在新形勢下做好鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析

劉婧

【摘? 要】隨著科學技術的飛速進步和我國鐵路行業的迅猛發展，對鐵路企業檔案管理工作提出了新的要求，原有的管理方式效率低下，不能匹配鐵路行業的發展需要。因此，必須要加強在新形勢下企業檔案管理問題的分析，采取針對性的措施提高企業檔案管理質量和管理效率，充分發揮鐵路企業檔案的作用和價值。

【關鍵詞】新形勢;鐵路企業;檔案管理

【Abstract】 With the rapid progress of science and technology and the rapid development of China's railway industry， new requirements have been put forward for the archives management of railway enterprises. The original management mode is inefficient and cannot meet the development needs of the railway industry. Therefore， it is necessary to strengthen the analysis of enterprise archives management under the new situation， take targeted measures to improve the quality and efficiency of enterprise archives management， and give full play to the role and value of railway enterprise archives.

【Keywords】new situation; railway enterprise; archives management

1 引言

檔案作為鐵路企業生產經營活動的記錄者，對于企業的發展有著至關重要的意義。在新的發展形勢之下，要想為鐵路行業的持續穩定發展創造良好的環境，必須要加強對鐵路企業檔案的管理與運營，通過鐵路企業檔案的管理和分析為企業決策提供數據支持，實現企業的穩定發展。

2 當前鐵路企業檔案管理過程中存在的問題

2.1 缺乏專業高水平的企業檔案管理人才

社會經濟的飛速發展促進了我國交通運輸行業的迅猛進步，我國鐵路企業運輸能力逐年提升，基礎設施建設逐漸完善，面臨著極大的發展機遇，但同時也給鐵路企業的發展帶來了一定的挑戰。從目前來看，鐵路企業檔案管理人員普遍專業素養不足，文化知識水平不高，難以適應新時期對企業檔案的管理需求。最近幾年來，鐵路企業的生產結構和生產布局發生了重大的調整和改革，各個鐵路企業的基層部門也進行了相繼合并和重組，這也大量增加了鐵路企業的檔案管理工作。但鐵路行業并沒有配備足夠的檔案管理人員參與檔案整理與檔案分析，導致很多檔案難以發揮應有的作用和價值，影響檔案管理工作的正常開展[1]。

2.2 缺乏對檔案管理工作的重視

檔案管理工作一直以來在鐵路企業中沒有得到足夠的重視，很多領導人員對檔案管理工作的認識存在一定的誤區，認為檔案管理工作只是簡單的資料整理以及存儲，并不能夠給企業帶來足夠的經濟利益，而忽視了相關檔案管理活動，導致企業檔案管理存在較大問題，檔案資料不全，檔案價值不清晰等。對于鐵路企業來說，絕大多數的鐵路企業認為檔案管理工作可有可無，導致鐵路企業內部普遍缺乏對檔案管理工作的重視[2]。

2.3 鐵路企業檔案管理硬件設施不足

從當前來看，我國鐵路項目建設正呈現逐年增長的狀態，很多鐵路企業正在大力開發新的項目和路線，這也在一定程度上對檔案存儲空間有著更高的要求，原有的檔案管理工作所使用的庫房空間無法滿足日益增長的檔案資料的要求。因此，必須要加快傳統檔案管理工作朝向電子信息化檔案管理方向的轉變，原有的紙質檔案轉變為聲音形式、視頻形式以及文字形式，通過電子化的方法進行存儲、分析以及管理。但從實際情況來看，鐵路企業并沒有提供專業可靠的電子設備系統進行檔案管理工作的輔助，相關電子建設和信息建設的經費也有限，影響檔案硬件設施的更新與優化[3]。

2.4 缺乏科學有效的管理制度

科學系統的企業檔案管理制度是保證企業檔案管理活動能夠順利有序推進的基礎，但從鐵路企業檔案管理工作實際情況來看，普遍存在檔案收集不規范、不科學的問題，這主要是由于缺乏制度化的管理程序以及行之有效的管理制度。員工的檔案管理與收集行為不受到制度的約束，檔案管理人員工作隨意性和主觀性較強，這在很大程度上影響檔案管理的效率。其次，有的鐵路企業職能部門和職能科室沒有重視起文檔的歸檔工作，移交時間過度拖延，導致檔案人員正常工作被阻礙和拖延。鐵路企業的員工對檔案管理工作缺乏正確的認識，沒有加大檔案管理的宣傳工作，影響檔案管理活動的有序開展[4]。

3 在新形勢下做好鐵路企業檔案管理工作的相關對策

3.1 加強檔案管理工作的宣傳

鐵路企業檔案管理人員必須要結合當前鐵路企業的發展現狀以及鐵路企業未來的發展方向合理地開展檔案管理工作，加強檔案管理作用的宣傳，使得企業普通員工都能夠認識到檔案管理的重要意義，組織檔案管理工作人員學習《檔案法》，加強各級領導對檔案管理工作的重視，并通過檔案資料和檔案圖片等形式開展企業文化和企業歷史的展覽活動，進一步加強企業領導者和企業職工對檔案知識的了解，為檔案管理工作的順利推進創造良好的環境。

3.2 提高鐵路企業檔案管理人員的綜合素養

鐵路企業檔案管理工作對管理人員的專業素養有著一定的要求，需要鐵路企業員工既具備專業的檔案管理工作經驗，還能夠利用先進的電子信息技術開展檔案的高效管理工作。鐵路企業一方面需要對專業高水平的檔案管理人員進行招聘，充實鐵路企業的檔案管理隊伍，幫助鐵路企業全面提升檔案管理工作質量;另一方面還需要對工作人員的行為進行進一步的規范與約束，檔案管理工作相對來說環節較多，涉及的信息內容比較繁雜。如果檔案管理人員沒有認真遵循流程和規定進行工作，很容易出現錯誤和問題，影響檔案管理效率和公司的正常決策。因此，必須要嚴格執行鐵路部門對檔案信息管理的要求，加強對檔案整理和檔案信息存儲的審核，使得檔案管理工作能夠規范有序開展。另外，還需要加強對現有檔案管理工作人員的培養，使得檔案管理人員能夠更好地掌握檔案業務，可以運用先進的科學技術手段全面提升檔案管理效率，減少失誤情況的發生，為鐵路企業的持續穩定發展提供良好的檔案支持。

3.3 做好檔案的管理與控制

首先，在進行鐵路檔案管理工作中，需要對材料收集、材料歸檔以及材料分析等相關工作進行具體的規定，制定行之有效的收集制度和歸檔制度，嚴格按照文件材料的類別進行分類和歸檔，標明文件材料的相關信息，創新收集手段，可以通過登門尋求以及事前監控、收發文件等方式，加大對信息資料的收集與審核，遵循檔案的形成規律，不斷擴大檔案的收集范圍。同時，檔案的存儲和管理也可以通過多種形式來開展，不僅需要保存鐵路企業的紙質載體檔案，還需要收集相關錄音、照片、視頻等具有保存價值的檔案材料，對檔案整理工作進行進一步的規范，按照規定和管理要求進行整理，合理排列案件和組卷，按照規定進行檔案資料的目錄設置以及整理修訂，改善檔案保存的物質條件和環境，做好檔案管理空間的防潮、防火、防蟲措施。

3.4 加強鐵路企業檔案管理工作的硬件設施建設

鐵路企業相關領導人需要認識到檔案管理工作的重要意義，并加大硬件設施建設方面的資金投入，了解到鐵路企業的檔案資料是不可再生的，是對于鐵路企業發展至關重要的資源。首先，鐵路企業需要加大檔案用具和用品的資金投入，購買專業可靠的設備進行檔案的管理，使得檔案資料能夠得到充分的保護，避免檔案資料在后續使用過程中出現損毀形象。其次，還需要加強基礎設施的建設，建立起專門用于放置檔案的箱柜和庫房，并做好消防措施，為檔案管理工作創造良好的空間。另外，還需要通過應用專業的企業檔案管理軟件對企業檔案管理工作進行優化和升級，解決傳統以人力為主的管理方式的效率低下和錯誤頻率高的問題，有效提升鐵路企業檔案的管理質量，縮短企業檔案管理時間，實現檔案信息檢索、輸入以及應用的現代化，從而可以更加準確、迅速、方便地進行檔案信息資料的定位以及收集。鐵路企業檔案管理工作人員需要結合常規性檔案材料的種類以及要求進行針對性管理，加強對鐵路企業檔案信息資源的動態了解，明確鐵路企業檔案的深層需求，全方位地對鐵路企業檔案信息資源進行開發與管理，轉變原有的檔案管理服務態度，將被動的事后服務轉變為超前的、主動的服務，提高企業管理人員的滿意度。同時，還需要結合鐵路企業檔案管理工作的特點和規律，對檢索手段進行進一步的豐富和完善。采取多載體、多形式以及多途徑的檢索模式，改變原有的檢索速度慢、檢索效率低的問題，提高企業檔案管理效率。

【參考文獻】

【1】鄔賀銓.大數據時代的機遇與挑戰[J].中國經貿，2018（6）：32.

【2】張文彥，武瑞原，于潔.大數據時代的圖書館初探[J].圖書與情報，2018（6）：15-21.

【3】葉文玲.剖析鐵路企業檔案管理模式的改革創新[J].辦公室業務，2018（13）：92-93.

【4】王青霞.關于鐵路系統檔案信息化建設的若干思考[J].中外企業家，2016（29）：203-204.