信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案管理研究

摘 要：在信息時(shí)代的大背景下，高校會(huì)計(jì)的檔案管理，無(wú)論是管理形式還是管理內(nèi)容都發(fā)生了不同程度的變化，高校現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。本文就信息化背景下高校會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并制定行之有效的改進(jìn)措施，從而提高高校會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率及管理水平，為高校未來(lái)發(fā)展的戰(zhàn)略性決策提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

關(guān)鍵詞：信息化;會(huì)計(jì)檔案;檔案管理

“網(wǎng)絡(luò)科技信息技術(shù)”這個(gè)詞語(yǔ)，對(duì)于當(dāng)下的我們并不陌生，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代涉及到各個(gè)領(lǐng)域，從政治到經(jīng)濟(jì)、從理念到文化、從教育到社會(huì)，一切領(lǐng)域都受到信息技術(shù)的影響。近幾年來(lái)，隨著我國(guó)各大高等院校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量與日俱增，保存形式也日漸豐富，這些問(wèn)題的產(chǎn)生對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的健康發(fā)展提出了更高的要求。因此，在信息化背景下的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的研究就顯得格外重要。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

改革開(kāi)放以后，在信息技術(shù)的大力推動(dòng)下，會(huì)計(jì)領(lǐng)域的管理工作也受到了信息技術(shù)的影響，由于會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的多樣性，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨著新的需求，這對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)的發(fā)展也帶來(lái)了更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。而高校會(huì)計(jì)檔案的使用頻率之多、數(shù)量之大是其他行業(yè)無(wú)法比擬的。因此，在對(duì)高效會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，在充分利用有效資源外還要確保檔案信息的準(zhǔn)確性及完整性，但是會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展的重要性多數(shù)高校未能給予足夠的重視，也沒(méi)有結(jié)合高校切身的實(shí)際發(fā)展情況制定一套科學(xué)、合理的檔案管理制度及方法，使會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中缺少完善的制度作為管理支撐與約束條件，導(dǎo)致高校會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不盡人意。據(jù)不完全調(diào)查表明，很多高校在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)主要存在的問(wèn)題為保管方法不夠科學(xué)、檔案信息記錄不完整、檔案移交不及時(shí)等管理問(wèn)題。而現(xiàn)階段我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作主要以紙板會(huì)計(jì)材料為主。近幾年來(lái)，隨著高校的辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，使得紙質(zhì)的檔案材料逐年增多，對(duì)檔案的有效保存提出了巨大的挑戰(zhàn)。盡管一些高校已經(jīng)使用財(cái)務(wù)軟件將部分紙板檔案轉(zhuǎn)換為電子信息檔案進(jìn)行存檔，但其真實(shí)性、有效性及安全性尚有待考察。與此同時(shí)，高校會(huì)計(jì)檔案的管理要進(jìn)行定期留檔備查 ，紙板的會(huì)計(jì)資料在審查的期間會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，這使得原本數(shù)量有限的會(huì)計(jì)人員疲于查閱資料，工作量較大，而紙板資料在多數(shù)人員的翻閱過(guò)程中也會(huì)存在破損的風(fēng)險(xiǎn)，使會(huì)計(jì)審查數(shù)據(jù)的真實(shí)性及資料的安全性無(wú)法得到有效保證。

二、完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）做好會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)工作

高校要改變?cè)械臋n案混放現(xiàn)象，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的類(lèi)型、使用價(jià)值等進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)及歸檔工作，如若一些檔案不具備長(zhǎng)期保存的價(jià)值，可以不進(jìn)行紙板材料的歸檔，采用掃描或者拍照等方式以電子版的形式進(jìn)行存檔，建立電子版的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，由于紙板歸檔工作的任務(wù)量大，紙板記錄不容易長(zhǎng)期保存，容易出現(xiàn)流失或破損等現(xiàn)象，需要結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值，采用電子版檔案的存儲(chǔ)形式 ，在減少工作強(qiáng)度的同時(shí)還能有效解決紙板檔案存儲(chǔ)期間的諸多難題。

（二）優(yōu)化會(huì)計(jì)檔靠管理制度

在信息化背景下對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，針對(duì)電子檔案管理工作要制定一整套科學(xué)、完善的制度加以規(guī)范管理，明確電子檔案的管理流程，對(duì)紙板檔案的借閱、調(diào)閱及歸檔等工作流程加以規(guī)范。同時(shí)，要加大對(duì)電子檔案保密性、安全性等環(huán)節(jié)的防護(hù)力度，避免電子檔案出現(xiàn)外泄或盜取的問(wèn)題，降低人為原因造成的檔案損壞等現(xiàn)象。此外，高校要建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度約束人員行為，明確責(zé)任劃分 ，會(huì)計(jì)人員各司其職，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的借閱時(shí)間、移交期限以及使用范圍等有關(guān)流程進(jìn)行嚴(yán)格的管控。

（三）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位

很多高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員都是由其他人員兼職完成，人員身兼數(shù)職，很難將全部的精力都投入到檔案管理中，這就使檔案管理質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期的效果。因此，高校在聘用檔案人員時(shí)，要選配專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案管理工作，并詳細(xì)介紹檔案管理的有關(guān)要求及注意事項(xiàng)。另外，在高校以往的檔案管理中，為了節(jié)省人力資源，往往會(huì)返聘退休人員，這些人員對(duì)新鮮事物的接受能力比較差，落后的管理水平使檔案工作差強(qiáng)人意。對(duì)此，高校應(yīng)該選用具有財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理經(jīng)驗(yàn)的綜合性人才來(lái)進(jìn)行檔案管理，能夠快速的推動(dòng)檔案管理水平的提升。不僅如此 ，高校還要定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)工作，從專(zhuān)業(yè)水平及職業(yè)素養(yǎng)等方面全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。

（四）引入信息化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

隨著大量新型會(huì)計(jì)軟件的研發(fā)，高校應(yīng)該借助會(huì)計(jì)工具對(duì)各類(lèi)原始憑證進(jìn)行信息化的處理，減少紙板檔案的產(chǎn)生數(shù)量，并根據(jù)高校的實(shí)際發(fā)展需求對(duì)檔案的查閱及審批流程的缺陷進(jìn)行明確規(guī)定，因此提升高校會(huì)計(jì)檔案管理的整體工作效率，對(duì)檔案的完整性形成有效的保障。通過(guò)信息平臺(tái)的建立，將報(bào)銷(xiāo)所產(chǎn)生的原始憑證及財(cái)務(wù)報(bào)表等全部整理到檔案系統(tǒng)當(dāng)中，建立完整的數(shù)據(jù)信息憑證，有效避免重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的現(xiàn)象發(fā)生。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校在結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展的同時(shí)，需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理理念進(jìn)行全面革新，建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度并形成一套完善的管理流程。此外，要以信息化會(huì)計(jì)管理軟件為主要依托，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理的良性發(fā)展，并設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，明確崗位職責(zé)，提升人員信息化業(yè)務(wù)處理能力，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作在信息化時(shí)代發(fā)展的背景下健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：段介夫 ，男， 漢 1989.01.14本科， 會(huì)計(jì)， 黑龍江大學(xué) ，財(cái)務(wù)管理。