良好的基礎。

4.完善監督措施

長期檔案管理工作中出現失誤是正常情況，但是為了盡量減少工作失誤檔案管理部門還需要建立針對檔案管理工作人員的監督檢查機制，對所有檔案和卷宗都需要進行定期檢查和校對，一旦發現檔案中出現誤差或錯誤則應當及時匯報，做好記錄并快速訂正。如若在檢查過程中出現極為惡劣的檔案損壞現象，那么則應當向管理工作人員咨詢解決辦法，及時采用合理的彌補措施，盡可能挽回檔案數據。要做好責任到人，讓工作人員認識到檔案管理的重要性。

5.處理好檔案保密與管理利用的內在關系

在日常工作中，檔案管理工作者必須要重視檔案的保密工作，保守國家秘密不僅是工作人員的責任和神圣職責，更是每個公民應盡的義務，所以檔案信息必須做好保密工作。在檔案管理工作中，首先需要確認好檔案管理期限和保密期限的綜合性作用，再結合企業的實際工作需求，制定全方面的檔案保存管理機制。在管理工作中有效甄別出檔案管理的保存期限，所有檔案管理保存需要符合國家相關法律規定，以此來保證檔案管理工作不會由于保存期限較短，而對國家安全和利益造成負面影響。但是檔案保密的目的之一也是為了更好地利用檔案，所以檔案也不能束之高閣，要在保證檔案保密工作做好的前提下讓檔案發揮其應有的價值，要在合理范圍內加以利用。在使用過程中要注意保證檔案信息不被泄露，檔案管理部門和使用部門要及時溝通。

6.做好檔案審查工作

在實際檔案管理工作中，檔案審查是一項極為重要的工作內容，為了提高檔案的使用效益，必然要認真審查檔案內容。檔案審查要做到通過專業人員的審查科學、準確地區分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個明確的控制范圍。主要分為三個環節。首先為初審檔案管理工作人員需要根據檔案管理標準，對開放期限內的文件進行逐一審查，對開放期限內的文件設置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠對未開放的檔案內容進行合理的審查并且對檔案內容進行整理與分析，對于一些不必要保存的檔案進行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業領導共同完成，領導者需要分析檔案的內容，在權衡利弊的條件下決定是否能夠將檔案開放。

7.完成檔案解密工作

大量的保密性根據《保密法》確定了三個等級 ，“絕密”、“機密”、“秘密”三級，分級可以讓管理人員明確不同等級檔案管理的措施，提高檔案管理的效率，這樣才能在最大程度合理利用檔案促使檔案可以發揮出其的功能性。需要注意的是，保密檔案的等級并不是長期有效的，一旦檔案過了保管期限，那么檔案的保密價值就會大大降低，為了做好分級管理檔案管理工作者需要時刻關注保密檔案的期限。尤其是對社會各界要公開的檔案，一定要在保密期限到期之前計劃解密的步驟，根據時間規定完成開放前的審查工作，把仍然未解密的檔案列入可控制的范圍內。

8.檔案開放前的基礎工作

在檔案開放前期，檔案管理工作人員還需要根據檔案的記載信息進行系統整理，科學分類，按照基礎信息編纂目錄并制作排列目錄，方便后期檢查和使用。要建立健全檔號，原則就是符合檢索與管理要求。并且還需要編制檢索工具，如文字型、骨干型、基礎型檢索工具等，促使檢索方式更加多元化，可以有效提高檢索效率和檢索準確度。最后是準備副本，副本準備主要針對內容十分重要且珍貴的檔案資料，要確保資料的完整性和正確性，要專門指派專業的工作人員對檔案內容進行抄錄、復印或者照相，保證資料的完整。

要通過嚴格的檔案管理工作才能保證檔案內容不泄露，但是檔案管理也要重視其時效性和范圍，要在有限的使用范圍內創造更多價值，所以現在社會公開的資料在為社會各界利用的同時必須要保證保密工作嚴格執行，不損害國家利益。

結束語

在經濟社會發展如此迅速的今天，創新檔案管理一個有效方法就是將檔案服務質量優化研究納入信息治理的宏觀體系之中，了解用戶的真實需求，全面提升檔案管理技術，為提升檔案管理部門的管理水平和質量提供新的軟實力支持。檔案管理工作在現代社會中占有十分重要的位置，無論任何企業還是國家想要獲得長期發展，那么都需要做好檔案管理工作，合理規劃企業、國家的未來發展路徑，才能夠有效促進企業、國家發展，增強我國綜合國力。創新檔案管理方式，增強檔案服務質量是現代社會發展的需要，所以要做好檔案管理工作，要創建檔案管理新體制，增強工作人員的工作意識和責任意識，完善監督機制，讓檔案管理在新體制的規劃和約束下，在做好保密工作的前提下發揮更大價值，平衡好檔案管理和利用之間的關系。

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（作者單位：陜西省天然氣股份有限公司）