加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)人事檔案管理水平策略淺析

徐艷紅

摘 要：做好行政機(jī)關(guān)人事檔案管理工作，有助于提升單位對(duì)檔案的利用水平，更好地為單位的發(fā)展和人才的成長(zhǎng)服務(wù)。文章從提高檔案管理水平的策略入手，提出了相應(yīng)的意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān);檔案管理;方法策略

1 ? ?提高行政機(jī)關(guān)人事檔案管理的重要性

人事檔案是指單位保存的、涉及干部職工身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人的組織關(guān)系、工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障緊密掛鉤，具有法律效用。在個(gè)人提拔、職級(jí)職稱(chēng)申報(bào)、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納等需提供相關(guān)證明時(shí)，都需要使用人事檔案。可以說(shuō)，個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展都離不開(kāi)檔案。

目前，在檔案管理中有很多問(wèn)題需要解決。如紙質(zhì)檔案的紙張老化、字跡褪色模糊;檔案保管場(chǎng)所條件不到標(biāo)，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn);電子檔案的保密意識(shí)和保密技術(shù)比較差等。檔案工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，向工作人員提出了一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題：一方面，為了維護(hù)歷史真實(shí)面貌服務(wù)，需要把檔案長(zhǎng)期保管下去;另一方面，檔案的“壽命”是有限的。要解決這些急迫的問(wèn)題，充分發(fā)揮檔案的作用，就必須加強(qiáng)檔案的管理水平。無(wú)論對(duì)現(xiàn)在還是將來(lái)的事業(yè)發(fā)展，這項(xiàng)工作都任重道遠(yuǎn)。

從目前電子檔案發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，個(gè)人檔案會(huì)越來(lái)越多，對(duì)紙質(zhì)和電子檔案管理水平提出了很高的要求。為適應(yīng)這一趨勢(shì)，必須不斷提高檔案管理水平。

2 ? ?提高檔案管理水平的策略

提高檔案管理水平是一項(xiàng)綜合性工作，功夫在日常，需要各個(gè)方面努力，可以通過(guò)提升思想認(rèn)識(shí)、健全管理制度、做好日常工作、加強(qiáng)教育培訓(xùn)等一系列措施，不斷提高人事檔案科學(xué)化管理水平（見(jiàn)圖1）。

圖1 ?檔案管理常見(jiàn)的檔案盒

2.1 ?不斷增強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，做好檔案資料搜集

提高檔案管理水平基礎(chǔ)在于提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，要把檔案管理工作作為全局一項(xiàng)重要性工作來(lái)抓，不能平常“淡然漠視”，用時(shí)“心急如火”。從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員，在思想認(rèn)識(shí)方面都應(yīng)該高度重視檔案管理工作，從硬件保障，如庫(kù)房、設(shè)備到軟件完善，如人員配備、系統(tǒng)應(yīng)用等，都予以專(zhuān)項(xiàng)保障支持，為順利提高檔案管理工作水平創(chuàng)造良好的條件。

不斷完善檔案資料的收集。干部人事檔案材料的收集，是做好干部人事檔案規(guī)范管理工作的基礎(chǔ)和前提。檔案材料具有來(lái)源多、涉及廣、手續(xù)繁瑣等特點(diǎn)，材料收集工作是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，事關(guān)日后檔案的正確性、準(zhǔn)確性、完整性。要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，逐項(xiàng)搜集所缺材料，補(bǔ)充材料，采取多種方式、多種渠道，廣泛收集，確保干部人事檔案的完整性、客觀性。

2.2 ?不斷健全管理制度，確保人員責(zé)任落實(shí)

檔案管理制度具有很強(qiáng)的約束性和保障性，一項(xiàng)完善、科學(xué)、合理的檔案管理制度至關(guān)重要，具有重要的決定性作用。在單位內(nèi)部要結(jié)合單位實(shí)際，制定相應(yīng)的制度，比如，修訂干部人事檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、材料歸檔管理辦法、定期核查等制度，進(jìn)一步規(guī)范、完善查閱、借閱工作流程和制度，梳理檔案轉(zhuǎn)遞、接收、材料收集、鑒別等多項(xiàng)工作流程，使檔案管理工作環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任落實(shí)到人等。可以建立檔案管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，各部門(mén)確定一名干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員，明確工作職責(zé)，確定收集范圍，定期移交報(bào)送。

可以制定干部人事檔案管理制度、職責(zé)，并將制度公布上墻。從嚴(yán)管理檔案材料使用，對(duì)查閱檔案和調(diào)閱檔案的要嚴(yán)格按照程序和要求執(zhí)行，確保萬(wàn)無(wú)一失。只有制度保障齊全、崗位職責(zé)明確，才能不斷促進(jìn)檔案管理水平實(shí)現(xiàn)真正的提高。

2.3 ?做好檔案管理日常工作，形成良好工作氛圍

千里之行，始于足下。只有從日常工作入手，堅(jiān)決做好檔案管理日常工作，才能真正將工作落到實(shí)處，見(jiàn)到實(shí)效，為單位發(fā)展提供服務(wù)。（1）將干部人事檔案工作經(jīng)費(fèi)納入重要的日常管理之中，從保存入手，提高干部人事檔案庫(kù)房條件。（2）應(yīng)完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，按照政治素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)本領(lǐng)高超的標(biāo)準(zhǔn)選好配強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍，明確檔案管理的崗位職責(zé)，強(qiáng)化管檔人員的業(yè)務(wù)操作能力，為干部人事檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。（3）應(yīng)加強(qiáng)檔案入檔管理，嚴(yán)格按要求進(jìn)行干部檔案的認(rèn)定、歸檔、查借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。從嚴(yán)鑒別入檔材料真實(shí)性，對(duì)不見(jiàn)原件的復(fù)印件、內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范的材料、印證材料不完備的材料不予入檔，確保干部人事檔案入檔原始資料的準(zhǔn)確性。（4）從日常管理入手，實(shí)現(xiàn)檔案辦公場(chǎng)所、整理室、查借閱室的分離和互不干擾，為檔案的便捷、高效、實(shí)用和安全管理提供有利條件。

2.4 ?加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理水平

通過(guò)集中培訓(xùn)和自學(xué)等方式，不斷加強(qiáng)檔案管理方面的教育培訓(xùn)，提高從業(yè)人員素質(zhì)和工作能力。可以采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”相結(jié)合的形式，集中對(duì)單位檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn);可以在單位內(nèi)部開(kāi)展小組自學(xué)、分組制度學(xué)習(xí)競(jìng)賽等方式，不斷給從制度學(xué)習(xí)、操作水平等方面提高。只有“人”這個(gè)基礎(chǔ)做好了，“事”才能越辦越好。

檔案管理水平的提高不是一朝一夕的事，也不是一個(gè)人、一個(gè)部門(mén)的事，需要凝聚全單位的力量共同做好，希望不斷適應(yīng)新時(shí)期、新要求做好這項(xiàng)工作。