信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張榮

摘 要：檔案作為人們參與社會活動所形成的原始記錄，在當前社會條件下發揮著無可替代的作用。在當前的社會環境下，紙質檔案依舊發揮著重要的作用，但伴隨著科技的發展，有必要對傳統的紙質檔案通過現代科技實施更高效的管理方式，電子檔案可以省去紙質檔案的運輸，無須考慮紙質檔案保存的物理條件，以數據的形式對人力資源和社會保障進行監測和管控。提升檔案管理工作的效率和質量可以適應科技帶來的社會變革，更好地切合人們的實際需求，加快信息化建設的腳步。但目前檔案的信息化依舊面臨較多的困難，無法實施從紙質檔案到電子檔案的大跨越，因此本文針對目前檔案信息化過程中存在的問題，提供了一些參考和建議。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 信息化 問題 對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-00-01

一、檔案管理工作信息化的重要性

1.更好地實現檔案的保存和轉交

現代化檔案管理可以提高檔案管理工作的效率和質量，降低檔案管理和保存難度。紙質檔案在保存時對于場地以及周圍的空氣環境有較高的要求，同時單位之間檔案的交接也容易造成檔案的遺失和損毀，如果實現了檔案管理工作的信息化，可以將檔案信息錄入計算機，在計算機端進行編輯和保存，檔案的交接也可以通過互聯網進行傳輸，從而更好地保護檔案。

2.提升檔案管理工作的效率

伴隨工作的進展和社會的發展，檔案的內容越來越全面，數量也隨著機構、組織以及人員數量的增長、時間的推移而增加，這也給檔案的管理工作帶來了更多的困難。同時鑒于檔案對于組織和個人的重要作用，檔案管理工作也需要極高的專業性和安全性。傳統的檔案管理工作花費大量時間在檔案的搜索、登記、運輸上，不同組織采用的檔案的格式和要求也不盡相同。一旦采用電子檔案可以更好地將檔案的格式進行標準化，同時簡化檔案的處理過程，極大地提高了檔案管理工作的效率

3.檔案管理工作信息化是未來趨勢

由于工作效率以及環境保護等方面的需求，現代社會更加推崇無紙化辦公。檔案管理工作的信息化也順應了這一趨勢。它充分開發了社會物質資源的潛力，簡化了檔案管理工作的內容、優化了管理的方式。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.檔案管理軟件的一致性

由于現代社會的不斷進步以及人們對檔案的重視，現有的檔案管理軟件大多已經足夠滿足日常需要。但是由于檔案管理工作沒有統一的管理部門以及機構，因此檔案管理工作的規范化也就成了問題。目前檔案管理工作呈現出部門差異化、行業差異化、地域差異化的特點。各個組織和部門可能存在自行研發的檔案管理軟件，但是部門與部門之間、行業與行業之間、甚至不同地域之間的檔案管理軟件都不盡相同，無法實現檔案的協調共通，這大大阻礙了檔案信息化的進程。

2.檔案標準化、規范化程度不高

檔案由于需要在不同的組織間進行轉交，因此采用統一的標準和規范進行檔案的編輯和保存就十分重要。但是在當前的社會背景下，國家缺乏統一的檔案管理機構對檔案的格式、內容、形式進行規定。因此檔案的標準化、規范化程度也就不高。這也導致檔案管理工作暫時還無法滿足大范圍的信息資源共享需求。要想在全國范圍內推行統一的檔案格式，需要從政府的角度進行統一規范，這也是檔案標準化、規范化過程中不可避免的。

3.檔案的安全性和保密性有待加強

紙質檔案由于其物理屬性，不便于修改和運輸，而且不會由于誤操作等原因被丟失，因此可以更好地進行管理和監督。目前一些機要文件還是要通過紙質檔案進行存檔。電子檔案雖然具備便于編輯、轉交方便的特點，但是由于其載體的特殊性，容易被人為地進行更改和復制，這也造成了檔案的安全性不高，保密性較差?，F代社會是建立在互聯網基礎之上的，檔案的信息化過程同樣離不開互聯網，如果想更方便地在組織之間傳遞檔案則必須通過互聯網這個媒介，這也就給不法分子提供了機會，他們可以通過網絡技術對原始檔案進行篡改和竊取，而提高組織網絡安全的成本又較高。一旦遇到檔案管理系統的崩潰、網絡攻擊、以及病毒傳播時，檔案的安全性就無法進行保障。因此目前電子檔案還應用在一些檔案內容重要性相對較低的領域，一些機要文件尤其是涉及行業機密甚至國家安全的文件還需要通過紙質檔案進行留檔和管理。

4.檔案管理人員素質以及數量的要求

傳統的檔案管理對于人員的工作素質沒有較高的要求，但信息化檔案管理工作則對檔案管理人員的工作能力提出了更高的需求，雖然檔案管理軟件簡化了檔案管理工作中一些冗余的步驟，但是還是需要管理人員來進行操作，而且對工作人員的計算機使用能力的要求也大大提高。因此在信息時代的大背景下，各檔案管理部門應該招收、培養檔案管理和計算機技術能力兼備的復合型人才，尤其是檔案安全方面應該投入更多成本，從而保障檔案信息化的順利實施。此外，基于檔案安全性的考慮，在重要領域和部門還應該全面考慮檔案管理人員的思想品德，避免檔案信息的泄露。

三、信息時代檔案管理工作中問題的解決對策

1.加快檔案資源的信息化進程

在信息時代，除了檔案的基礎編輯保存操作以外，最重要的還是電子檔案的共享，這樣才能最大化地發揮檔案應有的作用。因此在信息時代想要加快檔案資源的信息化過程，必須培養專業的檔案管理人才，實現傳統檔案到電子檔案的轉化，使用同一或格式可以兼容的檔案管理軟件對電子檔案進行統一管理。這樣有利于舊檔案的保存，同時可以通過計算機更方便地進行檔案的操作和管理。同時由于檔案載體的改變，可以對方案的內容進行多元化的豐富，在傳統的文字記錄基礎之上，同時附加圖片、視頻、音頻等文件來豐富檔案的內容和深度。其次，互聯網的存在消除了地域物理限制，檔案的傳輸可以借由互聯網短時高效地實現。信息化時代檔案管理主要是通過數據的操作實現，因此檔案管理其實本質上也是數據的管理，檔案管理系統本質上也就是數據庫管理系統。在建設數據庫時候、規定檔案格式時候應具備一定的前瞻性，充分考慮檔案未來的發展需要，在數據庫建成后加強維護工作，從而保證數據的安全性和完整性。

2.建立完善的檔案信息安全保證系統

檔案在我國的經濟發展、政治建設等方面都發揮著十分重要的作用，伴隨著檔案的信息化，檔案的信息安全問題也亟待解決。檔案信息安全問題主要包括兩個方面，首先是檔案的存儲安全，其次是檔案的使用安全。現代社會充滿機遇的同時也充滿競爭，信息在現代社會中發揮著越來越重要的作用，檔案安全的重要性也就不言而喻，為了保證檔案信息安全，應該建立起完善的網絡防御體系，防范黑客的網絡攻擊，同時在信息使用時防止信息泄露，可以將物理手段和信息手段同時使用來

保證檔案信息安全。

3.培養大量優質的檔案管理人才

信息時代檔案管理工作雖然由于檔案管理系統的存在大量簡化了管理工作，但是對于檔案原理人員的需求依舊存在，同時在檔案管理能力的基礎上，對于信息化技術也就是計算機操作技術提出了更高的要求，同時為了保障檔案的信息安全，檔案管理人員除了專業知識還需要具備一定的責任感和政治鑒別能力，以此推動檔案管理工作在信息時代背景下的發展。

結語

在信息時代，檔案實現從紙質到數據載體的轉換，以及檔案管理工作從傳統管理模式到信息管理模式的轉變是一個較為困難但是又必須進行的歷史進程，一個便捷、高效、安全的人力資源和社會保障監測系統對于人力資源和社會保障檔案的管理具有劃時代的意義。因此我們必須在這方面投入更多的精力，實現檔案管理工作的信息化進程。

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