互聯網視域下基層機關的數字化檔案管理探析

武和平

摘要：世界在進步，社會在發展，互聯網也使我們的生活日新月異。在不斷的進步中無數行業先后選擇跟隨或是逃避，也隨之產生了多種不同的后果。基層機關理應順應時代潮流，在互聯網大背景下提升檔案管理能力，升級檔案管理方式，升級檔案管理理念。

關鍵詞：互聯網視域;檔案;服務模式;轉型

互聯網不僅僅是個為我們服務的工具，也在不斷地發展中成為我們世界前行的趨勢，是無法逃避的大勢所趨。一旦跟不上形式，勢必會被大時代所拋棄。基層機關單位更是如此，我們身為國家和人民的承重墻，必須要時時刻刻謹記自身職責，努力適應不斷變化的工作環境、社會環境。

檔案服務以重要板塊的身份在政府政務中服務，與老百姓的現實生活息息相關，與社會發展的前途互相纏繞。檔案服務也應該要抓住這個機會來發展進步自身，基層機關的工作人員更要在互聯網的大趨勢下提升自身能力，塑造檔案服務新模式。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?一、基層機關檔案服務模式及面臨的困境

當今傳統的檔案管理方式多利用現場人工，如調取檔案或者查閱檔案需要先排隊取號等候，工作人員去檔案庫房查找并將其取出后，才能夠開始發揮檔案作用。如果遇到需要年代久遠的檔案來盡心查詢調研工作需要花費大量的時間去尋找原始檔案資料，既耗費時間和人工成本，還非常容易導致服務體驗差，不具有人文關懷。

近年來，在我國社會發展的新態勢下，基層機關事業單位的檔案建設與管理工作為充分的迎合時代的發展特色，為檔案管理與建設工作注入新的色彩。雖然數字檔案建設工作經歷了長期的發展，取得了長足的進步，但仍存在一些不足，其中最具代表性的就是缺乏對數字檔案基礎工作的規范。主要表現在基層機構檔案管理工作不扎實，政府部門對這項工作重視不夠，數字檔案建設過程中存在前期投入與后期效果不成正比等明顯問題。（這是不是結合了紙質檔案保存和存取的局限性，所以我們需要加強數字化建設，增強檔案保存和存取的便利性，但也會出現安全問題，由于人事檔案的保密性，如何保證電子檔案在使用時的安全）是否已建立？政府也在考慮這個問題。二是初期投資成本很高。目前，許多地方政府還沒有意識到這一點的必要性。他們不想投資。投資后，會出現后期維護費用和運行問題）此外，這一過程中也存在明顯的問題。基層機關事業單位軟硬件基礎設施建設也存在問題。基層機構檔案數字化基礎工作不規范。

此外，檔案數字化技術水平缺乏一定先進性也是影響我國基層機關事業單位檔案管理與建設工作發展的因素之一。檔案數字化之所以被稱為數字化，是因為檔案數字化是網絡技術、電子技術等多種新技術發展和支持的產物。數字化建設過程中的兼容性、及時性等因素不容低估。目前，涉及基層事業單位檔案管理的數字化技術標準大多未達到國家既定標準。檔案信息的分類往往沒有規章制度，導致后期檢索單一，無法滿足人們對檔案信息的多樣化需求。

在文件傳輸過程中，也存在一些問題。目前，大部分檔案調劑工作都是在發放檔案調劑介紹信（檔案調劑信）的基礎上進行的。由于檔案管理系統在各區之間沒有連接和共享，無論是需要在各區之間轉移還是異地轉移，在轉移檔案之前，都要出具手動的現場檔案調整介紹信。不僅老百姓感到不方便，工作人員的工作量也增加了。

檔案數字化法律法規制度不夠健全同樣也是影響我國基層機關單位檔案管理與建設工作的因素之一。眾所周知，在檔案數字化建設中，往往涉及檔案信息的隱私權、知識產權等問題，可能引發糾紛和一系列連鎖反應，給檔案數字化建設和管理帶來不便。但是，在當前基層機構檔案數字化管理過程中，法律法規還不夠完善，在相關產權糾紛面前，這項工作的抗辯能力不足。因此，檔案數字化法律法規的缺失是基層事業單位發展中必須關注的一個關鍵問題。

二、突破傳統壁壘，探究基層檔案服務模式新出路

“互聯網+”是指經由互聯網與傳統產業相結合的一個過程，也是目標。最初檔案服務從保管到使用都非常封閉，人們對檔案的需求與調動也相對被動，但是現在時代不同了，信息爆炸使每個公民對就業、醫療、養老等檔案信息的調取與使用變的愈加頻繁。檔案與生活互相纏繞密不可分，所以各種檔案服務的需求必須順應時代潮流，充分利用互聯網平臺，為民生服務，為政務服務水平更高而努力。

（一）互聯網+檔案將把檔案服務模式轉變為自助服務

通過開放服務網站、微信公眾號等開放檔案，網絡可以預約查閱檔案、現場分解工作、提前開展網上業務，如出具證明文件等。它允許我通過自助機進行現場操作，所以我不需要排隊等候 號碼。通過預約系統對接收量進行預測，在后期對文件訪問次數進行統計更加方便和高效。

（二）“互聯網+檔案”將把文件服務模式轉變為遠程服務

檔案作為陪伴一個人一生的重要證據，承載著每個人的過去、現在和未來。每個檔案館都有一張實名制的“身份證”，并進行宣傳“在線咨詢、網上申請、快遞送達”的辦理模式，探索移動服務模式，通過手機APP、微信公眾號等，推動移動咨詢、移動辦理、智慧推送、精準服務，爭取能將紙質檔案變成一份份“實時”電子檔案，實現網上“無形管理”，突破傳統紙質檔案的操作咨詢和借閱模式，實現各部門之間的協調、聯動和數據共享，在智能辦公平臺上實現檔案的實時存取和傳遞，并建立多個使用場景實現（下轉第81頁）

（上接第78頁）流程優化的模板。

（三）互聯網+檔案將檔案服務模式轉變為聯盟

對公眾來說，檔案館總是保持神秘感。有些人一生中從未見過他們的檔案。有些人在需要使用他們自己的檔案之前不會考慮尋找它們。事實上，檔案是分類的，具有十分重要的歷史意義。一開始，檔案部門與其他部門相比是一個相對封閉的部門，這是與互聯網時代大數據共享建設模式嚴重不一致的一個共同點。因此，檔案服務需要順應歷史發展趨勢，能夠向人們開放網絡共享的數據。跨地區、跨領域的檔案部門可以根據實際情況建立檔案聯盟體系，推出開放目錄、檔案存儲傳輸等創新服務模式。

三、沖破傳統桎梏，摸索基層檔案服務模式新方法

（一）在進行檔案管理時充分了解大眾需求，加強各部門之間的溝通互動

檔案部分要經由過程大眾路線為大眾供給辦事，使大眾踴躍參與，充實反饋，發明營業停滯和堅苦，實時更新背景軟件和數據，按照大眾反映的會合題目，踴躍調劑優化細節，有效的利用鏈接來接通各類線上線下辦事渠道，構建良性題目驅動互動模式。此外，定期的網絡調查可以幫助微信公眾號進行問答，調動群眾的積極性和參與性，共同尋找思路和方法，確保人民群眾對檔案工作滿意。

（二）建立大數據智庫和共享平臺。互聯網+檔案將創造一個新的大數據平臺

這就要求檔案服務必須建立平臺思維和用戶思維。結合檔案管理者和用戶的經驗，將被動服務轉變為主動服務，事后為對方服務，為每個用戶建立個性化的檔案服務模式。了解“綠色用戶體驗”。

（三）優化服務理念，提高服務質量

檔案管理實際上是一項艱巨的任務。檔案管理并不是簡單地把整理好的檔案有序地放到柜子里。如何優化檔案管理理念，是檔案管理創新過程中的難點和障礙。檔案工作枯燥、簡單。事實上，要促進檔案事業的發展，必須有嚴格的管理意識和智慧的思維方式。我們不僅要按照“互聯網+”的方式建立專業的檔案隊伍，還要不斷優化管理理念，提高管理質量。這也是實現檔案現代化管理模式的重要保證之一，對檔案服務新理念的研究和探索具有積極作用。

四、結語

互聯網是21世紀的主題。互聯網行業與傳統行業的結合是一個不能夠逃避的大趨勢，檔案管理一定要勇于跟上時代大潮流，探索互聯網視域下數字化檔案管理的嶄新模式，革故鼎新，煥發新活力。讓基層機關單位檔案管理以新的姿態為人民大眾更好的服務，努力迸發新力量。

【參考文獻】

[1]范日金.基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策[J].環球市場信息導報，2017（34）.

[2]盧虹瑾.基層機關事業單位檔案數字化建設存在的問題和對策探討[J].卷宗，2019（13）.