基于利用服務視角談如何提高科研單位基建檔案管理水平

陳欣

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）04- 098- 02

摘 要 基建檔案是基本建設工作的真實記錄和歷史憑證，也是維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據。基建檔案既是建設過程中的真實反映和記錄，也是全面鑒定基建工程質量、使用和維護建設項目的重要依據。而一份好的基建檔案它真實的反映了工程施工中每一個環節的實際情況，也詳實地反映了工程項目建設的全過程。人們普遍認為，基本建設檔案工作就是檔案的歸檔、移交、接收、編目、上架、保管、統計、鑒定、銷毀、查詢、利用等。但做到基本建設檔案服務利用的高效管理并非如此簡單。作為一名檔案工作者，要認識到基本建設檔案工作所面臨的新形勢、新任務、新問題，要從檔案利用的主體、客體多方面，采用相應措施來提升基本建設檔案利用服務水平才是當務之急。

關鍵詞 基本建設檔案 檔案利用 檔案數字化

基建檔案[1]是工程建設期間形成的具有保存價值的文字、圖紙、音像、電子文件等重要資料。隨著我院建設項目逐年增多，基建檔案在整個單位檔案庫中有著非常重要的地位。對檔案資料加強前期收集[2]，是影響基建檔案質量好壞的重要因素。將基建檔案管理好，才能夠為單位日后的工程擴建、改建、維修等工作提供齊全且真實的資料，因此，對其進一步加強收集、管理的管控，會為今后的服務利用奠定了堅實的基礎。

一、基建檔案及相關定義

基本建設項目檔案[3]：是指從建設項目（工程）的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

檔案利用[4]：是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

二、我院基建檔案發展歷程

（一）我院基建檔案管理情況

（1）我院目前與院內各部門及相關單位工作關系圖：

以檔案室為核心樞紐，對相關單位、部門進行監督、指導，建立溝通協調機制，相關人員積極配合，必然會形成一套完整、準確，高質量的基建檔案，為日后的檔案利用提供基本保障。

（2）隨著基建檔案項目逐年增多的趨勢，檔案的利用需求量也明顯增長，以2017年-2018年為例，如圖：

（二）檔案利用的作用

通過歷史檔案工作來看，檔案利用服務水平的高低，從某種程度上體現著建設項目檔案管理水平的高低，故檔案利用服務發揮著重要作用，檔案利用是檔案實現價值的最終途徑，檔案利用的作用主要表現為以下幾方面：

（1）檔案利用工作能夠檢驗和促進檔案基礎工作的發展。

（2）扎扎實實地做好檔案利用服務工作，可以通過在檔案利用中發現問題，并找出解決辦法，不斷地促進檔案管理工作水平的提高。

（3）檔案利用的過程實際上是檔案的宣傳過程，可以獲得更多的部門對檔案工作支持。

綜上所述，檔案工作的最終目的就是檔案利用，便于各方面的利用是檢驗檔案工作的主要標準，是檔案工作的關鍵環節，檔案利用工作在整個檔案工作中占有主導地位。

三、影響檔案利用服務的主要因素

（一）檔案意識

進一步加強檔案意識，加強檔案培訓力度。部分人員對檔案管理工作重視程度不高，過于看重項目審批和建設過程，而忽視了檔案管理的重要性。歸檔時間拖延過長，崗位職責不到位等問題。

（二）檔案完整性、有效性

（1）設備文件歸檔不齊全。如：設備運行使用、檢修維護文件；

（2）部分竣工圖有修改地方沒有修改人的親筆簽名、竣工圖紙加蓋或簽署的印章不齊全，如：竣工圖章、出圖章、建設單位和施工單位公章無有效章；

（3）早期基建檔案的聲像檔案從收集、整理、歸檔都存在著一些問題。如：拍攝后整理的情況欠佳；部分改建、擴建的項目未提交建筑施工前的拍攝照片及施工后的對比照片；個別提交的，僅為彩打照片，非正式沖洗照片；管、線等隱蔽工程的聲像檔案欠缺。

（三）圖紙老化、頻繁利用

（1）圖紙老化：由于檔案室保管的基建檔案年代最久遠的為四五十年代的圖紙，年代久遠、紙張老舊、頻繁使用，一些圖紙有的數據字跡模糊，影響了利用者利用。

（2）因改造、擴建、維修等原因需頻繁利用，加劇了檔案壽命的縮短，也影響檔案的利用服務水平。

四、提高基建檔案管理水平的舉措

（一）進一步提高檔案意識，嚴把審核關

檔案意識[6]方面：提高檔案意識是取得領導支持和重視檔案的內在要求。只要領導對基建檔案工作足夠重視了，基建檔案工作才好開展。檔案工作不是突擊性的，是要靠平時的積累，注重收集。有些工作人員對檔案工作的重視程度不夠，沒有收集的意識，導致一些重要檔案資料流失。

（二）提前介入、全程監控

在項目立項階段，做到專人負責，從源頭跟蹤收集項目前期文件，及時進行監控管理。

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用，是檔案業務工作的基本內容，而基建檔案的收集工作是基建檔案利用的重中之重，加強基建檔案[4]收集整理工作，力爭基建檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的基建檔案原始資料，才能形成高質量的基建檔案，才能在提供利用上掌握主動權。要想充分發揮檔案的利用工作，必須依賴于基礎工作，基礎工作做不好，就談不上檔案利用工作。

（三）加強檔案數字化建設，提高單位檔案利用服務水平

目前對檔案實體的收集、整理和保存基本都是通過人工方式完成的，工作進展緩慢，效率低，已無法適應信息時代發展的要求。近年來，我院建設項目日益增多，而這些項目的檔案都以紙質檔案的形式保存下來。但頻繁的利用會減少檔案壽命，影響日后檔案利用。結合我院實際情況，本人建議如下：

1.基建檔案數字化[7]。對歷史基建檔案數字化時，首先分為重要檔案和一般檔案兩類逐步開展。

（1）將重要檔案，如：竣工圖，優先數字化，形成數據庫，為使用者提供快捷檢索方式，從而提高此類檔案的利用服務水平。

（2）對年代久遠的基建檔案優先數字化，由于這些圖紙老舊破損、字跡模糊不清，在日常的檔案利用中對利用者造成了很大的麻煩。

（3）加強業務部門的調研反饋，深入了解其對檔案查閱的需求。

通過采用“利用效果調查表”和“借閱申請單”方式，檔案人員了解到利用者查詢的目的和原因，通過統計分析，可以對使用頻繁、利用率高的檔案優先數字化，以提高利用服務水平。

目前我院已安排專人負責數字化掃描工作，可以通過掃描對折痕進行處理，并進行色彩還原。數字化備份后可以減少對紙質檔案的利用，從而提高了今后利用服務水平。

2.實行“雙套制”過渡管理模式。對于今后形成的檔案要實行“雙套制”過渡管理模式[7]。基建部門應當配備相應的硬件設施和軟件管理系統，即：傳統的紙質檔案和電子檔案同時歸檔。

由于電子文件自身缺陷，使其不能單一成為檔案的存儲形式，所以采用“雙套制”就成為了今后檔案保存模式的必然選擇。

具體來講，可以將數字檔案以及紙質檔案的歸檔一同進行，通過掃描完成機讀檔案的構建，進行相應的移交工作。不要將數字、機讀以及紙質檔案中任何一項遺漏，將其進行整理核對之后，便可以在檔案管理系統內錄入相應的目錄信息，從而使基建工程檔案管理工作實現現代化和信息化的發展，數字檔案可以使基建檔案利用水平、利用效率提高。這樣既不會因為頻繁利用影響檔案壽命，減少了原始檔案破損現象的發生，縮短了檔案利用時間，提高了利用效率。

五、結語

綜上所述，基建檔案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿。基建檔案的利用服務水平高低也體現著領導對基建檔案工作的重視程度。

（1）提高項目管理人員和檔案人員的素質、加強檔案管理意識，重視檔案管理人員及相關項目參與人員的培訓，找出影響檔案利用質量的原因，提出改進的措施，提高檔案利用率。

（2）今后要不斷推進檔案信息資源的數字化，使用檔案管理系統，在不久的將來從實現條目檢索，逐步提升到電子檔案的收集、保管、利用工作，為網上檔案利用創造條件，建立完整、系統、有效電子檔案數據庫，實現全文檢索，從整體上提高基建檔案的數字化水平。

基建檔案在單位的發展中發揮著無可替代的歷史憑證和法律依據作用，是極其珍貴的檔案。檔案人員應具有愛崗敬業、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，為單位和基建工程各部門提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平，使基建檔案工作在我院的發展中真正發揮重要作用。

參考文獻：

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