新時期下檔案管理現狀以及完善措施

摘 要：加大檔案資源管理力度可以提高社會服務的效率。本文基于新時代背景下，探究出檔案管理現狀，找尋存在的問題，并在提高資源整合力度，加大管理程度等幾方面提出優化對策。希冀可以為我國檔案資源有效管理提供發展思路。

關鍵詞：新時期;檔案管理;開發對策

一、檔案資源開發和管理的重要性

檔案是社會信息資源至關重要的一部分。檔案屬于還原，記錄社會歷史發展的主要模式之一，如若沒有精準的記錄社會歷史演變的資料文檔，無疑是對數據的一種浪費，也無法實現檔案開發管理制定的目標。因此在新時代背景下，提高檔案資源管理力度迫在眉睫。這就需要對應檔案部門要創新原有工作方式，在調查民眾對信息檔案資源需求基礎上，融入相關信息技術，為檔案開發管理提供技術支持。

二、新時期檔案資源管理存在的問題

其一，理念不夠創新。如今在檔案資源管理上，受到原始管理思想較大的影響，一定程度上也限制了檔案資源的準確管理。比如傳統的資源管理是紙質文件，在空間和時間上受限，管理效率低下，很多檔案部門的人員也缺少資源開發和管理的新型理念。其二，相關人員沒有認知做好檔案資源開發管理的重要意義。在實際發展中，雖然各級政府針對管理現狀出臺了較多法規政策，但依舊有不少管理人員在對檔案價值認知上存在誤區，一定程度上都阻礙了檔案開發管理工作的有序進行。其三，任務量較多，工作質量效果不佳。檔案資源開發和管理信息數據多，任務總量龐大，如若依舊采取傳統的管理模式，會引發較多弊端。具體表現如下：很多人員在收集，分類，總結數據和資料上，浪費大量的時間和精力，也會對檔案的應用程度和效率造成影響。在此背景之下，亟需創新檔案資源管理和開發模式，融入新技術和新方法，來推進檔案管理工作的順利進行。

三、新時期促進檔案管理工作有效發展的措施

（一）構筑創新，正確的管理理念

推進檔案管理工作順利進行的基礎條件是相關人員樹立明確，創新的資源管理理念。首先要對過往工作歸納，總結，找到在開發管理中存在的誤區和缺陷，做好反省，為未來發展指明方向。第二，找尋影響檔案資源管理理念的各個要素，剖析不足之處。第三，要求員工和管理人員要明確檔案管理的理念。各個機關和單位也可以學習其他企業成功管理經驗，并加以借鑒，為檔案管理工作的順利進行提供保障。

（二）整合優化檔案資源

（1）在新時代背景下，構筑檔案資源管理模式，相關機構要設立資源管理中心，并以此中心為載體，實現統一管理。構筑一站式服務平臺，在各個平臺中增添利用，查詢和搜索等功能，在服務平臺上實時共享檔案資源信息。這樣可以在本質上優化管理效率，提升工作質量。建議各個部門也要提高橫向聯動的力度，對檔案數據庫予以健全，開發社會可利用到的檔案資源，也可以應用時下自媒體平臺，微博賬號，微信公眾號等，在多種媒介上對外發布準確的檔案資源目錄，讓人們依據個人需求選擇對應的信息。

（2）檔案資源管理隸屬于社會整體系統，但在新時代下，其被分離成各個獨立的系統，雖說將檔案資源分為各個獨立系統屬于社會逐步經濟化的改革產物，但毋庸置疑，也為檔案資源有效管理帶來了極大的沖擊。為了在后續減少資源浪費等現象，可在實踐階段，各個社會活動主體強化彼此之間的聯系，定期溝通互動，保持社會部門之間的獨立，為大眾提供對應的需求服務。為檔案資源開發和管理奠定基礎。

（3）適當調節檔案資源開發和檔案資源保密彼此之間的關系。表面上，檔案保密和檔案開發管理工作存在矛盾性，但在現實，兩者是可以互存的，主要原因是檔案資源開發和管理的前提根基是做好保密工作，只有做好保密工作，才會有效地促進資源開發和管理。同時，還要調節“繼承”和“創新”之間的關系，在檔案管理中嚴格的堅守創新和繼承的原則，在現實工作中采集，分析和總結需要的信息資源，營造良好的外部環境，實現檔案資源的實時更新。

（4）在傳統的檔案管理中，檔案資源碎片化，底層化，很多零散的資源分布在錯綜復雜的數據庫中，成為了信息孤島，如何串聯這些數據庫，整合檔案資源，實現資源的優化，將最大價值發揮出來，也是新時期對管理部門的一個主要挑戰。建議檔案部門要和不同的群體展開合作，一是檔案機構系統內部之間的互聯，二是檔案機關要尋求圖書館和文化館等其他學科之間的互助，三是檔案機關可以和數據開發公司建立合作關聯，四是檔案機關可以在社會市場領域招募人才，吸引技術，應用較強的技術，引進更專業的人才，來賦予檔案資源最優化。結合時下先進的云計算，大數據等技術，構筑“中國檔案云”，提高檔案資源管理的集聚效應。

（三）提高大眾參與力度

在新時代背景下，引導社會民眾廣泛參與檔案管理也非常重要，可以通過如下措施來實施：

（1）強化檔案資源和民眾日常生活的融合力度。提高大眾主觀能動性。這就需要檔案機構在整合當下檔案數據資源前提下，從中選擇貼切公眾日常生活的內容，交由制作人員編輯處理，經微博，微信公眾號等多種渠道發布給社會大眾，讓此種模式成為連接民眾和檔案機構的橋梁，調動社會公眾對信息資源管理的興趣。

（2）構筑社會公眾檔案文化。很多民眾表示：不主動參與檔案管理和開發的原因和民眾缺少信息資源渠道有直接關系。這就需要檔案部門可以培育社會公眾檔案文化，做好檔案的宣傳普及工作。也可以和教育機構展開合作，適當的拓寬檔案資源的渠道，例如，可以將檔案資源和高效課堂進行融合，豐富教師授課的內容。也可以在服務平臺增添檔案志愿服務職位，通過構筑文化，拓寬渠道，來鼓舞社會民眾自主參與檔案管理志愿活動，推進檔案管理工作效率的發展。

（四）加強對檔案信息資源的保障力度

在新時期背景之下，效率高，耗時短，準確率高是檔案管理具備的優勢，而這些優勢也成為了部分人員忽略檔案資源安全問題的主要原因。歷年來很多電腦病毒的侵襲，黑客的侵入也讓檔案信息資源流失，所以，需要強化相關人員的安全意識，加強對檔案資源的防護力度，具體措施如下：其一，可以定期對計算機進行殺毒，安裝防火墻和各種軟件。定期升級計算機的軟硬件設備，盡最大可能的杜絕病毒侵襲，降低安全隱患。其二，檔案機關和各部門也要構筑健全完善的檔案管理體系，融入現今信息安全防護技術，第一時間監控，識別和預防存在的風險問題，來保障信息管理的安全。

（五）創新工作模式

受到傳統思想的影響，相關工作人員在工作中處于被動地位，甚至還有不少管理人員在征集大眾發布的檔案信息后，僅負責等待檔案到達所屬部門，不會過于干預。此種被動的管理模式在新時期背景下，背離了社會不斷發展的趨勢，所以應在之后予以改革。建議相關部門改被動為主動，負責人可以將傳統過于被動的檔案征集模式，改變為網絡平臺在線征集，也可以采取上門和電話征集等多種模式。同時，還有不少檔案部門受到職能權限和工作模式的影響，在接收檔案信息資源上流于形式。在之后要由專業人士加以指導，面向有關機構開展檔案資源信息的接收，以更加高效的速度完成檔案的立卷和分類等多項工作。

四、結束語

在新時期背景下，傳統的檔案管理模式無法順應當代市場的發展需求，所以有必要進行檔案資源管理和開發的改革，這不但是社會改革的新需求，更是新時期下賦予人們的使命和職責。建議檔案機構在之后要改革管理理念，梳理職能和未來方向，認知檔案管理的重要價值，做好反省，找尋存在的問題，剖析不足，加強公眾參與力度，完善資源安全機制，做好檔案資源的整合，為檔案工作順利進行保駕護航。

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作者簡介：

蘭春紅（1978-），中共黨員，本科學歷，檔案館員，張家界市中心血站??湖南 張家界 427000