數(shù)字化時(shí)代下檔案管理思路研究

方婧

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）04-104-02

摘 要 在數(shù)字化時(shí)代下，企業(yè)檔案管理已經(jīng)進(jìn)入新的發(fā)展階段，本文將深入了解數(shù)字化背景下檔案管理的問(wèn)題，先介紹數(shù)字化時(shí)代下檔案管理的條件與現(xiàn)狀，再對(duì)檔案管理策略進(jìn)行研究，最終提出了檔案管理的支持保障措施，希望能對(duì)未來(lái)工作提供支持。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化時(shí)代 檔案管理 云計(jì)算

檔案管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮重要作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供充足的數(shù)據(jù)支持，已經(jīng)成為影響企業(yè)可持續(xù)發(fā)展水平的重要因素。在數(shù)字化時(shí)代下，很多新的技術(shù)、新方法已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，不僅提升檔案管理工作質(zhì)量，也提高檔案運(yùn)用效率，企業(yè)管理層以及工作人員能夠通過(guò)檔案查詢到想要的數(shù)據(jù)，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于企業(yè)。

一、數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀與條件

（一）檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字化檔案管理的主要優(yōu)勢(shì)，就是提高了檔案資源檢索的效率，并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理過(guò)程更加簡(jiǎn)單，能避免檔案出現(xiàn)損毀、丟失等情況，減少各類檔案管理問(wèn)題發(fā)生。

但有研究認(rèn)為，目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代發(fā)展要求，長(zhǎng)期以來(lái)檔案工作依然處于被動(dòng)狀態(tài)，工作模式陳舊且缺乏活力[1]。以職工檔案管理為例，職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ)，在維護(hù)員工合法權(quán)益中發(fā)揮著重要作用，也是政府部門落實(shí)相關(guān)政策、化解矛盾的關(guān)鍵，有助于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定；檔案中會(huì)詳細(xì)記錄員工在企業(yè)中所享受的各種待遇，并記錄員工參與社會(huì)保障情況。所以從員工的角度來(lái)看，檔案管理已經(jīng)成為保障自身合法權(quán)益的關(guān)鍵，但是在檔案管理中，職工檔案管理一直容易被忽視。除此之外，職工檔案日益呈現(xiàn)出復(fù)雜化的特征，不僅關(guān)注職工的職業(yè)發(fā)展以及工資審批晉級(jí)情況，也關(guān)包含“五險(xiǎn)一金”以及各種補(bǔ)助的發(fā)放等。因?yàn)闄n案管理工作日益復(fù)雜化，檔案管理工作人員可能會(huì)因?yàn)槭д`操作而出現(xiàn)問(wèn)題，增加檔案管理工作難度。除此之外，部分工作人員因?yàn)槿狈I(yè)知識(shí)，也會(huì)造成檔案管理效率低。

（二）數(shù)字化檔案管理的條件

1.數(shù)字化工具不斷發(fā)展提供了必要的技術(shù)條件。目前隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)水平進(jìn)一步提高，從20世紀(jì)90年代開(kāi)始，我國(guó)辦公開(kāi)始朝著計(jì)算機(jī)化發(fā)展，并且移動(dòng)終端以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的出現(xiàn)，都進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作變革。在這種情況下，企業(yè)的檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了電算化、無(wú)紙化，檔案存儲(chǔ)的方式更加多樣化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)、磁盤存儲(chǔ)與光盤存儲(chǔ)外，目前快速發(fā)展的云存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)一步，并且相關(guān)通信技術(shù)、電子技術(shù)越來(lái)越穩(wěn)定，使數(shù)字化工具成為檔案管理的突破口[2]。

2.人才支持取得滿意效果。數(shù)字化作為一種現(xiàn)代技術(shù)，與傳統(tǒng)技術(shù)相比具有更高的操作難度。而針對(duì)這種技術(shù)變革，各單位的人才培養(yǎng)已經(jīng)初見(jiàn)成效，高校所培養(yǎng)的兼具網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的人才數(shù)量增加，并且現(xiàn)有員工通過(guò)再學(xué)習(xí)，也增強(qiáng)了自己對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力。因此，良好的人力資源支持為提高數(shù)字化檔案管理水平奠定了基礎(chǔ)，這已經(jīng)成為未來(lái)檔案管理工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵。

二、檔案數(shù)字化管理策略研究

（一）明確檔案數(shù)字化核心內(nèi)容

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理工作更加復(fù)雜，所以為了能夠進(jìn)一步提高工作質(zhì)量，工作人員需要細(xì)化工作細(xì)節(jié)，重點(diǎn)內(nèi)容包括：1.強(qiáng)化檔案整理。此階段要嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)注規(guī)范目錄內(nèi)容，并做好拆卷裝訂以及分區(qū)掃描等工作，將各種檔案做好登記，這是數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。2.目錄建庫(kù)。按照通用數(shù)據(jù)格式，通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，期間可以按照《檔案著錄規(guī)則》的要求做好著錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)工作人員要做好質(zhì)量檢查，降低質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生率。本環(huán)節(jié)的主要目的，是了解檔案內(nèi)容與形式，確保數(shù)字檔案信息的準(zhǔn)確性。3.檔案掃描。工作人員按照檔案字跡的清晰度以及后期檔案運(yùn)用要求，設(shè)置檔案掃描的分辨率以及亮度等，確定掃描色彩模式，并在掃描之后進(jìn)行登記；注意檢查掃描頁(yè)數(shù)是否與整理時(shí)的頁(yè)數(shù)是否相同，若發(fā)現(xiàn)不一致，則需要檢查出現(xiàn)差異的原因。4.圖像處理。在檔案中經(jīng)常涉及大量的圖像，在數(shù)字化處理中，工作人員需要做好圖像處理，包括裁邊、拼接以及去污等，這種方法不僅能夠顯著減少圖像的存儲(chǔ)空間，也能讓圖像更加清晰，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力。5.圖像存儲(chǔ)。在檔案掃描結(jié)束后，工作人員可按照檔案管理要求確定存儲(chǔ)格式，不僅要確保圖像具有良好的清晰度，也要盡量減少檔案的存儲(chǔ)空間，目前常見(jiàn)的存儲(chǔ)格式包括CEB、PDF、JPEG等幾種形式。6.數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接能夠?qū)n案的全文數(shù)據(jù)以及目錄數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理，一般在圖像掃描結(jié)束之后，將已經(jīng)掃描好的圖像與對(duì)應(yīng)的目錄做掛接處理，確保檔案目錄能夠與文件之間建立聯(lián)系，此時(shí)在輸入數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案號(hào)之后技能及時(shí)查閱到關(guān)鍵數(shù)據(jù)[3]。7.對(duì)數(shù)據(jù)的驗(yàn)收。工作人員應(yīng)該針對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以及圖像文件等進(jìn)行檢查驗(yàn)收，一般情況下驗(yàn)收是由檔案所在部門以及檔案管理人員雙方配合的基礎(chǔ)上完成等。通過(guò)采用隨機(jī)抽樣調(diào)查法，一般全宗檔案數(shù)字化的合格率超過(guò)97%，就可以認(rèn)為數(shù)字化建設(shè)取得預(yù)期效果。8.數(shù)據(jù)備份。當(dāng)發(fā)現(xiàn)全宗檔案的合格率合格后，就可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行備份，備份一般采用離線的方式進(jìn)行，并在備份之后做好異地保存，這樣才能降低檔案風(fēng)險(xiǎn)。9.成果管理。在保證檔案數(shù)字化成果安全、有效、完整的基礎(chǔ)上，工作人員應(yīng)該盡可能地保證各類檔案的高效檢索，以充分發(fā)揮檔案自身的價(jià)值。

（二）做好數(shù)字化檔案管理的前期準(zhǔn)備

檔案數(shù)字化建設(shè)是依靠信息技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案通過(guò)錄入、掃描等方法存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并依靠檔案管理系統(tǒng)完成統(tǒng)一管理，所以為了確保整個(gè)檔案管理工作的有效性，在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該做好前期準(zhǔn)備工作，主要內(nèi)容包括：1.前期調(diào)研。工作人員需要針對(duì)數(shù)字化檔案對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，并了解檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能全面提高檔案管理能力。日常工作中，通過(guò)掌握數(shù)字化檔案的年代、載體、全宗、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，判斷在數(shù)字化建設(shè)中所需要的各種資源。形成制度標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容形成數(shù)字化檔案驗(yàn)收與考核的詳細(xì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并以該標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)后期工作。2.形成詳細(xì)的數(shù)字化檔案管理流程，例如編制檔案數(shù)字化交接流程表、驗(yàn)收表等，劃分?jǐn)?shù)字化建設(shè)中的崗位責(zé)任，并構(gòu)建保密制度。同時(shí)，檔案數(shù)字化管理本身具有工作量大、周期長(zhǎng)等特征，所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)效性，需要在現(xiàn)有人才隊(duì)伍基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化人才隊(duì)伍，專門提供技術(shù)支持，解決檔案數(shù)字化建設(shè)中各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題[4]。

（三）強(qiáng)化檔案數(shù)字化信息加工能力

在數(shù)字化檔案管理中，工作人員需要按照檔案自身情況形成工作方案，不僅要明確數(shù)字化檔案加工過(guò)程中各方的責(zé)任，還應(yīng)該對(duì)數(shù)字化檔案驗(yàn)收的相關(guān)內(nèi)容加以明確，確定檔案數(shù)字計(jì)劃的內(nèi)容、進(jìn)度、責(zé)任以及向技術(shù)要求。同時(shí)，要確保檔案管理資料的清晰準(zhǔn)確，在數(shù)字化檔案管理中，需要工作人員投入百分百的精力，逐一核對(duì)檔案資料，避免出現(xiàn)檔案信息失真或者不全面的問(wèn)題。嚴(yán)格遵照檔案數(shù)字化加工流程開(kāi)展工作，以規(guī)章制度的形式明確檔案管理的詳細(xì)技術(shù)流程，并在工作后通過(guò)抽檢等方法，審查整個(gè)檔案管理過(guò)程，提高工作質(zhì)量。

（四）做好數(shù)字化檔案的后期維護(hù)

在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，工作人員需要將數(shù)字化檔案維護(hù)作為重點(diǎn)內(nèi)容，主要工作包括：1.強(qiáng)化驗(yàn)收維護(hù)管理，充分發(fā)揮全體工作人員的主觀能動(dòng)性，建立驗(yàn)收小組，對(duì)數(shù)字化后的檔案做抽查或者全檢，按照合同內(nèi)容驗(yàn)收，判斷數(shù)字化檔案的處理效果。2.在檔案驗(yàn)收后，對(duì)全體工作人員進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況以及其他兄弟企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)見(jiàn)數(shù)字化檔案管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，采用專項(xiàng)管理的方法，增強(qiáng)工作人員抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。3.努力構(gòu)建特色服務(wù)，按照館藏檔案資源，結(jié)合檔案數(shù)字化處理成果，形成若干個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，例如建廠資料檔案、安全生產(chǎn)先鋒檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變遷檔案等。4.檔案的真正價(jià)值在于利用，而數(shù)字化技術(shù)無(wú)疑進(jìn)一步簡(jiǎn)化了檔案的運(yùn)用過(guò)程，所以工作人員應(yīng)該定期維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的下載、運(yùn)用提供技術(shù)支持。

三、檔案數(shù)字化的支持保障策略

（一）強(qiáng)化宣傳，培養(yǎng)數(shù)字化意識(shí)

企業(yè)必須將檔案數(shù)字化建設(shè)作為未來(lái)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，并從人力資源、財(cái)力資源等幾方面給予支持。在思想上，全體工作人員應(yīng)該形成數(shù)字化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，這樣才能調(diào)動(dòng)工作人員參與數(shù)字化檔案建設(shè)的積極性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該提供再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案工作人員能夠了解數(shù)字化檔案建設(shè)的思路與方案，并通過(guò)安全技術(shù)等，提高信息管理的安全性。

（二）依托二維碼技術(shù)優(yōu)化數(shù)字化檔案實(shí)施路徑

二維碼技術(shù)的出現(xiàn)，使數(shù)字化檔案管理工作模式得到進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理能力進(jìn)一步增強(qiáng)。例如，企業(yè)管理層可以通過(guò)二維碼直接掃碼登錄數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完成瀏覽、下載等過(guò)程，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)通過(guò)二維碼記錄登錄信息，并監(jiān)督其下載、瀏覽檔案的過(guò)程。除此之外，針對(duì)企業(yè)中一些常見(jiàn)的檔案信息，工作人員可以退出二維碼，在員工在掃描之后能夠獲得下載的鏈接，減少其他員工反復(fù)請(qǐng)求的情況，提高檔案管理工作效率。

（三）合理運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)

云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)優(yōu)化了數(shù)字化檔案管理過(guò)程，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建的數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠提供一個(gè)廣域的檔案管理環(huán)境。云計(jì)算技術(shù)最顯著的優(yōu)勢(shì)，就是具有極大的信息容量，并且不受硬件因素的限制，在數(shù)字化檔案管理中，工作人員可以直接將檔案上傳到“云端”，當(dāng)員工對(duì)某類檔案產(chǎn)生需求后，直接在云端分享檔案即可。或者向員工發(fā)送針對(duì)某一類型的鏈接（有時(shí)間限制），員工可以自由通過(guò)鏈接下載特定類型的資料。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為未來(lái)工作的主要發(fā)展方向，對(duì)于相關(guān)人員而言，未來(lái)工作中要進(jìn)一步了解數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用路徑，并結(jié)合現(xiàn)有技術(shù)需求以及檔案管理情況，完善數(shù)字化檔案建設(shè)路徑，使數(shù)字化檔案可以成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?/p>

參考文獻(xiàn)：

[1]吳艷群.淺論機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作[J].傳播力研究，2019，3（36）：70.

[2]李琳.大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化管理對(duì)策研究[J].武漢電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，17（04）：50-52+56.

[3]尉寧.數(shù)字化交付與文檔管理的關(guān)系研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（35）：32-33.

[4]張秋麗.新時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（35）：34-35.