財務共享上線前后會計檔案的銜接方案探究

楊瑋芳

共享單位上線財務共享后，存在兩種會計檔案的保管方式，上線前共享單位會計檔案保管方式和上線后共享會計檔案保管方式，選用什么樣的保管方式，按照共享單位上線時間長短，在全年度會計檔案保管一致性的原則下，由共享單位與共享本著工作效率最大化原則協商選擇。

財務共享服務中心建設是財務機制體制改革創新的方向，它作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣。隨著財務共享模式的逐步推進，共享單位的會計檔案管理工作發生了一定的變化。

共享單位實施財務共享后，會計檔案由原來的紙質單據影像化，形成電子會計檔案，無論是共享單位，還是共享公司， 又或者是審計部門，通過憑證號或服務申請單號在ERP財務系統中可直接調用原始附件信息，且相關憑證信息在系統內可查，可節約大量的人力、物力，使用財務共享服務中心電子會計檔案使用工作效果明顯。

但一家共享單位上線，并不全是在一個會計年度的開始就上線的，這樣就存在一個問題，上線前，共享單位按照原有的會計檔案管理方法順序進行保管裝訂。共享單位納入財務共享后，每筆業務都有一個業務申請單號，紙質單據影像化，裝訂順序隨機，這就造成了差異，這樣的差異要怎樣銜接呢？

一、財務共享上線前后會計檔案銜接辦法的產生原因

財政部、國家檔案局聯合印發的《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號），自2016年1月1日起施行，原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號，同時廢止。這其中有一條，就是各單位根據新《管理辦法》僅以電子形式保存會計檔案的，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致性。依據上述文件，共享中心制定了《共享上線前會計檔案歸檔管理辦法》，對共享單位在實施財務共享后的第一個會計年度內，根據上線時間及業務量情況，與上線共享單位溝通，采用雙方約定的會計檔案銜接方式處理當年會計檔案。

二、按共享上線前的共享單位會計檔案保管方式

按共享上線前的共享單位會計檔案保管方式，就是共享單位上線年度的會計檔案均按共享單位原有的按憑證號排序的方式進行裝訂保管。本著工作效率最大化的原則，按共享上線前的共享單位會計檔案保管方式這種方法適用于下半年實施財務共享上線的共享單位。

共享上線前，共享單位打印紙質的記賬憑證，并置于附件首頁按共享單位約定的憑證號排序進行裝訂成冊。那么上線后，對共享處理的已形成電子檔案的業務，由共享中心在會計年度終了后，仍然按照共享單位原有的模式，將已完成的業務打印出記賬憑證，從檔案庫中將憑證與業務申請號一一匹配、裝訂成冊。

三、按共享上線后的共享會計檔案保管方式

（一）按共享上線后的共享會計檔案保管方式操作方法

按共享上線后的共享會計檔案保管方式，是要求共享單位上線前的某些業務要同上線后一樣，每筆業務有對應申請單號，且每筆業務要有電子影像。按共享上線后的共享會計檔案保管方式，適用于上半年實施財務共享上線的共享單位，相比較這樣的工作量要比匹配下半年的憑證量少很多。這種方式要求共享單位在上線前業務附件的粘貼方式必須按上線后的票據粘貼規范進行，本著會計檔案影像化的完整性、清晰性、規范性，在前期的共享中心憑證檔案部門與共享單位的業務對接中對這一問題兩方進行了溝通，達成一致意見。

按共享上線后的共享會計檔案保管方式，需要將共享單位上線前的業務區分，過濾掉共享單位前端的集成憑證和已有影像的費用報銷憑證，篩選出真正要匹配財務共享申請單號的憑證，進行申請單號的創建，并與原憑證匹配，最終影像化。

（二）按共享上線后的共享會計檔案保管方式的實際操作

以4月上線共享單位為例，由共享單位下某個利潤中心將1-3月的憑證送至共享中心并做好相關交接工作。共享單位人員協助共享中心人員導出ERS憑證和ERP憑證（ERP憑證包含ERS憑證）。排除集成憑證后，剩余的就是共享單位所做的手工憑證，此時，由共享單位利用導出的表格與手中的會計檔案一一核對，保證無遺漏，在核對的過程中，將ERS單據挑出并另行順序擺放。

上述環節做完，需要生成會計電子檔案的憑證就已篩選出來。因共享單位上線前，是按利潤中心憑證號順序擺放會計檔案，所以由憑證檔案科人員利用篩選后的數據，同樣按利潤中心憑證號排序，接合共享自助系統批量創建的模板導入功能，制做了批量導入模板。導入模板為EXCEL格式，其中包含了公司代碼、利潤中心、會計憑證號、會計期間、記賬日期、摘要、申請類型等重要數據。在維護摘要信息時，檔案人員要本著共享單位匹配憑證時簡便的原則進行，摘要信息維護為“利潤中心憑證號+會計憑證號+原憑證摘要”。這樣做，共享單位在申請單匹配時，能通過摘要快速的找到要匹配的憑證，因為兩者采用的是同樣的排序方法，所以生成的申請單數量與憑證數量應絕對的一致，若不一致則應查找原因做相應處理。

共享上線后的所有業務的依據都是以申請單為載體，由掃描儀識別申請單上的二維碼或條形碼做為記錄標識，在做申請單的匹配時，檔案人員按照“申請單+記賬憑證+其它附件”的方式進行擺放后，使用配備的高清高速的掃描快速掃描，完成了共享單位上線前的會計檔案的電子化。掃描完成后的業務可以和上線后正常掃描完成的業務一樣，進行會計檔案的紙質歸檔。

（三）按共享上線后的共享會計檔案保管方式中，前期ERS業務的檔案管理

另一方面，針對ERS系統的憑證，因共享單位在上線前就已使用ERS系統，通過ERS系統的業務共享單位已掃描保留了電子影像，所以ERS系統的業務不在上線后形成電子影像之列。ERS憑證共享單位原有的擺放方法是“記賬憑證+申請單+其它附件”，按照會計檔案的一致性原則，ERS憑證調整為“申請單+記賬憑證+其它附件”的方式。上線前已完成的ERS業務，因不符合紙質單據的歸檔條件，需要共享中心收集狀態不正確的單據數據，聯合系統開發顧問更改這些單據狀態，以達到紙質單據歸檔的要求。這種方法的使用，共享單位提供數據并交接資料，后續工作全部由共享中心完成。

隨著國有企業財務共享服務步伐的大力推進，實施財務共享單位增多，上線時間集中，業務量大，要求共享中心在接收新共享單位時，明確《共享上線前會計檔案歸檔管理辦法》。針對單據郵寄的共享單位共享上線前會計檔案的銜接，創新思路，在大的方向不變的情況下，仍由共享單位提供兩種憑證數據，并做好核對。由共享中心負責批量創建服務申請，導出PDF文件傳遞給共享單位，共享單位在本地打印出申請單并做好匹配工作，隨正常業務寄送至共享中心掃描歸檔。這樣的操作，將工作量化整為零，共享單位與共享中心共同分擔，工作效率大大提高。

四、會計檔案銜接過程中存在的問題

（一）會計檔案空檔期

會計檔案空檔期主要出現在采用按共享上線后的共享會計檔案保管方式下，特別是外地需郵寄共享單位。共享單位在單據寄送后，檔案人員掃描前，為會計檔案的空檔期。這就要求共享雙方前期工作一定做足、做實，共享單位寄出所有單據滿足掃描條件，共享中心人力、物力充足，爭取將這個空檔期降至最低。

（二）憑證影像的查詢問題

前面已述，上線前憑證的業務類型歸為了“歸檔類申請”，如果想查看該憑證的影像，只能通過共享自助系統的“憑證查詢”查看，不能像上線后的正常業務一樣，在ERP系統直接通過憑證號查看影像，希望在以后的工作中，通過系統優化，上線前的業務通過憑證號關聯“歸檔類申請”申請號也可在ERP系統中直接查看影像，避免兩個系統相互轉換。（作者單位：中國石化集團共享服務有限公司濮陽服務部）