淺談公務用車費用審計

曹洪

公務用車費用主要包括維修費、燃油費、過路過橋費、保險費等，上述費用支出交易頻繁且單筆支出較少，審計過程中往往容易忽略，某些問題具有較強的隱蔽性，也給審計檢查帶來了一定難度。積極探索出一套切實可行的審計路徑，對于審計實踐具有較大的指導意義。

2015年中央巡視組對中國鐵路總公司進行巡視以來，鐵路系統(tǒng)內(nèi)部大力整治腐敗，反腐浪潮一浪高過一浪，防腐斗爭成績斐然。內(nèi)部審計環(huán)境也發(fā)生了重大變化，往常一些屢見不鮮的舞弊行為大幅減少，內(nèi)部審計如何更好的服務于企業(yè)的經(jīng)營管理，需要尋找新的切入點和突破口。通過日常審計工作發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段在公車管理領域“車輪上的微腐敗”的問題仍然存在，鑒于公務用車費用支出交易頻繁、金額小，審計過程中往往容易忽略，某些問題具有較強的隱蔽性且事后監(jiān)督成本較大的特點。筆者結(jié)合日常審計工作闡述了從“制度建設、原始單據(jù)、大數(shù)據(jù)分析”三個方面入手，做好“內(nèi)控、財經(jīng)紀律、合規(guī)合紀”三個方面的審計。

一、堅持從制度建設入手，做好內(nèi)部控制審計

企業(yè)內(nèi)部制度是審計工作的重要抓手，各項規(guī)章制度是行為準繩，做好公務用車審計同其他審計也如出一轍，首先從制度建設與落實入手，檢查被審計單位的公務用車管理是否有序可控。一是檢查制度的建立健全情況，被審計單位是否根據(jù)上級公務用車管理辦法，結(jié)合本單位實際制定了相應的管理辦法，管理辦法是否符合內(nèi)部控制的要求。二是了解汽車基本情況，重點了解被審計單位汽車管理模式，汽車及駕駛員數(shù)量，駕駛員是否取得駕駛證、是否按準駕車型等。三是檢查制度的落實情況。車輛管理是否做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一（固定）停放;ETC、加油卡是否為一車一卡、專卡專車，加油卡母卡與子卡是否分開管理，對子卡圈存是否可控;定點維修單位的選擇是否經(jīng)過招標或詢質(zhì)比價確定，招標或詢質(zhì)比價內(nèi)容是否涵蓋了日常維修保養(yǎng)的相關內(nèi)容等，是否與中標單位簽訂了合同，合同是否對配件單價、勞務費用、結(jié)算方式等進行約定;派車單制度是否落實，派車是否為有權(quán)人審批等等。通過對制度執(zhí)行情況的審計，對制度上的缺失或不完善，形成審計建議，對制度執(zhí)行不力的提出整改意見，同時也為下一步審計做好鋪墊。

二、堅持從原始單據(jù)入手，做好財經(jīng)紀律審計

原始單據(jù)是經(jīng)濟業(yè)務真實性與合規(guī)性的重要載體，在審計過程中要加強對相關原始單據(jù)的檢查和分析，從而達到檢查相關原始單據(jù)背后業(yè)務本身的真實性的目的。一是檢查維修費用。車輛維修申報審批內(nèi)控制度是否落實，相關車輛維修發(fā)票是否為中標定點單位，維修費報銷是否附有相關明細清單，相關結(jié)算金額是否與合同約定金額一致，發(fā)票是否真實合規(guī)。對在定點維修單位的費用支出按應先總后分的原則，首先，根據(jù)全年車輛維修費用支出結(jié)合車輛使用率、車輛使用年限等因素計算出單車年平均維修費用，對超出該平均數(shù)的車輛應重點關注，其次，根據(jù)單車的維修清單，對頻繁維修、保養(yǎng)的項目進行篩選，判斷產(chǎn)生頻繁維修或保養(yǎng)的原因，是否為通過虛假業(yè)務套取資金設立“小金庫”。重點關注在非定點維修單位的維修支出，了解未何原因未在定點維修單位進行維修，對維修單價與定點維修單位同類價格進行對比，是否存在價格虛高的現(xiàn)象，并結(jié)合該車前后三個月的維修記錄，判斷業(yè)務是否真實，是否為虛開發(fā)票違規(guī)套取資金設立“小金庫”。二是檢查保險費用。車輛的保險是否在由內(nèi)部保險公司進行代辦，投保事項、保險額度是否符合相關規(guī)定，未經(jīng)內(nèi)部保險公司代辦的保險業(yè)務，是否經(jīng)過審批，投保金額是否與內(nèi)部代辦投保金額一致，是否存在返點，形成“小金庫”。對比當年與上年度各車保險費用支出，在投保項目、投保金額相同的情況下，對于保費明顯增加的車輛應予以重點關注，通過登錄保險公司網(wǎng)站或電話查詢，掌握保單的理賠情況，關注理賠資金流向，對本單位車輛的理賠是否全額入賬，涉事對方車輛是否與本單位、當事司機存在關聯(lián)關系，防止騙保，形成“小金庫”。三是檢查加油卡與ETC卡余額情況。加油卡及ETC卡充值款借款報銷審批是否嚴格，列賬是否規(guī)范，是否納入“預付款”核算;了解被審計單位如何對加油卡與ETC卡余額進行限額控制，計算全年平均余額與年末余額進行核對，判斷是否存在余額過高，造成資金占用的情況或年末通過預存費用調(diào)節(jié)成本問題。四是檢查新購和報廢車輛情況。對于新購車輛主要關注，購車手續(xù)是否齊全，購車發(fā)票是否真實，發(fā)票記載車型與實際是否一致等;對報廢車輛主要關注，報廢手續(xù)是否齊全，報廢車輛回收單位是否具有相關資質(zhì)，殘值收入是否入賬，資金來源是否與回收單位一致。

三、堅持大數(shù)據(jù)分析入手，做好合規(guī)合紀審計

燃油費及ETC費用是公務用車費用的重要組織部份，內(nèi)部審計對公務用車費用的檢查，多為前一年度經(jīng)營業(yè)績審計的一個審計事項，因時間跨度長，造成加上述兩項費用的數(shù)據(jù)較多，如何從成千上萬條數(shù)據(jù)中快速有效地篩選出存在的疑點，就需要審計人員有明確審計思路和對EXECL數(shù)據(jù)庫的熟練掌握。筆者談談自身審計過程中的做法，希望能起到拋磚引玉的作用：

一是分析全年油耗，根據(jù)行車日志及派車單統(tǒng)計單車全年行駛里程數(shù)，再通過大平洋汽車網(wǎng)等網(wǎng)絡平臺查詢被檢查車輛的百里工信油耗數(shù)，繼而可以對全年工信油耗數(shù)與全年實際加油數(shù)量進行分析對比，對數(shù)據(jù)異常的車輛應重點關注。

二是分析節(jié)假日加油。對從石油公司取得的IC卡對賬單電子版進行修改，增加“星期幾”、“休班”兩列，使用函數(shù)=TEXT（B2，"aaaa）自動生成“交易日期”為星期幾，使用函數(shù)=IF（OR（WEEKDAY（B2，2）=6，WEEKDAY（B2，2）=7），"休"，"班"），生動生成“交易日期”是否休息的數(shù)據(jù)，使用EXECL的數(shù)據(jù)庫SQL語言select * from table1 where table1.休/班='休'and table1.升數(shù)<>0，自動生動篩選法定節(jié)假日的交易記錄。將篩選記錄與行車日志、派車單等資料進行核對，判斷了是否存在公車私用的問題。

三是分析日加油量。對從石油公司取得的IC卡對賬單電子版進行修改，增加“油箱容量”列，被檢查的車輛的油箱容量填入“油箱容量”列，使用EXECL的數(shù)據(jù)庫SQL語言select * from table1 where table1.升數(shù)> table1.油箱容量，自動篩選出來10條超油箱容量加油的交易記錄。

其次，對從石油公司取得的IC卡對賬單電子版進行修改，增加“交易日期”列，將“交易時間”改為日期格式，使用EXECL的數(shù)據(jù)庫SQL語言：

SELECT *

FROM TABLE1

WHERE TABLE1.交易日期

IN （SELECT TABLE1.交易日期

FROM TABLE1

GROUP BY TABLE1.交易日期

HAVING COUNT（TABLE1.交易日期） >1）

生動篩選出一天大于一次加油的加油記錄

審計人員應對上述疑點進行檢查，車輛的油箱容量是固定的，在一車一卡模式下，超過了油箱容量，極有可能將單位加油卡用于私人車輛的加油;對于一日的超一次加油的情況需區(qū)別對待，在一車一卡模式下，加油間隔時間很短的極有可能將單位加油卡用于私人車輛的加油，間隔時間較長，需結(jié)合派車單，行車日志等資料進行綜合判斷是否存在將單位加油卡用于私人車輛的加油。（作者單位：中國鐵路南昌局集團有限公司審計部）