加強疫情防控時期疾控機構檔案工作的思考

儲麗麗

摘要：作為疾病預防控制機構，疾控中心需要重視檔案管理工作，以便為各項工作做好記錄和提供借鑒。文章從疫情防控期間疾控機構檔案管理原則、存在問題以及應對策略三個方面，對其加強檔案管理工作提出建議。

關鍵詞：疫情防控；檔案管理；疾控中心

疾控中心作為政府主管的疾病預防控制以及公共衛生技術管理和服務的公益性機構，其職責主要包括疾病傷害的預防控制、創造健康環境、保障人民身體健康、維護社會的安全和穩定。疾控中心的檔案管理工作在整個疾病防控體系當中是一個非常關鍵的環節，其工作質量和管理水平對實現疾病預防控制閉環管理具有較高的應用價值。2020年初，新型冠狀病毒肺炎疫情突然暴發，全國上下打響了疫情防控阻擊戰。此次新冠肺炎疫情對疾控機構來說是一次嚴峻的考驗，對疾控部門疫情防控檔案的管理工作更是一個新的挑戰。疫情期間，如何根據疫情防控工作中文件材料的形成特點、范圍和工作要求，切實地、有針對性地改進檔案管理工作模式，做好疫情防控檔案的收集、整理等工作，提高應急反應速度和工作效率，完整記錄疫情防控的全過程，對于今后疾控機構更好地履職履責，更多地積累突發性公共衛生事件處理經驗，作用關鍵，意義深遠。本文以南京市秦淮區疾控中心為例進行闡述。

一、疫情防控期間的檔案管理工作現狀

1.完善工作機制，夯實檔案管理工作的基礎

疫情防控檔案管理和疾控機構日常檔案管理工作不同，涉及的業務領域交叉重疊、業務種類復雜繁多、處理時效要求特殊、機構部門覆蓋面廣，明顯加大了疫情防控檔案工作的難度和工作量。同時，當公共衛生事件突然發生時，疾控部門作為疫情防控的重要陣地之一，各部門及業務人員都處于高度緊張和高強度工作狀態。在工作啟動初期，建立一整套系統完善的檔案工作機制，并使工作機制高效銜接、運轉流暢，將使得疫情防控期間的檔案工作事半功倍。秦淮區疾控中心將疫情防控檔案工作作為一項政治任務擺上重要位置，圍繞市委市政府開展疫情防控工作的重大決策部署，根據市區兩級防控指揮部、檔案部門的工作要求，按照《關于南京市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控檔案管理工作方案》及《南京市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍和文書、聲像檔案保管期限表》規定，組織本單位各工作組人員進行檔案業務學習。同時，結合本區、本單位實際，制發相關工作方案，細化工作要求；與上級部門及兄弟單位共同交流研討疫情防控時期的檔案工作，探討不同門類、不同來源、不同載體、不同格式檔案的管理，力爭早部署、早發動、早落實；建立聯動機制，打造本單位新冠肺炎疫情防控檔案專題數據庫，并實現與其他來源檔案資料的共建共享，確保做好疫情防控期間各種文件材料、聲像資料的收集工作，確保真實、完整記錄疾控中心新冠肺炎防控工作的全過程。

2.構建管理網絡，推動檔案工作措施和策略的規范落實

和所有的突發性公共衛生事件類似，此次新型冠狀病毒肺炎疫情起勢急、蔓延快、成因不明，使得疫情防控工作在應急反應、醫療物資準備、醫護人員組織等方面面臨巨大壓力。因此，為認真做好疫情防控檔案工作，緩解人手不足、特別是具備檔案專業知識的人員缺乏的情況，迅速構建一套由點及面的檔案工作管理網絡體系就顯得尤為重要。秦淮區疾控中心在本單位成立疫情防控工作領導小組的同時，同步組建檔案工作專兼職工作團隊，負責落實檔案工作各項管理措施和細則。確定中心各部門檔案工作聯系人，建立檔案工作微信、QQ群，定期開展疫情防控檔案工作指導，及時解答、解決檔案工作中出現的各類具體問題、難點難題，提高了工作效率。加強特殊時期檔案工作的知識培訓和業務提升，及時準確地向工作團隊成員解讀檔案管理的收集范圍、收集方法、整理規范、歸檔時間等內容，明確職責分工和任務要求，在上級檔案部門的指導下，用科學細致的管理手段和接地氣的業務指導，確保檔案工作應收盡收、應歸盡歸、應管盡管，豐富和完善疫情防控檔案資源庫。

3.加強利用服務，充分發揮檔案管理工作價值作用

及時有效的信息支撐是贏得疫情防控阻擊戰的關鍵。疾控機構的檔案信息中留存著歷年來及現階段流行病的監測分析防治、突發公共衛生事件的應急處置、疫情的監控和信息管理的記錄。通過對大量檔案資料信息進行查閱、梳理與總結，定向深層加工利用，挖掘檔案中疫情防控信息資源的價值，整理匯編各類文件制度、工作機制、業務數據、防控措施及效果、典型案例等，及時提供給各級領導和決策部門，爭取為疫情防控提供積極有效的信息支撐。在此次疫情發生初期，秦淮區疾控中心即認真分析，按照疫情防控檔案資料利用服務時間緊、需求急、跨度大、整體性要求高的特點，嘗試梳理2003年抗擊“非典”形成的疫情防控有關文件、檔案資料，編制疫情防控專題檔案信息，為此次新冠肺炎疫情的防控提供工作參考。

二、疫情防控期間的檔案管理特點

1.緊抓疾控檔案的形成源頭

此次新冠肺炎疫情來勢洶洶，疾控工作涉及面甚廣，各部門因職責不同，均獨立承擔本部門的工作，如果沒有較強的檔案意識，極易造成文件材料的散失。基于這種情況，文件材料的收集更側重于抓重點、找源頭。疫情防控文件材料主要形成于疾控部門黨政、人事、傳染病控制、財務、信息、總務等職能科室，針對這些部門，要深化對檔案專業知識普及，提高工作人員的檔案意識，為文件材料的形成質量和收集完整提供較為良好的工作基礎。因此，檔案人員要抓住疾控檔案的形成源頭，積極爭取中心領導支持和相關科室配合，加強對本區范圍內區級醫療機構、社區等單位的文件材料形成和收集的指導，進一步密切與各職能科室兼職檔案員的聯系，注重流行病學調查報告、疫情防控預案和指導方案、應急物資儲備進出庫數據等的收集。制定針對性的文件材料收集范圍，明確收集要求，確保疫情防控期間文件材料的完整齊全。

2.檔案管理與疾控工作部署同步推進

因疫情暴發起勢猛，蔓延迅速，疾控工作面臨的形勢嚴峻、任務非同尋常，這其中每一步、每一刻的經驗和教訓都是珍貴的。作為疾控機構的檔案人員，應以對黨、對人民、對歷史高度負責的態度，確保新型冠狀病毒肺炎疫情防控過程中的疾控檔案完整齊全。在此次疾控檔案管理工作中，采取全面鋪開、重點關注的原則，根據新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的變化隨時調整工作部署。隨著對新型冠狀病毒肺炎的認識加深，疫情防控阻擊戰的實踐逐步趨于成熟，但同時也有更多不可預知的偶然事件，很多文件材料都是在突發和偶然的情況下產生的。因此，疫情防控期間的檔案管理工作需要更加專業的素質、高度負責的責任意識，在疫情防控的全程中嚴格按照標準和要求規范推進，充分抓住檔案的留存時機。

3.堅持檔案管理規范標準、流向安全

疾控檔案具有內容豐富、載體多樣的特點，疫情期間文件材料的收集始終按照前端控制、覆蓋面廣、結構豐富的要求，全面完整深入地推進和開展。按照內容不同，此次疾控檔案可分為九類：（1）組織領導、工作機制、決定、會議記錄、紀要、大事記等材料；（2）有關疫情防控的重要批示、指示和講話；（3）本機構的疫情監測報告、預防救治方案、疫情調查研判、檢測治療標準、應急預案、數據報告等；（4）業務工作的重要報告、簡報、信息、專報、總結等材料；（5）本單位有關新冠疫情發文材料；（6）接受捐贈物資、資金等材料；（7）先進事跡表彰和失職處分材料；（8）疫情病例檔案；（9）與之相關的照片、聲像、實物及其他。文件材料的載體是紙質為主，其他載體為輔。所有文件材料收集整理完成后，根據檔案管理要求及時歸檔保存，科學管理。

三、存在的問題

1.文件材料收集不夠平衡

在疫情防控過程中，疾控中心職責涉及范圍比較廣。在各項職能中，與疫情防控相關度較高的內容包括：突發公共衛生事件應急處置、疫情及健康影響因素的監測和干預、實驗室病例檢測等。其他次級相關的職責包括：防疫與健康知識宣傳教育、公眾防疫與健康水平促進、技術管理與應用研究等。其涉及的領域多、部門多、業務工作交叉范圍大。因此，需要歸檔的文件資料來源復雜、交叉性高、覆蓋面廣。同時，疾控包括衛生監測和疾病控制兩大部分，有些工作因其本身工作周期長、成果形成慢等特點，客觀上也導致了疾控檔案管理的復雜和不可控性。在此次疫情防控工作中，事先明確的文件材料收集歸檔范圍、移交管理制度等在一定程度上減輕了這些因素的影響，但上述情況依然給疫情防控時期疾控檔案的管理帶來不少困擾。

2.流程管理存在缺失

因應對重大突發事件的檔案管理經驗較少，對新冠肺炎疫情的了解認識不足，此次疾控檔案的管理也因疫情防控的緊迫和突發，不同程度地出現流程管理上的缺失。疫情防控期間，縣區級疾控中心的主要工作包括流行病學調查、密切接觸者管理、信息登記與統計、檢驗人員采樣和送樣、消殺工作等。這期間的文件材料收集整理歸檔應該是全流程同步進行的，但在實際操作中無法達到完全理想的效果。一方面，為了防止感染，作為疾控部門這類阻斷疫情的第一線，始終必須按照非常嚴格的程序開展工作，每個人都處于高度忙碌和緊張的狀態。另一方面，新冠肺炎作為傳染性極強的傳染病，除醫務人員外，其他人員一般難以進入基層一線。這期間對文件材料的收集程度更多地基于基層工作人員的檔案意識和工作強度。一些文件材料得不到及時歸檔保存，導致容易丟失和遺漏，無法進行后期彌補。

3.信息化手段不夠同步

疫情防控的特殊性使得疾控檔案管理工作具有極大的隨機性和不可預見性。而且，在文件材料收集、整理、歸檔、利用過程中，因疫情的危害性，檔案工作人員深入一線的工作模式同樣受到挑戰。同時，因新冠肺炎疫情在全球的蔓延，疾控檔案不可避免地會涉及其他的流行病和傳染病問題，這些問題受人的因素影響較多，不因地理位置的改變而改變，所以會涉及全球各地區。這些新的挑戰為使用先進的信息化手段提供了契機。然而，近年來疾控機構在檔案信息化上所作的努力，遠不及疾控各項專業職能的信息化建設。這種不平衡的發展，加之疾控檔案管理工作的復雜，使得疾控機構在檔案信息化建設上的短板更加凸顯，無法發揮出足夠的效用。

四、應對策略

1.強化機構職能，增強管理意識

疾控機構作為政府管理的公益單位，部門多，職能多。檔案管理工作，尤其是疫情防控期間的檔案工作，需要更加牢固的檔案意識作為基礎，在機構管理中更加重視檔案管理，引導全機構人員將檔案工作融入專業技術工作中，確保文件材料的齊全完整。檔案人員應樹立更加積極主動的工作態度，主動與部門工作人員對接，力求歸檔文件全面完整。同時要促使各職能部門和廣大干部職工形成共識，切實提高對檔案工作重要性的認識，為疫情檔案管理工作爭取更多的支持，營造良好的工作環境。

2.建立嚴格的檔案管理工作制度

以檔案法律法規為基礎，完善檔案管理的各項制度，讓檔案管理更加規范科學。既進行前端控制，也加強過程管理。檔案人員及時下沉到機構各部門中，協助各職能科室對已形成的文件材料做好收集、整理和預立卷。設立科室兼職檔案員，定期開展檔案工作培訓和交流討論，解決工作中存在的各類業務問題。

3.嚴格進行疫情防控歸檔材料的審核工作

疫情期間文件材料的形成將隨著疫情的控制而逐步減少減緩，并將隨疫情結束而結束。進入這一階段后，檔案管理的主要工作將立足于歸檔，各職能科室將已收集整理并完成預立卷的文件材料移交檔案室。根據文件材料收集及保管期限的要求，檔案室對移交的文件材料進行審核，或根據不同類別文件材料的不同要求進行歸檔保存，或退回相關責任科室作進一步整改。

4.以檔案信息報送和成果編研滿足資政需求

檔案的價值在于反映歷史，其最終目的并不是簡單的儲存保管，而在于為利用者提供服務。疫情防控是一項全方位的系統工程，各項工作都要為打贏疫情防控阻擊戰提供支持，檔案工作也不例外。一方面政府部門建立起疫情信息報送機制或信息系統，既能第一時間匯總疫情檔案數據，快速滿足現實工作需要，又能為日后建立疫情專題檔案或編研積累素材，留存疫情防控工作的完整記憶。另一方面疾控機構的檔案工作人員應靠前服務，充分發揮檔案資源優勢，深入挖掘室藏，及時整理出疫情防控的檔案材料，并送疾控部門領導班子及專家，為領導防疫決策和有關業務工作提供重要依據和參考。

從SARS、H1N1、H7N9禽流感到新型冠狀病毒肺炎，疾控機構已形成一系列突發疫情疾控檔案，這為今后科學地開發利用研究打下了堅實的基礎，將為今后做好公共衛生突發事件的處置和應對提供豐富的參考經驗，真正實現疾控檔案價值的最大化。

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