淺談學校檔案管理與工作效率的提升對策

戴云

【內容摘要】這些年，人們對教育的質量越來越重視，與此同時對檔案管理與工作效率的提升非常關注。學校教育工作牽涉到方方面面，如果對其檔案管理不夠到位，甚至出現檔案缺失等問題，那么對學校歷史研究、學校教育發展歷史研究等都會出現各種瑕疵。所以，本文首先對我國學校檔案管理和工作效率提升過程中出現的問題進行揭示，然后結合工作實踐對其策略進行探究，以期幫助學校管理好檔案，并提高工作效率，從而為學校更好的發展提供文史檔案研究作用。

【關鍵詞】學校? 素質教育? 檔案管理? 工作效率? 策略

檔案不僅是信息的記錄，還承載著歷史發展內容，更對歷史發展進行研究具有重要價值。學校作為我國普通教育的重要陣地，其發展過程是我國教育發展的重要印記。所以，學校的檔案也一定呈現出了我國教育發展的歷史，就其管理進行研究對我國教育的發展具有重要作用。特別是到了信息時代后，檔案管理更可以促進教學質量的提高，可以提高校園文化的創建，從而不斷推動我國學校的發展，甚至推動教育的發展。由此可見，對學校檔案管理和工作效率的提升對策進行研究具有重要意義。

一、當前我國學校的檔案管理和工作效率提升方面存在的不足

學校的檔案管理關乎到學校教學質量的提升，關乎到校園文化的建設與提高，更關乎到我國教育的歷史發展研究。所以，學校不僅要重視教育教學工作，更要重視學校檔案管理工作。在素質教育理念下，我國學校的教育教學工作蒸蒸日上，然而在學校檔案管理方面出現了諸多問題，導致其工作效率難以提升，影響了學校及教育的發展。綜合起來，其不足之處主要表現在以下幾個方面：

首先，工作人員的專業意識和專業能力不足。當前學校從事檔案管理工作的人員，一部分是教師，一部分是校外的大學生。這兩種人都不是專業的，也沒有足夠的專業意識和專業能力。例如，教師以教學為主，忽視檔案管理。再如，大學生缺乏管理經驗，管理能力有限。他們對檔案的分類、整理等不甚了解，讓學校的檔案管理幾乎流于形式。

其次，管理方法落后。信息時代的發展促進了網絡技術在學校管理中的運用，但是學校檔案管理仍以紙質檔案管理為主，電子類檔案的管理缺失嚴重。另外，在檔案的歸類、調取、查檢等過程中，管理員仍利用傳統的方式進行，極少利用網絡技術進行。這不僅降低了檔案管理的效率，也讓陳舊的管理方法無法適應高效率、高要求、高質量的檔案管理需求。有的學校之所以檔案管理信息化程度不夠，或管理系統、制度等不夠健全，大多是因為學校的資金投入有限，畢竟學校最關鍵的工作是教學。

最后，協調能力不足。檔案的管理并不是由哪一個工作人員或哪一個部門單獨就能完成的，需要各方面人員、各科室協調進行。例如，教導處幾乎每天都會產生新的檔案，而這些檔案大多沒有及時的備份至檔案管理處，導致檔案管理和檔案的進一步完善遇到問題。長時間如此，那么必然會讓學校檔案管理陷入混亂，必定會對教育和學校的發展產生阻礙。

二、有效提升我國學校檔案管理工作效率的主要策略

檔案管理工作既然對學校及教育的發展具有如此重要的作用，那么學校一定要重視檔案管理工作，并且從以下幾個方面提升其工作效率：

首先，要提高檔案管理人員的專業素質。一方面，學校要引進專業的檔案管理人員，確保其專業意識和專業能力。另一方面，學校可以安排本校的教師參加專業化學校檔案管理培訓，從而實現內部人員角色的轉變。另外，教育行政管理部門要將檔案管理工作作為學校崗位培訓的內容，利用工作室、名師工作坊等方法形成研修專題，讓管理員能得到更專業的培訓。

其次，要引入計算機管理系統，實現信息化管理。現在每個行業都引入了計算機，對學校檔案管理，也可以引入計算機管理系統，如OA系統、電子檔案管理系統等，讓學校檔案管理實現信息化。這樣一來，不僅提高了檔案管理的信息化程度，更提高了學校檔案管理的工作效率，為學校及教育的發展研究提供了更豐富、更系統的資料保障。

最后，各部門之間要相互協調。學校要對檔案管理工作設計的各個科室的職責權限進行明確，確保相關工作能有效銜接，不會出現推遲、阻滯等現象，從而確保檔案能及時更新。這樣一來，不僅能讓學校的檔案管理更高效，而且能讓檔案及時補充和更新，讓后續研究能利用到最新的“數據”，進而確保學校及教育的研究具有時代性。

結語

綜上所述，教學檔案作為我國教學研究和教學改革的重要依據，不僅能讓以往成功的教學經驗得到有效借鑒，從而讓學校的教學策略得到改革與創新，還能讓學校按照學生成績講學生的學習特點了解得更充分，繼而為學生的學習采取更科學、更有效的措施。特別是在進行教育研究時，需要學校提供以往相關的數據，而學校檔案管理及工作效率的提升就可以幫助這方面工作。所以，作為學校領導一定要重視學校檔案管理工作，從而更全方位的促進學校及教育的發展。

【參考文獻】

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（作者單位：甘肅省酒泉師范學校）