縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作探析及對(duì)策

唐海川

摘 要：基層檔案工作是服務(wù)保障社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，檔案行政管理部門如何發(fā)揮服務(wù)中心工作的能力，指導(dǎo)基層檔案工作有序規(guī)范開展，是我們檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的重要工作，如何推進(jìn)基層檔案工作健康發(fā)展，在檔案宣傳、制度建設(shè)、執(zhí)行規(guī)范化、檔案信息化、主動(dòng)提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，解決縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作在檔案宣傳、制度建設(shè)、規(guī)范化管理等工作中存在問題及方法對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;業(yè)務(wù)指導(dǎo);檔案宣傳;制度建設(shè);信息化

基層檔案工作是服務(wù)保障社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，主要依靠人類的實(shí)踐，通過不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免少走彎路或不走彎路，參考借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，通過不斷的對(duì)檔案宣傳工作，社會(huì)及廣大人民群眾也對(duì)檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)，檔案的重要性也在各行各業(yè)凸顯出來，檔案行政管理部門如何發(fā)揮服務(wù)中心工作的能力，指導(dǎo)基層檔案工作有序規(guī)范開展，是我們檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的重要工作，如何推進(jìn)基層檔案工作健康發(fā)展，我們就要從發(fā)現(xiàn)與解決問題中提高，通過多年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐，我們認(rèn)為基層檔案工作需要在檔案宣傳、制度建設(shè)、執(zhí)行規(guī)范化管理、主動(dòng)提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)等方面都是需要我們檔案工作者通過創(chuàng)新工作方法思考解決。

一、在檔案宣傳、制度建設(shè)、規(guī)范化管理中存在的問題

1.檔案宣傳工作不到位，部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視

通過長(zhǎng)期指導(dǎo)基層單位檔案工作發(fā)現(xiàn)，部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，不重視檔案工作，這種現(xiàn)象的存在也有檔案宣傳工作不到位，開展宣傳工作還不夠深入，特別是對(duì)分管與基層單位的領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性方面宣傳還不到位。基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的工作重視程度決定了一個(gè)單位的檔案管理水平，沒有領(lǐng)導(dǎo)重視，很多檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作無法正常開展，檔案工作的開展需要領(lǐng)導(dǎo)重視和人力物力支持，單位不配備專職檔案員，沒有專門人員常年對(duì)接檔案工作，沒有資金方面的投入，領(lǐng)導(dǎo)在不用心支持，如何談開展各項(xiàng)檔案工作，各單位的檔案工作也不是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員能夠全面協(xié)調(diào)完成的工作，比如說，有的單位檔案整理工作相對(duì)滯后，我們上門監(jiān)督指導(dǎo)多次，最終也沒有督促這個(gè)單位完成檔案整理，因?yàn)槲覀冋f了他們不聽，不按時(shí)辦，推諉拖，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員也沒有真正的執(zhí)法權(quán)力，只能向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反應(yīng)情況，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助解決，這也是多年來業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作現(xiàn)實(shí)存在而難以解決的現(xiàn)狀。

2.檔案制度建設(shè)不健全

建章立制是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的重要手段，目前部分基層單位各項(xiàng)檔案管理制度不健全完整，執(zhí)行不到位，在對(duì)檔案的人員配備、資金投入、業(yè)務(wù)建設(shè)等支持不夠。在檔案管理制定不健全的情況下，各項(xiàng)檔案管理工作不規(guī)范，工作得不到有效支持與執(zhí)行，在對(duì)檔案的人員配備、資金投入、業(yè)務(wù)建設(shè)等綜合管理上得不到落實(shí)，還有個(gè)別單位看似各項(xiàng)制度健全，但是存在敷衍了事，都是照搬照抄，沒有根據(jù)本單位職能情況與工作實(shí)際出發(fā)來制定適合自身工作需要的各項(xiàng)切實(shí)可行的檔案管理制度，形同虛設(shè)，只為檢查，不注重實(shí)際需求，為以后檔案管理工作帶來不便，不能很好的適應(yīng)各項(xiàng)檔案管理工作有效進(jìn)行與落實(shí)。

3.檔案管理人員兼職現(xiàn)象嚴(yán)重，不能有效滿足工作需求

檔案管理人員兼職現(xiàn)象普遍存在，由于沒有專職檔管理人員，兼職檔案員在檔案收集整理上的時(shí)間不能保證，使部分文件材料收集不及時(shí)完整，加之檔案管理人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)造成業(yè)務(wù)不熟，使得各項(xiàng)檔案管理工作不能有效開展。特別是一些中小基層單位，他們對(duì)檔案工作意識(shí)方面更加淡薄，大多不重視檔案工作，這也造成這部分單位檔案工作難開展。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展離不開對(duì)大數(shù)據(jù)檔案信息資源的需求與應(yīng)用，往往單位領(lǐng)導(dǎo)與管理者都知道，但是他們大多不懂如何對(duì)檔案信息資源收集、歸檔、利用、管理，也很難把現(xiàn)有的資金投入到檔案管理與人才培訓(xùn)上，他們認(rèn)為檔案工作不會(huì)給單位帶來直接的效益，只顧眼前，所以大多數(shù)中小單位沒有專職檔案管理人員，兼職檔案員也都身兼數(shù)職。即使有也都是沒有通過專業(yè)培訓(xùn)，根本不以檔案工作為主，再加上開展檔案工作需要人力、物力、財(cái)力的長(zhǎng)期投入支持，多數(shù)中小單位都不愿意為檔案工作投入太多，這就導(dǎo)致檔案工作基本上未能規(guī)范開展，所以檔案管理工作的發(fā)展，直接取決于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與理解水平及重視程度。多年來檔案行政管部門也想辦法服務(wù)助力各單位檔案事業(yè)發(fā)展，同時(shí)也提供了必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)支持，幫助各單位建立好檔案科學(xué)化管理體系，但是往往收效甚微，特別是縣級(jí)檔案行政管理部門對(duì)各單位沒有真正的執(zhí)法監(jiān)督管理權(quán)限，所以也造成部分單位檔案工作難以正常開展，這種現(xiàn)狀不利于當(dāng)今社會(huì)的長(zhǎng)期發(fā)展，當(dāng)前幫助提升各基層單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理者認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，才能有效、快速、穩(wěn)步提升各基層單位檔案規(guī)范化管理工作。

4.部分基層單位歸檔文件資料收集不齊全、不完整，不能做到按時(shí)歸檔，未完全執(zhí)行規(guī)范化管理

大部分基層單位檔案員為兼職檔案員，工作重點(diǎn)不是檔案工作，不能夠全面學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，也沒有充足的時(shí)間進(jìn)行檔案收集整理與歸檔，所以常會(huì)造成歸檔文件資料收集不齊全、不完整。在對(duì)各單位檔案指導(dǎo)期間發(fā)現(xiàn)存在不同程度的問題：一是注重紅頭文件的收集理，而忽略了財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備、科技、聲像等檔案的收集，使這些資料仍存放在個(gè)別科室和個(gè)人手中。二是忽略正式文件以外的資料收集，如年報(bào)，審批表、業(yè)務(wù)報(bào)表等資料，三是注重上級(jí)文件的收集，忽略了本單位和下級(jí)單位業(yè)務(wù)部門印發(fā)的文件材料、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、年報(bào)等，有時(shí)還不能做到按時(shí)歸檔，使得部分整理完成的案卷質(zhì)量不高。四是特別在分類、檔號(hào)編制、數(shù)字化、專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、除塵消毒、安全防護(hù)、移交接收、數(shù)據(jù)備份等一些具體操作環(huán)節(jié)，因工作技術(shù)含量高，對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)技能要求非常高，一般兼職檔案人員能還不能勝任。檔案管理工作達(dá)不到科學(xué)化規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)。

5.檔案硬件設(shè)施配備滯后

檔案硬件設(shè)施配備是檔案管理工作的重要組成部分，許多基層單位都建成了數(shù)字化檔案室，硬件及辦公設(shè)施設(shè)備配備齊全，實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理，但是還有為數(shù)不少的基層單位沒有配備檔案專用庫(kù)房，即使有也不具備九防措施，檔案信息化設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)也不健全，檔案硬件設(shè)施配備滯后，直接影響到基層單位檔案綜合管理水平。

二、應(yīng)對(duì)辦法與措施

1.提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的自身及團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)

新時(shí)期檔案工作也出現(xiàn)了新動(dòng)向，檔案工作方法在不斷更新變化，因此要做好當(dāng)今的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，努力學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)取。既要學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，更要掌握日新月異的現(xiàn)代化知識(shí)。縣級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍從機(jī)關(guān)企事業(yè)單位擴(kuò)大到社區(qū)、農(nóng)村和民營(yíng)企業(yè)等領(lǐng)域，需要指導(dǎo)的檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域在不斷擴(kuò)大，有關(guān)社會(huì)保障、社會(huì)保險(xiǎn)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)、土地確權(quán)承包、疫情防控等民生檔案也隨之產(chǎn)生。可見傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法已不能適應(yīng)當(dāng)今檔案形勢(shì)的發(fā)展變化。而是需要我們檔案業(yè)務(wù)人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷采取創(chuàng)新工作方法。現(xiàn)在檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理，文書檔案也由原先繁雜的立卷方法更新為簡(jiǎn)便易行的檔整理。特別是現(xiàn)在很多檔案室都實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、信息化、自動(dòng)化管理，如果檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員仍只有單一的檔案專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展需求，必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力和駕馭現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的能力。了解辦公自動(dòng)化的原理，熟知電子檔案的特征，更要靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件，更好地指導(dǎo)各單位各部門全面實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理。作為我們縣級(jí)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，不僅應(yīng)該具備熟練掌握精通應(yīng)用國(guó)家和地方制定檔案科學(xué)化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)還要具備熟練操作應(yīng)用檔案專用設(shè)備及軟件，了解掌握社會(huì)對(duì)檔案的需求，想群眾之所想，把被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的需求。

2.做好基層單位檔案宣傳工作

檔案宣傳工作，是讓社會(huì)和群眾認(rèn)識(shí)檔案，了解檔案工作的重要途徑，檔案宣傳是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員工作中的重要組成部分。各級(jí)檔案行政管理部門要貫徹落實(shí)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，緊密結(jié)合檔案工作，履職盡責(zé)，創(chuàng)新宣傳形式，積極宣傳貫徹落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，通過開放館藏、文化講座、上門座談、檔案保護(hù)講解、業(yè)務(wù)咨詢、舉辦展覽等不同形式加以宣傳，要以加強(qiáng)檔案宣傳工作來增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展來提高全民素質(zhì)，使廣大群眾、政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位知道通過搜集、整理、保管和利用檔案資料來為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

3.主動(dòng)與基層單位領(lǐng)導(dǎo)溝通檔案工作

我們業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要主動(dòng)與基層單位領(lǐng)導(dǎo)溝通檔案工作，爭(zhēng)取支持。通過多年指導(dǎo)基層單位檔案工作獲得的經(jīng)驗(yàn)，我們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)前，首先就是跟基層單位檔案員了解單位的一些基本情況，檔案工作現(xiàn)狀、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度、被指導(dǎo)單位的需求及要求等。第二步就是在開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)前一定要與被指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)見面溝通，這非常關(guān)鍵，通過交談我們能夠感受到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度及敷衍程度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度往往能夠決定我們指導(dǎo)工作的最終結(jié)果。第三步向被指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的重要性，檔案對(duì)本單位各項(xiàng)工作的幫助與作用。讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作提高認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上去了，工作也就好開展了。但是我們與被指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)一定要講究方法方式，會(huì)察言觀色、掌握一定技巧，有時(shí)也可以借力等，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視了，認(rèn)識(shí)提高了，檔案工作自然就好開展，領(lǐng)導(dǎo)可以從人力、物力、財(cái)力、制度建設(shè)上給檔案工作以支持，這樣我們做業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的人員也好開展工作，基層單位檔案員也好開展工作，而且工作心情愉快，工作效率及成效也會(huì)提高，也更加容易出成績(jī)，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對(duì)檔案工作給予認(rèn)可。否則工作就難以開展與進(jìn)行。

4.督促指導(dǎo)完善制度建設(shè)

指導(dǎo)各單位建立檔案管理制度，成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案工作分工責(zé)任到人，根據(jù)單位檔案工作量，配備滿足檔案工作需要的專、兼職檔案管理人員，保障檔案員工作相對(duì)穩(wěn)定，督促檔案員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與接受培訓(xùn)，并且把檔案工作納入制度化績(jī)效考核。確保各單位能夠按時(shí)完成文件材料收集整理歸檔，使檔案工作達(dá)到科學(xué)化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

5.創(chuàng)新指導(dǎo)方法，保障基層單位檔案業(yè)務(wù)工作有序開展

各級(jí)檔案部門發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，通過創(chuàng)新工作方法指導(dǎo)保障各立檔單位的文件材料收集歸檔工作規(guī)范有序開展。基礎(chǔ)單位文件資料收集歸檔看似簡(jiǎn)單，其實(shí)具體操作也是非常復(fù)雜。雖說大多數(shù)檔案員都通過基礎(chǔ)理論培訓(xùn)，都能完成一般性檔案工作，但是往往遇到不同載體的文件資料收集、整理、編目、歸檔時(shí)，在具體操作上，有些檔案員對(duì)出現(xiàn)的問題不知如何處理，因?yàn)闄n案整理會(huì)出現(xiàn)很多具體情況需要分別處理對(duì)待，在實(shí)際應(yīng)用操作上，檔案整理方案有時(shí)也需要根據(jù)具體情況實(shí)時(shí)調(diào)整完善，特別是在檔案分類、檔號(hào)編制、檔案數(shù)字化、專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件整理等問題，一般的檔案管理人員整理起來就相對(duì)困難，必須有較高檔案業(yè)務(wù)水平的檔案員才能夠勝任，這就要求我們常年奮斗在一線的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要具備過硬的綜合業(yè)務(wù)技能，及時(shí)了解工作變化情況，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，工作進(jìn)行到哪里，指導(dǎo)就延伸到哪里，把檔案整理工作中存在的問題讓基層檔案員參與對(duì)存在問題的討論與研究，激發(fā)檔案管理員的責(zé)任心和用創(chuàng)新工作法去解決問題，檔案整理與培訓(xùn)指導(dǎo)采取高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不走形式、不走過場(chǎng)，充分發(fā)揮蘭臺(tái)精神，扛起責(zé)任，提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐，完成業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)。

6.爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持

（1）爭(zhēng)取本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重視。單位每項(xiàng)工作都有他的重要性，領(lǐng)導(dǎo)本身如果對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作認(rèn)識(shí)不夠，就談不上對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)不重視很多工作就難以開展，工作上就更談不上創(chuàng)新，所以說爭(zhēng)取本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重視是至關(guān)重要的一步。因?yàn)闄n案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作面對(duì)基層各單位，任務(wù)重，責(zé)任大，也是檔案行政管理部門的對(duì)外宣傳窗口，也代表檔案行政管理部門的形象，工作中遇到的問題難題也多，有很多問題難題不是我們一線業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員能解決處理的，因?yàn)闃I(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不光是單純意義上的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各單位之接的工作關(guān)系也是非常重要，有時(shí)候做好一個(gè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也需要領(lǐng)導(dǎo)來出面協(xié)調(diào)支持，所以說，工作要干好，也要與領(lǐng)導(dǎo)多溝通、多交流、多匯報(bào)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持。

（2）爭(zhēng)取被指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)支持檔案工作。基層單位檔案工作做得好與壞，與被指導(dǎo)單位的檔案人員和領(lǐng)導(dǎo)有直接關(guān)系，在一個(gè)單位，檔案工作一般不是主要業(yè)務(wù)工作，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)及重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及本單位的主要業(yè)務(wù)工作，所以說我們?cè)趯?duì)一個(gè)單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)之前，應(yīng)該先與被指導(dǎo)單位的檔案人員和領(lǐng)導(dǎo)提前見面座談。給他們宣傳講解檔案工作的重要性，讓他們首先在思想上提高對(duì)檔案的了解和認(rèn)識(shí)，最大程度的獲得領(lǐng)導(dǎo)們的支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，在人員、財(cái)力、設(shè)施設(shè)備投入上都能為下一步更好的深入做好檔案工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，領(lǐng)導(dǎo)之間溝通一句話勝過我們基層業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員跑斷腿、磨破嘴，所以說在開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作前，一定與單位領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)多匯報(bào)溝通、有了領(lǐng)導(dǎo)們的支持，在加上我們過硬的業(yè)務(wù)技能，不愁基層單位各項(xiàng)檔案管理工作搞不上不去。

三、總結(jié)

服務(wù)人類社會(huì)進(jìn)步發(fā)展需求，是檔案的價(jià)值所在。檔案行政管理部門要發(fā)揮檔案行政管理監(jiān)督指導(dǎo)力度，預(yù)防檔案工作流于形式，切實(shí)做好宣傳、監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù)工作，有了正確的工作思路與措施，才能夠?yàn)樽龊酶黜?xiàng)檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要履職盡責(zé)、主動(dòng)作為、主動(dòng)服務(wù)，有效開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，確保各基層單位檔案管理工作有序開展，最終使各基層單位檔案綜合管理水平得到新的提升。

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[2]趙麗彩.縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作方法探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

（作者單位：鄆城縣檔案館）