計算幾技術在檔案管理中的應用

朱仰臣

摘要：信息技術與網絡科技的發展，使我國計算機技術得到更加廣泛的應用，其提高了檔案管理的水平與效率，現今，檔案管理人員逐漸意識到計算機技術對檔案管理的重要作用，所以本文針對計算機技術在檔案管理中所面對的問題，進行了研究與分析，并提出相應的可行性建議，以提高檔案管理的安全性與時效性。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;安全性

中圖分類號：G270. 7

史獻標識碼：A

文章編號：1005-5312 （2020）15-0287-01

一、引言

計算機技術推動著世界經濟的發展，在我國事業單位的各項管理體制中，檔案管理是事業單位的核心，為日常工作的開展提供便利。與傳統的檔案信息管理模式相比，計算機技術在檔案管理中的優勢逐漸顯現出來，其儲存容量大和搜索信息快，以及使用成本低，可以為企業減少成本支出，所以，研究人員應該對相關領域進行積極探索，不斷的提高計算機技術水平，實現資源共享與信息共享。

二、計算機技術在檔案管理中存在的問題

雖然計算機技術只是一種輔助工具，多數檔案館依舊主要依靠人工記錄的方式，但是這些紙質檔案容易出現受潮與變質的問題，造成信息出現漏洞，導致重要資料丟失，由于沒有合適的數據檔案庫，以至于沒有發揮檔案管理系統的作用，導致檔案管理效率縮水，降低了檔案信息管理的質量與水平。

應用現代化信息技術，可以直接進行信息儲存和查閱資料，提高了檔案管理效率，同時降低了檔案管理的成本與費用，但是計算機技術應用在檔案管理尚處于探索階段，有以下幾點不足之處：第一，電子檔案對于紙質檔案來講，雖然更加方便整理，但隨著科學技術的發展，計算機技術的多元化，電子檔案的儲存環境的變得更加復雜、多樣，電子文檔可以輕松的處理一些簡單的文字信息，但是當相同的檔案信息放在不同的數據庫中，會產生不兼容性，出現無法使用的情況。第二，很多單位的各部門之間缺乏及時信息交流、溝通，導致管理模式和制度都存在著眾多差異，很難完成管理檔案的協調性工作，所以增加了統一標準的難度。第三，檔案信息的安全性問題已經成為網絡信息化的重要阻礙，同時而對黑客、電腦病毒以及人為的泄密盜取數據等問題，都為檔案的安全性埋下重大隱患（1）。

三、計算機技術在檔案管理中的應用改革

（一）實現文檔統一，避免分離

計算機技術將信息文件轉變為數據方式進行儲存，其通過電子數據的模式進行傳遞，并用多媒體信息將圖片與聲音等綜合信息儲存，凸顯了計算機技術的自動化與媒體化的特點。為了實現文檔統一，檔案管理人員應該具備思維策略，制定規范系統的工作制度，并且建立科學的檔案管理模式，確保檔案有序的進行。為了實現檔案信息化與數字化的管理，可以通過數據庫、高速掃描，還有數據壓縮等技術手段，避免管理人員因為缺乏管理經驗無法反映其個人工作能力，防止出現斷檔的情況。為了發揮檔案的作用和提高檔案管理的質量，以及避免重復性工作，在單位各部門之間實現文檔一體化，應該改變之前的檔案分離管理問題，樹立從源頭做起的意識，對檔案有一個完整規劃，通過網絡實現一體化管理模式。

（二）制定相應的制度

計算機技術的應用在一定程度上解決了檔案管理的漏洞，但尚未設定完整的管理制度，好的管理是成功的一半，所以，必須及時完善各方而的管理制度，做到任何一個環節都有法可依和有章可循，確保現代化管理的高效性。電子文檔的來源途徑包括計算機技術人員、數據錄入人員、信息管理人員等，文檔的來源途徑眾多，所以必須制定相應的制度，解決電子文檔的歸檔問題，同時督促歸檔人員的自覺性。單位日常工作制度應該把電子文件歸檔制度列入其中，并且加入信息管理工作程序中。此外，由于電子文檔容易被修改，所以應該采用雙軌制歸檔，做成兩套內容相同的檔案，將重要的電子性文件制成拷貝文檔，提高電子文檔的安全性，與此同時，管理人員需要保護電子文檔的原始信息，深入各個工作環節，掌握電子文檔的接收與儲存等，也可以把電子文檔設置成只讀文件，提高其安全性與可靠性②。

（三）解決信息化管理中的安全問題

計算機檔案管理系統的安全控制第一環節就是控制訪問入口，核查訪問者的身份，并對其進行身份驗汪，如果訪問者已經注冊，就允許進入系統查找所需要的資料。雖然計算機技術的發展為檔案管理工作提高了便攜性，但也帶來了安全隱患，管理人員可以根據資料級別進行網絡設置，例如：一級檔案不需要聯網，二級檔案連接局域網，三級檔案可以聯網等設置。同時，加強法律宣傳，提高檔案管理者的法律意識，目前，國家已經制定《中華人民共和國檔案實施辦法>等，增強了行政部門的執法力度，所以依法治檔已經成為檔案管理工作者的主要手段。

四、結語

總而言之，在科技高速發展的背景下，信息化與檔案管理的融合，充分說明了國家信息化產業的崛起，通過借助計算機技術，增加了對文件檔案的管理，促進了檔案的科學化。特別是借助高效率的管理模式，不但降低于企業的經營成本，還實現了資源共享，為人力資源的管理提供了便利，也為檔案管理實現了創新與發展。

注釋：

①張彩書，探析計算機技術在文件與檔案管理中的應用[J].中外企業家，2019 （30）：103.

②土雅喆，計算機技術在文件與檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019 （10）：135.