信息化時代事業(yè)單位檔案管理模式及特點分析

王玲

摘 要：在信息化的時代背景下，信息技術的應用提升了事業(yè)單位檔案管理的工作效能，有效降低了檔案管理成本，有效推動了政務公開。面對信息化的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位有必要推動檔案數字化，落實檔案管理信息化建設，同時培養(yǎng)有高素質的專業(yè)人才，以滿足時代發(fā)展需求。

關鍵詞：信息化時代 事業(yè)單位 檔案管理

對于事業(yè)單位而言，檔案是對其發(fā)展過程的記錄，體現著單位職能的演變以及具體工作的開展。可以說，它是事業(yè)單位的一項隱形資產。隨著機構改革的持續(xù)推進，事業(yè)單位檔案管理制度發(fā)生了巨大的變化，逐漸從紙質管理走向數字化、信息化管理，而傳統管理缺陷則日益凸顯。為了順應信息化的發(fā)展，事業(yè)單位應當把握當前檔案管理的特點，立足于實現從傳統管理向現代管理的轉變，從而真正發(fā)揮檔案的功能與作用。

一、信息化時代事業(yè)單位檔案管理特點

（一）提升工作效能，降低管理成本

信息化時代，信息技術被應用于事業(yè)單位檔案管理中。無論是檔案信息的收集、整理，還是檔案信息的查詢、應用，都由管理人員通過計算機來控制。當檔案信息被存儲于檔案數據庫中時，單位的所有人都能根據自身權限來查詢所需檔案文件，這就極大地節(jié)省了檔案查詢的人力，避免了管理人員入檔案室翻閱紙質檔案的麻煩，提升了實際的檔案管理工作效能。另外，計算機環(huán)境中，檔案信息以數字化的形式存在，管理人員能夠按照當前單位的發(fā)展對檔案信息進行動態(tài)調整，以保證檔案的實時性，同時避免傳統紙質檔案出現的損壞、老化情況。

（二）實現政務公開透明

信息化檔案管理中，事業(yè)單位可通過單位網站發(fā)布具有公開性質的檔案，如與人民群眾生活相關的檔案文件、單位階段性工作計劃檔案等，以供上級與人民群眾查詢，從而實現政務的公開透明。這既滿足陽光政務的要求，又符合信息化時代規(guī)范運用網絡資源辦公的要求。

二、信息化時代事業(yè)單位檔案管理模式的轉變

（一）推動檔案數字化

信息化時代，數字化檔案逐漸替代紙質檔案。事業(yè)單位開展檔案管理工作的過程中，首先，需要進行文書處理，按照文書檔案整理的辦法對發(fā)展過程中生成的各項紙質檔案進行整理、歸檔，整理好后，根據檔案的生成年限、保管期限進行檔案的有效區(qū)分，并為檔案進行編號。其次，建立專門的檔案管理數據庫，按照檔案編號錄入歸檔目錄。以國家檔案局發(fā)布的《紙質檔案數字化規(guī)范》為基礎，運用掃描儀、相機等將紙質檔案轉化為可被計算機識別的圖像和電子文本，原則上只轉化密級為公開的檔案。再次，進行數字化檔案的存儲，對于掃描的圖像文件，采用G4、JEPG格式保存，若數字化檔案主要用于網絡查詢，則選擇PDF等格式。最后，根據《檔案著錄規(guī)則》進行檔案著錄，建立檔案目錄數據庫，并通過人工校對、軟件自動校對等方式對著錄項目的完整性、內容的規(guī)范性進行核對。核對完成后，將檔案數據庫對接到相應的服務器上，以便于單位內部人員查詢。為了避免數字化檔案丟失，定期進行多套備份，并做好標簽。

（二）培養(yǎng)高素質的專業(yè)人才

信息化時代，事業(yè)單位需要有高素質的專業(yè)人才來負責檔案管理工作，以滿足當前檔案管理的需要。因此，對這一類人才的培養(yǎng)是十分有必要的，培養(yǎng)效果直接影響檔案管理工作效能的提升。培訓過程中，積極組織在職管理人員學習檔案相關的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》等，并參加檔案系統學習培訓活動，從而提升管理人員的法律意識。同時，開展多樣化的管理技能比賽活動，分紙質檔案管理和數字化檔案管理兩部分，通過前者夯實人員的專業(yè)基礎，通過后者促進人員信息化能力的發(fā)展。

（三）落實檔案信息化建設

檔案信息化建設滿足時代的發(fā)展需要，對事業(yè)單位提高檔案利用率、加強檔案管理有積極作用。在建設過程中，不僅要重視檔案管理系統、電子文件中心、數字檔案館等應用系統的建設，又要關注相關管理標準規(guī)范、安全保障等的建設。例如，檔案管理系統建設，設置管理人員、用戶的權限分級，對絕密檔案加多重安全防護，采取一人一賬戶登錄。根據需要設計認證區(qū)、查詢區(qū)、閱讀區(qū)、檔案存放區(qū)、數字化處理區(qū)等功能分區(qū)，建立人臉識別、數字化檔案自動實時存儲體系，實現單位綜合業(yè)務實時監(jiān)控系統對系統相關信息的集中控制。同時，利用檔案管理信息化發(fā)展建設，將管理系統的數字資源集成到不同的資源池中，實現數字化檔案的海量存儲。再如，標準管理規(guī)范建設，設置專人專崗進行系統的管理，嚴格規(guī)范檔案的利用流程。當單位內部人員需要查詢超權限的檔案文件時，要求其出示上級領導的查詢同意書，若沒有同意書，則禁止其查詢超權限的文件檔案。反之，如果有同意書，則由管理人員調整其權限，查詢后進行權限恢復。

三、結語

信息化時代，事業(yè)單位檔案管理勢必會走上信息化的道路。對于事業(yè)單位而言，應當順應這一發(fā)展趨勢，深刻把握當前的檔案管理特點，推動檔案數字化，加強管理信息化建設，同時注重高素質專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而提升管理效能，進一步發(fā)揮檔案的功能與作用。

參考文獻

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