芻議技工院校人事檔案管理信息化建設

摘? 要：人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，技工院校人事檔案管理信息化建設具有重要意義。在大數據時代，隨著信息化的深度應用，技工院校人事檔案管理工作需要緊跟時代發展的腳步，按照檔案管理條例的規定，以信息化建設為方向，加大軟硬件投入，加強信息安全防范，發揮技工院校的人才優勢，提升人事檔案管理的效率。

關鍵詞：技工院校;信息化建設;人事檔案管理

中圖分類號：G270.7? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）06-0138-03

Abstract：Personnel file is an important feature of the personnel management system in China，and the informatization construction of personnel file management in technical colleges is of great significance. In the era of big data，with the in-depth application of information technology，personnel file management in technical colleges needs to keep pace with the pace of the development of the times. According to the regulations on file management，in the direction of information construction，increase investment in software and hardware， strengthen information security，give full play to the talent advantages of technical colleges，and improve the efficiency of personnel file management.

Keywords：technical college;information construction;personnel file management

0? 引? 言

人事檔案具有法律效用，是個人身份、學歷、資歷、主要經歷、品德作風等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡，組織人事部門在選拔、任用、培養干部等工作中重要的參考依據。技工院校在“十三五”期間發展較快，學生與教師數量激增，發展成為綜合性的技工教育和職業培訓基地。隨著“互聯網+”和大數據的迅猛發展，技工院校內部發展與升級，傳統的人事檔案管理已難以適應現實需求，必須以信息化為發展方向，才能順應這場“數據革命”。

技工院校的人事檔案管理包括教師、教輔人員以及后勤人員的檔案，內容涉及個人基本信息（包括出生年月、政治面貌、學歷背景等）、工作簡歷、職稱工資、考核定級、家庭背景等內容，數據龐大、瑣碎復雜，而且使用較為頻繁。而技工院校由于行政機構簡單，人事檔案管理成為了較容易忽視的內容，筆者多年從事組織人事科的實際管理，本文探討了通過加強信息化建設以提高本校人事檔案管理的效率的方法。

1? 技工院校人事檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理信息化指的是利用計算機軟件對檔案文獻進行收集、歸類和不同層次的加工利用的一個過程，信息化管理便于把傳統的紙質檔案變成電子形式。

1.1? 有利于提高人事檔案管理效率

傳統的人事檔案管理以紙質材料為主，需要人工收集、歸檔和管理，管理過程復雜，需耗費大量人力、物力及財力;同時，因受各種外界因素及檔案管理過程中人的主觀因素影響，容易出現錯漏多、原始檔案信息謬誤的現象。加之通過人力操作的管理過程，受人員專業性所限，檔案管理時間長，效率不高。通過信息化管理，可以大幅提高管理效率，降低管理成本。

1.2? 有利于人事檔案信息的有效保存

傳統紙質材料為主的人事檔案管理，每一次檔案的檢索與翻閱，都將損害紙質檔案的質量，縮短紙質檔案的壽命，不利于檔案的長期保存。同時，隨著人才流動加劇，檔案遷移增多，遺失現象時有發生。進行信息化建設后，可將紙質檔案轉化為數字存儲，將有利于人事檔案的長期有效保存與傳遞。

1.3? 有利于人事檔案價值的充分發揮

實現人事檔案信息化后，信息只需一次錄入后即可反復使用。檢索、查閱更加方便，還可以根據人才的具體情況進行相應檢索，通過網絡大數據，對數據進行調取、查詢、分析、比較等，可充分開發人事檔案潛力，充分發揮人事檔案價值。

1.4? 有利于人才利用效率的提升

技工院校培養技能型人才的獨特地位決定了人才利用的重要性。人事檔案的信息化不僅應用于學校教工人事檔案的管理，同樣適用于學生的人事檔案管理。學生人事檔案的管理系統可根據就業需求實現差異化管理。通過大數據信息管理模式，對人才進行檢索匹配，提高崗位與個人簡歷的匹配度，根據培養的人才情況制定具體的培訓計劃和激勵機制，充分挖掘人才的潛力。

2? 技工院校人事檔案管理工作存在的問題

2.1? 人事檔案管理思維滯后

本校在職教師人事檔案管理一般由組織人事科負責，檔案管理僅是人事科日常工作的一小部分，具體工作流程如圖1所示。在檔案管理方面，不僅管理著單位的人事檔案，可能還承擔著學校基建檔案管理、學生的學籍檔案管理等多個模塊檔案的管理。檔案管理人員分配不足，檔案管理仍停留在手工操作階段;人事檔案管理人員專業水平不足，多為兼職;工作按部就班，缺乏創新與科學管理意識。管理制度不健全、制度掛墻上應付檢查、落實不力現象依然存在。

2.2? 人事檔案管理不規范，信息缺失

技工院校人事檔案管理在收集歸檔材料方面，因缺乏規范標準，又受限于管理人員素質差異，資料收集歸檔的及時性與全面性得不到保障，加之制度落實不力，造成人事檔案管理信息個性化內容難以呈現，無法充分發揮人事檔案管理在人力資源挖掘利用中的重要作用。同時，學校人事檔案管理人員也缺乏相應的監督機制，領導對其的要求通常是可以找到檔案就行，檔案管理隨意性較大。

2.3? 信息化建設緩慢，軟硬件建設投入不足

技工院校的人事檔案管理信息化建設受諸多因素制約，普遍發展緩慢。一般情況下，檔案管理員有可供使用的計算機，但是檔案內容并沒有進入信息化系統里。平時檔案管理員只是用計算機打印出相應的檔案歸檔目錄，具體檔案內容采用復印或者手填的方式放入個人檔案盒中。因為經費有限，在軟硬件設備上投入不足，沒有使用相應的檔案管理軟件，所以對檔案管理員的要求不高，故原始資料都沒有掃描錄入。在技工院校幾乎都沒有使用人事檔案管理服務器，好用與適合的檔案管理軟件在市面上也難以找到。

2.4? 管理人員專業能力難以適應信息化建設需要

管理人員的業務能力和職業素養是影響人事檔案管理工作的關鍵因素。目前，技工院校從事檔案管理工作的人員專業性不高，學校和整個檔案系統缺乏專業、系統的培訓，缺乏信息化管理的能力和水平。特別是人事檔案管理信息化建設不僅需要管理人員熟練掌握人事檔案管理技能，還要熟練掌握計算機網絡技術及信息管理技術，保證信息安全，對管理人員的專業要求隨之大幅提升。要成為檔案管理實踐與網絡信息技術有機融合的復合型人才，目前的管理人員隊伍素質還需提升。

3? 技工院校人事檔案管理信息化建設的措施

3.1? 加大軟硬件投入，實現檔案管理信息化

技工院校應當高度重視人事檔案管理信息化建設，積極爭取籌措資金，加大軟硬件建設，為人事檔案管理信息化提供專業的設備與技術條件。硬件設備上要購置先進的人事檔案管理服務器、配置高的計算機設備、掃描儀、光盤，建設防火防潮規范化的庫房等;軟件設備除人事檔案管理平臺外，還需購置以維護信息安全為主的殺毒、防火墻、安全漏洞及保密軟件等。

3.2? 健全人事檔案管理長效機制，業務和數據標準統一

要創新人事檔案管理理念，結合人事檔案信息化建設，完善信息化建設的管理制度。首先要根據《干部人事檔案管理條例》，建立信息化人事檔案管理的系統框架;引入適合的檔案管理平臺或者軟件，建立健全檔案信息化管理的數據采集標準和規范運行制度。其次要健全檢查審核機制，確保紙質檔案和電子檔案的完全吻合和同步。落實定期檢查制度，注重檢查歸檔文件的完整性和檔案管理流程的完備性。最后，要建立檔案數據傳輸和使用的規范化制度，明確查閱與使用權限，避免檔案被篡改。

3.3? 加快信息化建設進程，提升人事檔案資料信息化水平

實現人事檔案信息化建設是一個浩大的工程，需要對人事檔案資料進行系統分析和整理，將傳統的紙質材料掃描錄入，將現有的材料整理到網絡信息管理系統中，才能實現查閱、核實、統計以及傳遞的信息化和便捷化。技工院校本就是培養技術型人才的院校，結合院校特色，組織專業人才集中力量開展信息化掃描錄入工作，并建立審核審查機制，確保信息錄入準確、真實。同時，要掌握人事檔案的開放范圍，在保證信息安全性的前提下，加大人事檔案資源的共享力度，尤其是學生檔案的共享與使用，更好地讓人事檔案資源服務于技工院校的專業人才培養、人才輸出、院校間交流合作等。

3.4? 加強人事檔案信息保密安全工作，提升信息安全性

人事檔案具有機密性，關乎每一個人的切身利益，一旦出現泄露，將造成不可挽回的損失。所以，人事檔案信息化管理首要解決的問題就是保密安全問題。一方面，要從電子檔案的各個環節制定嚴密的安全管理制度，確保每個環節都不出現泄密漏洞。要依托技術手段，嚴格控制訪問權限，明確訪問人級別，防止被惡意對檔案資料輸入及輸出。另一方面，要建立實時監測及報警預防機制，建好防火墻，做好數據加密和網絡病毒防治、訪問痕跡的跟蹤檢測、防改寫等技術性的措施。

3.5? 加強人事檔案管理隊伍建設，提高人員的綜合素質

首先，構建統一的檔案管理平臺和標準。其次，從檔案基礎業務方面入手，加大培訓力度，培養專業的檔案管理隊伍;加大對檔案管理人員的計算機知識、網絡技術的培訓，培訓合格頒發相應資質證，實行持證上崗，提升專業水平。再次，引進專業的系統管理人員。人事檔案管理信息化不僅需要過硬的檔案管理知識，還需要有極強的網絡維護技術，因此，必須有專業的系統管理人員進行管理，專業進行信息化研發、安全管理、網絡維護。最后，定期加強檔案管理人員的職業道德教育、思想政治和法律法規教育，讓道德品質過硬的人負責管理檔案。

4? 結? 論

信息化是時代發展的必然趨勢。技工院校處于國家大力扶持發展的階段，在培養技能型人才的大背景下，為了讓人事檔案更好地服務于技能型人才的培養工作，人事檔案信息化建設勢在必行，建設步伐亟需加快。在加快本校自身人事檔案信息化建設的同時，也應高瞻遠矚，以本校的檔案管理模式為范本，開設檔案信息化管理專業，為更多的企業或者相關機構培養輸送檔案管理專業技術人才。

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作者簡介：李星云（1977.11-），男，白族，云南大理人，就職于組織人事科，黨校碩士研究生，主要研究方向：檔案信息化管理。