淺談新時(shí)期民辦高校檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用

摘 要 作為高校開展教學(xué)活動(dòng)、科研項(xiàng)目，從事人事管理等活動(dòng)的重要記錄，高校檔案在其發(fā)展過程中的作用舉足輕重，這也是衡量高校管理能力的關(guān)鍵指標(biāo)。當(dāng)前，隨著民辦高校的蓬勃發(fā)展，各種類型的檔案資料越來越多，檔案管理難度也逐漸增大。新時(shí)期，隨著信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷升級(jí)，為民辦高校檔案的數(shù)字化管理提供了新的思路和方向。本文對(duì)新時(shí)期民辦高校檔案數(shù)字化管理存在的問題進(jìn)行研究，提出了對(duì)應(yīng)的措施和建議。

關(guān)鍵詞 民辦高校 檔案 數(shù)字化管理 措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字化辦公模式逐漸走進(jìn)人們的視野，數(shù)字化檔案管理應(yīng)時(shí)而生。電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展代替了傳統(tǒng)利用紙質(zhì)文件進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)傳遞的工作進(jìn)程。檔案信息在高校各個(gè)部門之間廣泛應(yīng)用，利用互聯(lián)網(wǎng)共享機(jī)制使得檔案信息在各部門之間傳遞的速度不斷提升。本文對(duì)新時(shí)期民辦高校數(shù)字化檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，提出對(duì)應(yīng)的解決措施，希望對(duì)民辦高校的檔案管理工作有所助益。

1民辦高校檔案數(shù)字化管理應(yīng)該遵守的原則

1.1經(jīng)濟(jì)性原則

在民辦高校檔案數(shù)字化管理過程中首先應(yīng)該遵守經(jīng)濟(jì)性原則。就是在可以圓滿完成民辦高校檔案數(shù)字化管理和應(yīng)用任務(wù)的前期下，利用較少的資金完成檔案數(shù)字化管理工作。由于民辦高校的資金來源相對(duì)有限。所以，在檔案數(shù)字化管理過程中，要堅(jiān)持節(jié)約原則，避免浪費(fèi)學(xué)校經(jīng)濟(jì)資源。

1.2要突出重點(diǎn)

在高校檔案需要管理的內(nèi)容較多，數(shù)量較大。將所有檔案轉(zhuǎn)成電子數(shù)據(jù)，這項(xiàng)工作的任務(wù)量巨大。當(dāng)前，民辦高校從事檔案管理的工作人員并不多，數(shù)字化工作很難在短時(shí)間內(nèi)完成。所以，要求高校檔案人員在答案數(shù)字化過程中，需要對(duì)所有檔案進(jìn)行分析和整理，選擇重要的，其余檔案可在日后逐漸整理。

1.3保證數(shù)據(jù)的安全性

檔案數(shù)據(jù)的安全性是檔案數(shù)字化管理的重中之重。由于互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，導(dǎo)致民辦高校檔案數(shù)字化管理的風(fēng)險(xiǎn)增加。所以，高校必須重視在檔案數(shù)字化管理過程中對(duì)數(shù)據(jù)安全的保護(hù)，在檔案數(shù)字化管理的各個(gè)過程包括輸入、存儲(chǔ)、傳輸、使用、查看等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要預(yù)防外來病毒的侵入，放置檔案丟失和盜取，所以學(xué)校要加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

2民辦高校檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1資金投入不足

通常民辦高校的資金來源渠道相對(duì)較少，而且資金一般都會(huì)用于學(xué)校科研和教學(xué)工作，在檔案數(shù)字化管理上的投入很少。資金的缺乏導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理所需要的的軟件和硬件設(shè)備無法得到完善，很多設(shè)施早已老化，這種情況肯定會(huì)影響民辦高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2.2數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對(duì)落后

當(dāng)前，我國(guó)很多民辦高校的檔案管理部門都建立了自己的檔案數(shù)據(jù)庫，但是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)仍然存在一些問題。比如數(shù)據(jù)庫規(guī)模較小，整體功能不完善，數(shù)據(jù)類型比較單一。而且很多數(shù)據(jù)庫都是題錄數(shù)據(jù)庫，沒有全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，形式的單一性不能滿足用戶的需求。

2.3缺少統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)是開展民辦高校檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國(guó)高校開展檔案數(shù)字化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)家檔案局出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)—紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，但是沒有為高校檔案數(shù)字化建立實(shí)施細(xì)則。由于缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化過程中很可能出現(xiàn)檔案丟失、損壞或者內(nèi)容改變的事情發(fā)生，破壞了檔案的真實(shí)性和安全性。

2.4檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力欠缺

在民辦高校檔案數(shù)字化的過程中，對(duì)檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)能力水平都有很高的要求。但是在調(diào)研走訪中發(fā)現(xiàn)，很多民辦高校的檔案管理人員都是從其他崗位轉(zhuǎn)崗來的，有的缺少檔案專業(yè)知識(shí)的積累，有的則對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)能力掌握不足，這在一定程度上限制了民辦高校檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)行。

3民辦高校檔案數(shù)字化管理的措施和建議

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化的重視

民辦高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的重視程度，是影響高校檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。可以將檔案數(shù)字化進(jìn)程納入學(xué)校信息化整體發(fā)展的規(guī)劃之中，形成統(tǒng)一的系統(tǒng)。民辦高校領(lǐng)導(dǎo)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，利用新想法，結(jié)合自身情況，大膽創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新和完善檔案數(shù)字化管理意識(shí)。

3.2建立健全檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系

建立健全檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，可以有效推動(dòng)民辦高校檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。民辦高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使得檔案信息從采集、建立、存儲(chǔ)到查看等各個(gè)環(huán)節(jié)都有理可依、有章可循。

3.3加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的安全防護(hù)

在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，為檔案數(shù)字化資源的保護(hù)提供了更為安全的保障。要不斷完善安全系統(tǒng)，利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行加固，包括加密設(shè)計(jì)、防病毒入侵技術(shù)等;另一方面，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份，特別是重要的電子檔案數(shù)據(jù)，使用不同介質(zhì)進(jìn)行備份，確保電子檔案可以長(zhǎng)久使用。

3.4注重專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力的提升

專業(yè)技術(shù)人才在民辦高校檔案數(shù)字化管理中的作用是非常巨大的。所以，民辦高校必須注重對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。檔案管理部門應(yīng)該招聘對(duì)口的專業(yè)技術(shù)人才，他們不但對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)了然于心，還能熟悉操作電子計(jì)算機(jī)，從而帶動(dòng)整個(gè)部門對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培養(yǎng)和考核，制定相應(yīng)的考核管理辦法，將數(shù)字化技術(shù)能力與職稱相關(guān)聯(lián)，促進(jìn)檔案管理人員對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

作者簡(jiǎn)介;譚柳林（1985-），女，漢族，廣西南寧人，檔案科副科長(zhǎng)，本科，研究方向：檔案管理。

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