事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

蘇莉

摘要：事業(yè)單位是我國市場經(jīng)濟中最重要的組成部分。其中，檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作中最重要的一項內(nèi)容。近年來，由于經(jīng)濟的快速發(fā)展以及市場經(jīng)濟的變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適用于事業(yè)單位的發(fā)展。本文將主要分析現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題，如檔案管理人員素質(zhì)不高、管理模式過于傳統(tǒng)等，以及根據(jù)具體的問題提出實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效途徑，希望能給相關(guān)事業(yè)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化發(fā)展

中圖分類號：D630;G271

文獻標識碼：A

文章編號：1005-5312 （2020）15-0286-01

一、引言

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也進行了一定的變革。但現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理仍存在一些問題，無法適應(yīng)新時代下對事業(yè)單位檔案管理提出的新要求。因此，有必要提出實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效途徑，解決存在的固有問題，推動我國事業(yè)單位更快發(fā)展。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理人員素質(zhì)不高。在事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員的綜合素質(zhì)匱乏是阻礙檔案管理工作開展的主要因素。在當今事業(yè)單位中，多數(shù)員工仍保持傳統(tǒng)的檔案管理的思想，過于重視經(jīng)濟效益而忽視日常的檔案管理工作，并且沒有與時俱進的意識，無法為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益，甚至無法在廣闊的市場競爭中占有一席之地。此外，多數(shù)事業(yè)單位往往忽視檔案管理工作的重要性，工作人員對檔案管理工作沒有積極性，導(dǎo)致檔案管理工作水平不高①。

2.檔案管理模式過于傳統(tǒng)。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作是一項非常重要的工作。但在檔案管理的機制上，許多仍然沿襲著傳統(tǒng)檔案管理的模式，與當前檔案管理的信息化、標準化存在著沖突。這種傳統(tǒng)的管理模式往往效率低、安全性差，無法滿足檔案管理的要求。此外，在檔案管理部門中存在職責分配不明確的問題，常常存在混崗現(xiàn)象，缺乏科學(xué)完善的管理體制，工作人員對自身職責不明晰，沒有學(xué)習(xí)先進技術(shù)的意識，在檔案管理的過程中常常會出現(xiàn)遺失、損壞的問題，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案管理設(shè)備過于陳舊。在事業(yè)單位內(nèi)部，對檔案管理部門的重視度是不夠的，所以對檔案管理部門資金投入較少，缺乏相應(yīng)的信息化管理設(shè)備，對原有設(shè)備也沒有做到經(jīng)常維護，導(dǎo)致一些陳舊的設(shè)備已無法使用，阻礙了檔案管理發(fā)展的進程。在大多數(shù)事業(yè)單位中，陳舊的設(shè)備僅能完成基礎(chǔ)的檔案歸檔工作，為新時期下其他檔案管理工作形成了阻礙。在經(jīng)濟、技術(shù)發(fā)速發(fā)展的背景之下，原有的陳舊設(shè)備已不能滿足如今事業(yè)單位檔案管理的需求，需要對設(shè)備進行更新，提高檔案管理的工作效率。

三、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的有效途徑

1.提升檔案管理人員素質(zhì)。在經(jīng)濟、技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，事業(yè)單位必須適應(yīng)新時期檔案管理的需要，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，健全和規(guī)范相關(guān)檔案管理機制，招聘高水平的檔案管理人才，不僅能夠熟練掌握檔案管理的知識，還能掌握信息化技術(shù)，使得檔案管理人員多數(shù)為復(fù)合型人才。此外，對事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員還應(yīng)設(shè)置合理的獎懲機制，激勵檔案管理人員不斷使自身與外界相適應(yīng)，與時俱進，提升自身的能力與工作效率，樹立專業(yè)的檔案管理意識，幫助事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范、健康發(fā)展。

2.創(chuàng)新檔案管理機制。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常會出現(xiàn)由于職責劃分不明確而發(fā)生糾紛的現(xiàn)象。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員缺乏明確的責任劃分，在出現(xiàn)問題時找不到責任歸屬，通常會出現(xiàn)推卸責任的情況。針對這種情況，檔案管理部門應(yīng)明確劃分責任歸屬，避免混崗的現(xiàn)象出現(xiàn)，使得檔案管理工作人員整理檔案時有明確的參照標準。此外，管理部門還應(yīng)做好日常的檢查工作，加強各部門之間的溝通交流，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，為檔案管理部門提供更多有參考性的意見，提升檔案管理的效率，幫助事業(yè)單位健康發(fā)展②。

3.加大資金投入更新設(shè)備。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)。但許多事業(yè)單位仍使用傳統(tǒng)的陳舊的檔案管理設(shè)備，使得許多珍貴的檔案資料不能得到完整的保存，為后續(xù)檔案管理工作的開展增加了難題。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的開展，加大資金的投入，更換現(xiàn)代化、信息化的檔案管理設(shè)備，能夠在一定程度上減少人力物力的投入，提高檔案管理的工作效率。同時在進行檔案歸類時，應(yīng)注意對珍貴資料的保存，在歸納之前對檔案進行掃描，方便客戶能夠閱讀到完整的資料。對于新時期檔案管理工作而言，各項儀器設(shè)備是必備的條件，必須對設(shè)備進行定期的維護與更新，確保檔案管理工作順利開展，能完成基礎(chǔ)的檔案歸檔、分類工作，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位中傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足當下對檔案管理的新要求，存在著檔案管理模式與實際發(fā)展不適應(yīng)、管理機制不健全、工作人員業(yè)務(wù)水平不高的問題，應(yīng)不斷完善檔案管理制度，促使事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，幫助我國事業(yè)單位在廣闊的市場競爭中占有一席之地。

注釋：

①楊杰，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探討[J].中外企業(yè)家，2020（02）：139.

②劉永祥，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020 （06）：42 43.