信息化背景下高職學生檔案管理的過程和方式研究

陳莉

【摘要】在當前信息化背景下，高職院校學生檔案管理是重中之重。院校應不斷引入現代化信息技術，并將其應用在學生檔案管理中，這樣的做法不僅可以完善傳統學生當前管理工作中的不足，還可以加快學生檔案管理的規章制度，使學生檔案管理手段不斷創新，全面提高當前學生檔案管理的效率，為高職院校實現可持續發展奠定基礎。

【關鍵詞】信息化背景? 高職院校? 學生檔案管理

學生檔案在院校的管理活動中形成，其可以反映出學生在校期間的表現，并將學習、實踐、活動、德育、能績等表現進行記錄，是高職院校整體管理中必不可少的重要組成部分。因此，在當前信息化背景下，高職院校的學生檔案管理應進一步完善，以信息化提高檔案的準確度，完善傳統學生檔案管理工作中的不足，以此促進高職院校的發展。

一、高職院校學生檔案管理的內容

高職院校學生檔案管理是高校整體管理中必不可少的重要組成部分，管理的內容具體包含以下幾個部分。

（1）高職學生在入校時需要提交高中時的檔案，且檔案不可缺失，所收集的檔案資料主要包括：新生入學登記表，登記表中必須包含準確的個人信息，如家庭成員情況、學習情況等;新生入學體檢表，體檢表中的數據必須保證真實，避免含傳染病的學生入學;前高中學生檔案，檔案中必須包括學生在高中時的經歷情況，以此反映學生的素質及思想品德;高考錄取信息，該檔案中必須包括高考分數;入團材料中可包含團籍材料或黨籍材料，以學生當前的政治面貌為基準。

（2）學生在校期間，高職院校需要繼續采集檔案材料，所采集的檔案材料主要包括：學生入學后的學籍注冊表、學生各項成績、院校活動等，其中學生的學習成績包括各項實踐學習及理論知識學習，包括學生的考試的補考和重修。除此之外，在檔案采集過程中需要記錄學生的異動情況，異動主要包括學生在校期間的休學、退學、復學等材料，且檔案中需要包括學生的鑒定表、體檢報告、獎罰材料等。

（3）在高職院校學生畢業時，學生檔案中需要放入結業資料、結業成績、畢業生登記表等，對于優秀的學生應在檔案中放入獎章，并附加就職推薦等材料，以此為學生日后發展部奠定基礎。

二、信息化背景下高職院校學生檔案管理現狀

部分高職院校的學生檔案管理缺少信息化技術的應用，導致學生檔案管理無法真實反映出學生的情況，這樣的問題不利于高職院校發展。

（一）檔案管理意識比較薄弱。就目前情況來看，部分高職院校缺少專業的檔案管理人員，多數檔案管理人員身兼多職，導致學生答案管理無法有效落實。同時，由于檔案管理人員專業度不足，因此檔案管理意識較為薄弱，也無法合理應用當前的信息化管理技術。且部分檔案管理人員在學生檔案管理中認為，檔案管理是單純的資料保管工作，操作單一，沒有過多的技術性要求，這樣就容易造成收集檔案的不及時，對高職院校學生檔案管理意識受到了嚴重的阻礙。

（二）信息化檔案管理的水平低下。高職院校各院系的學生檔案管理人員大多為接受過專業的信息化檔案管理培訓，無法將現代化信息技術熟練應用，在對學生檔案進行收集和整理時，也沒有以信息化進行資料整理，導致學生部分檔案丟失。同時，部分高職院校的信息化檔案管理缺少相應的軟件設備與硬件設備支撐，且信息化檔案管理基礎不足，這樣的問題難以實現檔案信息化管理的確切落實。

（三）檔案資料收集尚未完善。學生檔案存在差異性，不同學生的檔案有所不同，在收集的學生檔案資料時，需要針對不同學生編制不同的學生檔案，使內容可以反映學生的綜合素質。但就目前情況來看，部分高職院校的學生檔案缺少針對性，且信息化檔案資料收集也尚未完善，個性化綜合素質的材料幾乎沒有，如活動參與度、社會實踐、道德品質等，這樣的學生檔案無法反映出學生的真實情況。

三、信息化背景下高職院校學生檔案管理方式

（一）提高信息化檔案管理意識。高職院校當前的發展離不開信息化建設，因此學生檔案管理人員也應將信息化建設充分重視。首先，應將學生檔案管理信息化建設列入到整體規劃中，以此提高學生檔案信息化管理意識。其次，高職院校也應該加強對學生檔案管理信息化建設的投入，在資源方面給予支持，積極引進先進的技術與設備，建立良好的檔案信息管理平臺。最后，高職院校需要采集多種學生在校期間的表現情況，不團提高信息化檔案管理意識，使檔案可以反映出學生的綜合素質。

（二）制定檔案管理信息化制度。由于高職院校的信息化管理建設是一項長期工作，是高職院校中的系統工程，也因此對高職院校檔案管理人員提出個更高的要求和標準。高職院校首先應制定檔案管理信息化制度，以此對檔案管理人員開展培訓，豐富學生檔案管理人員的信息化知識，使學生檔案所包含的信息更為全面。其次，高職院校還應定期對檔案管理相關人員進行考核，全面評估檔案管理人員的綜合素質，保證學生檔案管理的有效性。

（三）檔案信息化建設基礎設施與管理標準完善。在信息化背景下，高職院校學生檔案管理應加強基礎設施方面的建設，并積極引進先進的信息化設備，將陳舊的設備淘汰，進而使檔案管理更符合高職院校自身需求。

與此同時，檔案管理標準應與信息化結合，完善當前的管理標準，使檔案管理更有針對性，使學生檔案管理與當前社會需求統一，并建立相關的規章制度，嚴密監管檔案的保密性，確保檔案信息化建設的安全性與合理性，進而推動高職院校檔案信息化建設的發展。同時，應合理化利用當前信息技術，增加學生在校情況的材料收集類別，使學生檔案可以作為客觀標準反應學生的真實情況，以此提高院校的管理質量。

結束語：

隨著我國科技的日益進步，高職院校學生檔案管理應重視信息化建設，以專業模式完善當前高職院校學生檔案管理中的不足，規范當前學生檔案管理制度，使檔案可以反應學生的綜合素質，進而提升高職院校學生檔案管理的效率，促進高職院校深化發展。

參考文獻：

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