新時期電子檔案在檔案管理中的應用研究

摘? ? 要：新時期電子檔案管理模式在當前越來越常見，相對于傳統檔案管理模式，電子檔案確實表現出了明顯優勢，也是未來研究和推廣的重要趨勢。本文即以新時期電子檔案管理作為研究對象，首先明確了電子檔案管理的優勢，然后又探討了如何做好電子檔案管理。

關鍵詞：新時期;檔案管理;電子檔案

引言

在現階段我國檔案管理工作發展中，電子檔案管理模式已經成為重要手段，在很多單位得到了普及應用。和傳統紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理模式表現出了多方面優勢，也因此受到了相應管理人員的高度重視，成為未來發展的重要方向。但是在電子檔案管理模式應用中，同樣也存在一些注意事項，需要確保電子檔案更為安全有序，避免因為電子檔案管理不當出現較為嚴重的偏差問題。

一、新時期電子檔案管理應用價值分析

在新時期電子檔案管理模式應用中，伴隨著越來越多單位引入該模式，確實也表現出了較強的作用價值，其中比較突出的應用優勢如下：

首先，電子檔案管理模式能夠較好提升管理效率，這也是當前檔案管理工作較為關注的一點。因為當前檔案資料管理復雜性越來越突出，涉及到的檔案信息資料更為繁雜，如果依然沿用傳統紙質檔案管理模式，不僅僅容易出現錯亂問題，還致使管理人員的工作量較大，無法及時高效完成檔案管理任務。在電子檔案管理模式下，管理效率往往能夠得到明顯提升，管理人員的工作量明顯降低，僅僅需要依靠計算機設備及其軟件就能夠達成相關目標，工作難度較低，也不容易出現錯漏偏差。

其次，電子檔案管理模式符合無紙化辦公要求，有助于可持續戰略踐行。在電子檔案管理模式應用下，因為其可以直接借助于電子化資料信息替代傳統紙質資料，如此也就能夠較好節約用紙，避免了在辦公中出現較多的紙浪費問題，在可持續發展方面的作用價值同樣較為突出。當然，在無紙化處理后，電子檔案管理模式并不會降低應有檔案管理價值，依然能夠發揮出理想作用，應該予以高度關注。

最后，電子檔案管理模式的應用可以促使信息資料更為豐富詳實。伴隨著當前檔案管理工作的發展，其往往面臨著更高的要求，尤其是從檔案信息資料方面來看，不僅僅需要記錄一些簡單的文字信息，往往還涉及到了較多的圖片信息以及視頻信息資料，如此也就很難在傳統檔案管理模式下得以實現。基于此，電子檔案管理模式的應用極為必要，其可以儲存多種形式的檔案信息資料，如此也就能夠在此基礎上提升檔案資料的應用價值，符合新時期檔案管理發展訴求。

二、新時期電子檔案管理應用要點

（一）注重安全管理

新時期電子檔案管理工作往往需要首先重點關注安全性，確保所有電子檔案信息資料能夠得到較好保護，避免出現隨意泄露或者是被篡改問題。相對于傳統的紙質檔案管理模式，在電子檔案管理中往往面臨著更多的安全風險因素，容易對檔案信息資料產生影響，加大了安全管理難度。因為電子檔案管理工作主要依托計算機設備以及互聯網進行有效管理和調用，如此也就容易受到網絡中較多不穩定因素影響，出現信息失竊問題較為常見，也容易因為計算機設備受損，導致電子信息檔案出現缺損問題。

基于此，在未來電子檔案管理工作開展中，往往需要管理人員提高安全意識，重點分析明確電子檔案管理中存在的所有安全風險因素，在此基礎上力求更好實現全過程規范化控制，保障自身行為較為標準可靠，尤其是在密碼使用以及相關軟件維護方面，更是需要嚴格把關，避免因為操作不當產生嚴重影響。另外，針對電子檔案管理涉及到的所有計算機設備同樣也需要加大管理力度，構建完善的防火墻，做好日常殺毒檢查，維系安全有序的電子檔案管理條件。

（二）完善管理制度

在新時期電子檔案管理工作開展中，完善電子檔案管理制度同樣也是重要手段，需要借助于完善可行的制度體系，為電子檔案管理工作形成必要支持。在電子檔案管理工作開展中，相關制度的完善應該首先考慮到電子檔案管理工作流程，圍繞著檔案信息收集、歸檔整理、保存以及調用、銷毀等各個環節進行深入分析，以求更好制定相匹配的管理機制，避免在電子檔案管理中出現任何偏差問題，重點針對各個環節的工作標準予以明確，要求對工作人員形成強有力的約束和指導。比如在電子檔案管理工作中，切實做好備份管理極為必要，應該將其納入電子檔案管理制度，形成更強管理價值。

在此基礎上，為了更好調動檔案管理人員積極性，往往還需要完善績效考核機制，要求各個電子檔案管理人員都能夠積極參與其中，重點明確自身職責要求，進而依據獎勵和懲罰措施，促使檔案管理人員可以體現更高投入度，避免因為自身重視程度不高，影響到各項工作執行效果。當然，對于新時期電子檔案管理中越來越重要的服務性要求，更是需要構建完善的管理制度，確保檔案信息資料共享較為恰當合理，能夠體現更強服務價值。

（三）提高人員素質

新時期電子檔案管理工作整體優化必然離不開人員的積極配合，如此也就需要重點提升檔案管理人員的綜合素質，同時規避人因問題帶來的影響。基于此，針對檔案管理人員需要定期組織必要的培訓和教育活動，促使其對于電子檔案管理模式較為熟悉，無論是電子檔案管理制度，還是相關新型技術手段，都需要與時俱進掌握，以便更好踐行到位，切實提升電子檔案管理價值。當然，為了更好提升電子檔案管理人員的綜合素質，往往還需要重點考慮到理念方面的培養，尤其是對于安全意識以及創新意識，需要滲透到具體工作中，進而才能夠較好優化后續工作效果，避免出現較為嚴重的工作懈怠等思想問題。

三、結論

在當前檔案管理工作開展中，電子檔案管理模式的應用越來越常見，其確實在實際應用中表現出了明顯優勢，但是同樣也需要切實提升管理水平，加大安全管控力度，不斷完善電子檔案管理制度，同時提升檔案管理人員綜合素質，最終確保電子檔案管理體現應有價值。

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作者簡介：李穎莉，（1974--），河北省唐山市，大學本科學歷，畢業于中央廣播電視大學，就職于唐山市傳染病醫院，主要研究方向為檔案管理工作。