事業單位檔案管理規范化分析

蘇莉

摘要：事業單位是我國市場經濟中最重要的組成部分。其中，檔案管理工作是事業單位日常工作中最重要的一項內容。近年來，由于經濟的快速發展以及市場經濟的變革，傳統的檔案管理方式已不適用于事業單位的發展。本文將主要分析現階段事業單位檔案管理存在的問題，如檔案管理人員素質不高、管理模式過于傳統等，以及根據具體的問題提出實現事業單位檔案管理規范化的有效途徑，希望能給相關事業單位提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化發展

中圖分類號：D630;G271

文獻標識碼：A

文章編號：1005-5312 （2020）15-0286-01

一、引言

隨著經濟社會的發展，事業單位檔案管理也進行了一定的變革。但現如今事業單位檔案管理仍存在一些問題，無法適應新時代下對事業單位檔案管理提出的新要求。因此，有必要提出實現事業單位檔案管理規范化的有效途徑，解決存在的固有問題，推動我國事業單位更快發展。

二、現階段事業單位檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理人員素質不高。在事業單位檔案管理工作中，工作人員的業務素質直接影響到檔案管理工作的質量。檔案管理人員的綜合素質匱乏是阻礙檔案管理工作開展的主要因素。在當今事業單位中，多數員工仍保持傳統的檔案管理的思想，過于重視經濟效益而忽視日常的檔案管理工作，并且沒有與時俱進的意識，無法為事業單位創造更多的經濟利益，甚至無法在廣闊的市場競爭中占有一席之地。此外，多數事業單位往往忽視檔案管理工作的重要性，工作人員對檔案管理工作沒有積極性，導致檔案管理工作水平不高①。

2.檔案管理模式過于傳統。在事業單位內部，檔案管理工作是一項非常重要的工作。但在檔案管理的機制上，許多仍然沿襲著傳統檔案管理的模式，與當前檔案管理的信息化、標準化存在著沖突。這種傳統的管理模式往往效率低、安全性差，無法滿足檔案管理的要求。此外，在檔案管理部門中存在職責分配不明確的問題，常常存在混崗現象，缺乏科學完善的管理體制，工作人員對自身職責不明晰，沒有學習先進技術的意識，在檔案管理的過程中常常會出現遺失、損壞的問題，不利于事業單位的發展。

3.檔案管理設備過于陳舊。在事業單位內部，對檔案管理部門的重視度是不夠的，所以對檔案管理部門資金投入較少，缺乏相應的信息化管理設備，對原有設備也沒有做到經常維護，導致一些陳舊的設備已無法使用，阻礙了檔案管理發展的進程。在大多數事業單位中，陳舊的設備僅能完成基礎的檔案歸檔工作，為新時期下其他檔案管理工作形成了阻礙。在經濟、技術發速發展的背景之下，原有的陳舊設備已不能滿足如今事業單位檔案管理的需求，需要對設備進行更新，提高檔案管理的工作效率。

三、實現事業單位檔案管理規范化的有效途徑

1.提升檔案管理人員素質。在經濟、技術快速發展的背景之下，事業單位必須適應新時期檔案管理的需要，提升檔案管理人員的業務素質，健全和規范相關檔案管理機制，招聘高水平的檔案管理人才，不僅能夠熟練掌握檔案管理的知識，還能掌握信息化技術，使得檔案管理人員多數為復合型人才。此外，對事業單位內的檔案管理人員還應設置合理的獎懲機制，激勵檔案管理人員不斷使自身與外界相適應，與時俱進，提升自身的能力與工作效率，樹立專業的檔案管理意識，幫助事業單位檔案管理工作規范、健康發展。

2.創新檔案管理機制。在傳統的檔案管理工作中，通常會出現由于職責劃分不明確而發生糾紛的現象。在傳統的檔案管理工作中，工作人員缺乏明確的責任劃分，在出現問題時找不到責任歸屬，通常會出現推卸責任的情況。針對這種情況，檔案管理部門應明確劃分責任歸屬，避免混崗的現象出現，使得檔案管理工作人員整理檔案時有明確的參照標準。此外，管理部門還應做好日常的檢查工作，加強各部門之間的溝通交流，能夠實現信息共享，為檔案管理部門提供更多有參考性的意見，提升檔案管理的效率，幫助事業單位健康發展②。

3.加大資金投入更新設備。在事業單位檔案管理的過程中，硬件設備是基礎。但許多事業單位仍使用傳統的陳舊的檔案管理設備，使得許多珍貴的檔案資料不能得到完整的保存，為后續檔案管理工作的開展增加了難題。因此，事業單位應重視檔案管理工作的開展，加大資金的投入，更換現代化、信息化的檔案管理設備，能夠在一定程度上減少人力物力的投入，提高檔案管理的工作效率。同時在進行檔案歸類時，應注意對珍貴資料的保存，在歸納之前對檔案進行掃描，方便客戶能夠閱讀到完整的資料。對于新時期檔案管理工作而言，各項儀器設備是必備的條件，必須對設備進行定期的維護與更新，確保檔案管理工作順利開展，能完成基礎的檔案歸檔、分類工作，為后續工作奠定基礎。

四、結語

綜上所述，隨著經濟的快速發展，事業單位中傳統的檔案管理工作已不能滿足當下對檔案管理的新要求，存在著檔案管理模式與實際發展不適應、管理機制不健全、工作人員業務水平不高的問題，應不斷完善檔案管理制度，促使事業單位檔案管理向規范化發展，幫助我國事業單位在廣闊的市場競爭中占有一席之地。

注釋：

①楊杰，事業單位檔案管理規范化措施探討[J].中外企業家，2020（02）：139.

②劉永祥，事業單位檔案管理規范化分析[J].蘭臺內外，2020 （06）：42 43.