我國財務檔案管理現狀探析

郭穎珺

【摘要】近年來，隨著我國經濟的飛速發展，財務檔案管理工作也進入了一個新階段，在新形勢下，檔案財務管理面臨更多挑戰，因此必須準確把握財務檔案的性質，明確財務檔案管理的重要性，采取有效措施抓好財務檔案管理，以便財務檔案更好地為企事業單位服務。

【關鍵詞】財務檔案 ?管理 ?現狀

一、財務檔案管理的概念

檔案管理是指對檔案實體及其信息進行有效保存和管理并提供利用服務的業務工作總稱。財務檔案是企事業單位檔案管理工作的重要組成部分，實質上是指在單位經濟活動產生和發展的過程中所形成的原始憑證、財務信息及材料依據。在當前單位工作運行過程中形成的財務檔案一般集中于會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、出納記賬簿、財務報告、報表及其他材料，通過對單位財務檔案的收集整理、保存和利用，能夠真實記錄單位經濟活動和業務工作的發展歷史，直觀反映單位的經濟管理水平，為此后的經濟預算提供有效參考。因此重視單位財務檔案管理工作極為重要，這也需要成為各單位財務工作的重點所在。

二、財務檔案管理的價值

（1）有助于提高財政工作效率。隨著社會經濟的飛速發展，企事業單位傳統簡明化的財務檔案顯然已經不再適用于日漸系統化和復雜化的財務信息，再加上資金賬目明細呈現出多維化特征，無疑對財務檔案管理工作提出了更高要求，同時也決定了財務檔案管理工作在財務管理中的重要地位。我國當前依然處于發展階段，從整體上看，經濟水平和人們生活水平均有一定程度提高，在新形勢下，企事業單位的財務檔案工作得到了高度重視，并對其進行了重新編制。因此，做好財務檔案管理，可以為單位整體發展提供科學的參考資料和數據，從而有助于提高財政工作效率。

（2）有助于為企業經營管理提供有力支撐。這一點對企業尤其突出，企業在經營過程中的各種業務往來由檔案真實詳細地記錄，企業的經營狀況、管理水平都由檔案真實記錄，同時檔案管理也能更好地提高單位的經營利潤。檔案管理與企業文化也緊密相連，單位的一切發展進程都應由檔案如實記錄，檔案管理可以體現單位的文化與價值觀，經歷也由它體現，企業的向心力靠它凝聚著，從而在企業文化中它有著無可取代的作用。提供有力的數據來自檔案的真實性，當事人在何地、何時進行了何種業務的活動靠它真實地記錄著，最真實反映者是它，檔案管理為單位和員工提供法律上的保障，減輕不必要糾紛。檔案其實是真實的記錄和反映，保存完好的檔案可以為員工教育和培訓提供實實在在的依據，記錄真實的案例尤其是。

（3）有助于提高服務質量與水平。這一點主要體現在事業單位中，在事業單位的日常工作開展過程中，不免會遇到一些問題，而對于財務檔案管理而言，是事業單位整改的重要依據之一，相關審查單位可以通過財務檔案的檢閱與核對，發現事業單位日常事務開展過程中存在的一些問題，進而根據財務檔案中發現的問題有針對性地進行調整，進而提高事業單位整體運營狀況，減少貪污腐敗行為的出.現。而依據相應的法律法規對于財務檔案進行有效的管理，才能夠保證財務檔案的有效性以及準確性，進而提高事業單位的管理水平，通過對于財務檔案的審查發現現階段工作開展過程中存在問題，即時對其進行修正，保證為人民服務的質量與水平。

三、財務檔案管理的問題

（1）財務檔案管理人員的專業技術能力不足。財務檔案的信息化管理已經被提出很多年，在一些領域的運用時間也較長久，但是在一些企事業單位中，財務檔案的信息化管理剛剛運用沒有多長時間，并且其管理人員之前并沒有進行專業的訓練，因此有很多較為專業的方法不能夠掌握，在工作中，有些會其根據自己的情況，為了讓工作變得簡單些，產生了一些壞習慣，使得一些企事業單位的財務檔案的管理工作變得極為混亂。

（2）對財務檔案管理的重視度不高。當前，一些個別財務檔案管理人員缺乏對財務檔案的高度重視，主要表現在對財務檔案管理的重要性認識不到位，甚至還有個別管理人員對財務檔案持無所謂的態度，在財務檔案管理中忽視了檔案資料的收集和整理，導致財務檔案管理形式化嚴重，造成一些重要的財務檔案信息流失或者失真。除此之外，還有一些企事業單位的領導人員對財務檔案管理的重視程度不夠，沒有在人力和財力方面給予財務檔案管理足夠的支持。個別領導人員認為財務信息需要嚴格措施對其管理，錯誤地認為只要封存了票據和賬簿便可以了，還有個別單位將財務賬單捆成一堆，將其隨意堆放，沒有建立相應的檔案，缺乏科學管理。

（3）缺乏時效性意識和完整性意識。對于檔案管理，在原則上先由財務部門歸檔、編制清冊，然后再全部移交到檔案部門進行保管，個人是不允許自行封存保管的。但在實際工作中，為了方便隨用隨拆，而沒有存放到檔案庫中去，導致了很多的資料是不能做到及時歸檔處理，并向檔案管理部廣]及時移交。由于檔案管理人員的素質參差不齊，在很多的時候不能很好地協調工作，對于一些檔案就不能更好地進行歸檔處理。由于工作人員的責任意識不強，往往只對那些比較重要的磁性介質財務數據文件或者輔證材料文件進行管理，缺乏完整性的管理歸類意識。此外，缺乏過程控制意識及利用效益意識，很多企事業單位在檔案管理方面都存在人手不足的問題，不能將財務管理活動過程中形成的大量原始憑證進行有效的整理、歸檔。檔案管理人員缺少很好的過程控制意識，從而不能很好地保證財務檔案的質量，缺乏利用效益意識也會導致檔案管理工作不能更好地為高校的可持續發展服務。

四、財務檔案管理水平的提升措施

（1）建立健全財務檔案管理制度。古人有云“不以規矩難成方圓”，對事業單位的財務管理工作而言，同樣如此，要想做好財務檔案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。對此，事業單位應充分結合自身財務檔案管理工作的現狀，將相關法律法規作為基礎，不斷建立健全財務檔案管理制度，財務檔案管理制度的內容應該包含財務信息的立卷和歸檔、利用和保密等等。待制度制定后，要求每個檔案管理人員必須執行該制度，一旦發現有違背該制度的管理人員，要相應給予處罰，從而保證事業單位財務檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各項財務檔案管理工作得以順利進行。

（2）培育財務檔案管理人員的職業道德。從事財務檔案工作，要增強做好檔案工作的責任感和使命感。對從事財務檔案工作的人員，要多方位采取措施使其提高修養、加強學習、愛崗敬業，使其學以致用、學用結合，同時把學習貫穿于正常工作中去，及時掌握新技能、補充新知識。無論在服務方式上，還是指導思想上都需要與開拓創新、與時俱進，創造性開展工作。只有這樣，才能使財務檔案管理工作真正得到領導和社會的重視與支持，實現檔案管理工作者的自身價值。不斷提高檔案工作的服務質量。

（3）嚴格控制財務檔案的借閱。要有效地實施和落實財務檔案管理方面的安全性管理、使用要求。在進行財務檔案管理過程中，企業單位必須要有效地維護財務檔案管理的真實性、完整性以及安全性，同時還要在運營管理過程中規范、合理的運用財務檔案，進而可以向企業單位的運營發展、經濟活動的開展提供有效的支持和幫助。就財務檔案借閱方面來說，只準許政府有關的經濟監察部門在進行核查、工作時能夠查看，其他都禁止借閱，還有企業可以進行內部查閱。除此之外，財務部門自身也要做出改變和改革，規定部門管理人員沒有查閱財務檔案信息的權力，甚至是公司的領導層對此也有一定的限制。

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