單軌制趨勢下檔案信息系統與業務系統的整合連通與電子文件通行

瞿靜

摘? 要：單軌制趨勢下檔案信息系統與業務系統中，檔案與文件兩種客體在采用一種運行模式的同時，檔案管理者與文件管理者兩種主體各自面臨著不同的困境。在整合連通時需要打好整合的基礎，理清連通邏輯;解除移交困局，尋求破解之道。實現電子文件共享則要依賴基于檔案特性的共享意愿、預期和現實，基于規則的共享路徑、方式、方法與實現和基于一定通行需求的強度與迫切程度。

關鍵詞：單軌制;檔案信息系統;業務系統;整合連通;資源共享

在電子文件“單套制”歸檔管理模式中，文件從生成到銷毀或永久保存的整個生命周期中都不會出現非電子形式的文件類型，是一種純粹的電子化運作模式，其實質就是電子文件“單軌制”運行管理模式。[1]在這種模式下，“我們需要全面部署電子文件管理和長期保存系統”[2]，這里所稱的電子文件管理和長期保存系統，是指具有電子文件管理和歸檔保存功能的業務系統，或者是具有電子文件管理和歸檔保存功能的OA系統，還包括具有各級各類檔案館都能夠接收電子文件的檔案信息系統。也可以分別稱之為檔案信息系統和業務系統。

1 檔案信息系統和業務系統

1.1 兩種客體一種運行模式。無論文件與檔案之間的聯系怎樣緊密，兩者不是同一物。“檔案——記事的工具，文件——辦事的工具”[3]，其管理上分屬檔案管理者和文件管理者兩個不同的主體。兩個主體雖然管理的客體不同，但兩者的系統的運行模式卻是相同的“系統自循環[4]”。這種“系統自循環”最大的特點就是“前后不照，新舊不容”[5]，比如上面提到的檔案信息管理，只是指“開展檔案業務所使用的檔案信息管理系統、檔案信息服務系統和檔案辦公系統等三類信息管理系統”。沒有提及文件管理功能，甚至都沒有提及文件接收系統或功能。同樣上面所提到的業務系統，強調的是“達成定位所需要的業務環節”，并未提及業務之外的環節。這種盡在各自業務層面的自循環系統，都不是“電子文件管理和長期保存系統”，也就無法達成單軌制電子文件管理的目標。

1.2 兩種主體各自面臨著一個相似的困境。兩個主體采用同一種“系統自循環”模式，緣自各自的業務邊界與業務流程。要打破這種“系統自循環”，實現電子文件管理和長期保存，兩個主體各自面臨著一個相似的困境。表面現象是部門職責各異、內部辦公與對外業務各成系統、文件與檔案管理自成體系，等等。究其根源，一是緣自業務邊界阻隔。長期以來，各級行政管理機構的檔案管理主要關注點在文書檔案上，即對外宏觀管理與機構內部事務管理形成的檔案。機構業務管理工作形成的檔案，大都自成體系，另外自行管理。與機構的辦公系統、文書檔案管理系統并行。這就造成高層業務主管機構有多少種業務，就有多少種業務系統。二是業務流程不銜接。指的是文件管理與檔案管理業務流程不銜接。這種不銜接的癥結在于，文書處理部門立卷制度在機構內設文件管理部門與檔案管理部門不分設的市縣兩級及鄉鎮基層始終沒有得到真正落實。文書處理部門立卷是指“由辦文的機構來立卷”[6]“而歸檔制度的中心和實質就是文書處理部門立卷制度”[7]。1956年，在周恩來總理的主持下起草頒布了《關于加強國家檔案工作的決定》，確立并開始在全國范圍內推廣文書處理部門立卷制度。遺憾的是，幾十年過去，“在基層實際工作中，這一制度很大程度上是停留于一種口號，根本就沒有得到真正落實”[8]。卷改件之后，立卷沒有了，但文件歸檔之責并未回歸文件處理部門，仍然滯留在檔案管理部門。

這就一方面造成原本到歸檔才結束的辦文過程，沒有走到底就提前結束，久而久之，養成了文件處理人員“辦完了事”的習慣，進而忘記甚至不知有“歸檔”之責任。在辦公系統設計時忽略，遺忘了“歸檔”功能。另一方面又造成原本應當從接收檔案開始的檔案管理過程，提前至文件閱卷歸檔開始，長此以往，檔案管理人員、檔案管理機構直接立卷成為常態，進而發展到檔案館直接去為進館機構整理檔案。這樣就造成文件處理與檔案管理之間出現了一個既相連，又不相接的接合部，使文件管理系統與檔案管理系統兩個系統中間形成了一段空白。

2 整合連通

2.1 整合的基礎。業務系統整合是指基于業務分析和技術分析的成果，對同類業務服務的系統進行整合[9]。其整合的基礎，一是整合的對象屬于同類業務;二是以條為主，便于上下貫通;三是在上下縱向貫通的同時實現同級橫向連通。

不同業務系統的信息系統整合“是指在局域網的環境下，把各種應用系統、數據資源和互聯網資源統一集成到通用平臺之下;系統用戶通過該平臺可同時訪問企業內部不同的應用系統，根據每個用戶使用特點和角色的不同，形成統一的權限管理和安全管理;并通過對事件和消息的處理傳輸把用戶有機地聯系在一起”[10]。其整合的基礎，一是整合對象屬于更大系統的組成部分，系統之間存在高相關性以及共享彼此信息的需求;二是以層為主，便于同級溝通;三是可以在同級橫向溝通的同時，實現縱向連通。

2.2 連通的邏輯。系統互聯機制，就是指將區域合作聯盟之間的資源庫或系統平臺連通起來[11]，連通的基本邏輯是通過系統互聯，實現數據通達。在系統互聯層面，強調的不是將不同層級的業務系統整合在一個層級更高的平臺上，也不是將不同的業務系統整合到一個更大的平臺上，而是強調不同平臺、不同系統間通過各自以連通為目的所設置的接口，實現連接。進而實現數據在不同平臺、不同系統間的順暢流通。與系統整合關注的是系統層不同，連通關注的是數據層。

3 移交困局及其破解

3.1 移交困局

3.1.1 不向獨立法人檔案館移交。不向檔案館移交是指機構辦公與業務系統生成的文件，辦理完畢后只向機構內設的檔案機構（檔案室、非獨立法人檔案館）移交。這種移交實質上只是在機構內部文件在不同部門之間的轉移，屬于“點狀自循環”[12]+“文件自循環”[13]。

一方面，這種孤立的，橫不到邊（同級多部門沒有同步實施“單套制”）、縱不到底（同系統各層級沒有同時實施“單套制”）的試點結果，其有效性和可復制性就值得懷疑。[14]同時，這種循環從電子文件起草到歸檔利用只在“自己”的OA系統中運行，不向使用“自己”OA或IMS系統以外的機構，包括檔案保管機構“移交”。[15]這樣的單軌制，是否有成效，同樣值得懷疑。另一方面，這兩種情況下需要解決的只是“連通”問題，只需要在機構系統中增加歸檔功能或完善檔案管理功能即可。要點是一一解決系統稱謂與系統內數據字段名上的不同這樣的小問題。比如在文件管理系統中稱為“標題”的字段，在檔案管理系統中則稱為“題名”字段等。

3.1.2 向系統內獨立法人檔案館移交。向系統內檔案館移交是指機構辦公與業務系統生成的文件，辦理完畢后只向機構內設的檔案機構移交，再由內設的檔案機構定時向系統內獨立法人檔案館（專業）移交，簡單地說，就是向專門、專業檔案館移交。這種向系統內獨立法人檔案館（專業）移交，屬于“系統自循環”[16]。這種移交，實質上是同一系統內兩個相對獨立的業務系統間的“整合”問題。

3.1.3 向系統外獨立法人檔案館移交。向系統外獨立法人檔案館移交是指機構辦公與業務系統生成的文件，辦理完畢后先向機構內設的檔案機構移交，再由內設的檔案機構定時向系統外獨立法人檔案館移交，實質上就是向綜合檔案館移交。這種移交困難最大，目前亦無成功的持續性試驗。從某種意義上看，這種向系統外獨立法人檔案館移交才是電子文件“單軌制”遇到的最大挑戰。因為歸檔單位采用單軌制保留的電子文件，在本單位保存數年向檔案館移交時，由于系統或文件格式不兼容，檔案館無法打開或讀取時，如果處理？日后無法打開就等于事實上的滅失。

3.2 破解之道。首先，理順文件管理與檔案管理的關系。讓文件歸檔工作回歸文件管理流程，在各級各類業務系統中普遍設置檔案管理模塊。

其次，將系統內獨立法人檔案館（機構）納入系統平臺。讓同平臺內不同單位、不同系統能夠與系統內獨立法人檔案館（機構）實現無縫對接。

最后，盡快啟動橫到邊、縱到底的立體綜合性電子文件“單軌制”實驗。重點驗證綜合檔案館電子文件進館核驗與重現。完成電子文件“單軌制”運行的最后一公里。

*本文系2019年度河南省檔案科技項目《電子文件“單套制”趨勢對市縣綜合檔案館檔案接收的影響與對策研究》（項目編號：2019-R-03）的階段成果。

參考文獻：

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[4] [5] [12][13][14][15][16]吳雁平，劉東斌.電子文件“單套制”歸檔宜稱“單軌制”歸檔辨析——對電子文件“單套制”歸檔管理趨勢的探討[J].檔案，2019（08）：4-9.

[6]常竟.談文書處理部門立卷[J].檔案工作，1980（02）：19-20.

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[9]趙亞敏.我國商業銀行的數據規劃研究[D].華中科技大學，2008.

[10]車飛平.電力企業信息系統整合的一個實用方案[J].廣西電業，2009（12）：36-38.

[11]鄭樸芳，胡小勇.區域數字化教育資源整合與共享機制研究[J].中國教育信息化，2011（02）：71-75.

（作者單位：新鄉市機關后勤中心 來稿日期：2020-04-18）