新時期事業單位檔案數字化管理研究

韋妹玲

摘要：檔案管理工作在我國事業單位中占據著非常重要的地位，其為事業單位領導的決策提供了助力。為了跟上時代的發展步伐，事業單位中的檔案管理人員必須要將先進的現代化科學技術應用到實際的工作中，以此提高檔案管理工作的效果。本文對事業單位檔案數字化管理模式的重要性進行了有效的探析，同時還提出了相關的策略，以期可以促進事業單位的發展壯大。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理;數字化管理;重要性;策略

檔案是記錄個人、單位以及政府社會活動的重要途徑，其往往具有非常高的紀念意義，并且其中包含著非常重要的信息數據，有利于促進事業單位的發展壯大。在現代化電子技術迅猛發展的背景下，傳統視域下的檔案管理方式已經被時代所拋棄，為了提高檔案管理工作的質量，相關人員應將數字化管理手段應用到事業單位的檔案管理工作中去，以此發揮檔案數字化管理的積極作用。

一、新時期事業單位檔案數字化管理的重要性

（一）有利于辦公效果的提升

在新時期，提高事業單位檔案管理工作效率和質量的前提條件就是相關人員做好檔案數字化管理工作，數字化管理手段的應用不僅有利于解決紙質檔案管理方式的問題，同時對檔案管理系統的創建也有著非常大的幫助，這可以有效提高相關人員的辦公質量和辦公效率[1]。與此同時，檔案數字化管理方式的應用，可以在很大程度上降低檔案管理人員的工作壓力，幫助事業單位節省檔案管理的人工成本，并且還能提高檔案的運作速度，這對給領導人員的決策提供了助力。除此之外，數字化檔案管理方式的應用還給相關工作人員提供了非常便利的辦公條件，最終實現提高檔案管理人員辦公效果的目的[2]。

（二）有利于檔案利用率的提升

紙質文件是傳統檔案最主要的管理形式，但是這種紙質檔案具有保存年限較短的特點，一旦損壞便無法彌補，因此紙質檔案給管理人員帶來了非常大的工作壓力，并且由于事業單位本身的特征，決定了其檔案數量的數不勝數，一旦其他部門的工作人員有需求，檔案管理人員就要將大量的時間和精力投入到檔案的查找上面，這在很大程度上降低了檔案的利用率[3]。而數字化檔案管理手段的應用，不僅幫助事業單位節約了檔案管理的空間，同時還有助于相關人員檔案查找時間的減少，并且數字化管理還可以實現信息共享的目的，對檔案資源利用率的提高有著非常大的幫助。

二、新時代事業單位數字化檔案管理中存在的漏洞

（一）缺乏綜合能力強的員工隊伍

數字化管理手段的普及，給我國事業單位檔案工作帶來了福音，在這種狀況下，我國事業單位的檔案管理要是想發揮出積極作用，相關工作人員就應致力于自身綜合素質的提高。但是由于我國很多事業單位中的管理人員沒有經歷過專業的培訓，因此他們掌握的理論知識往往與新時期的檔案管理理論脫節。現階段，大多數的檔案管理人員更加熟悉紙質管理手段，卻無法更好的應用新興的電子技術，并且他們對計算機應用方面的知識了解的也不夠透徹，在這種情況下，事業單位檔案管理人員操作失誤的機率將會大大增加，進而影響整個事業單位的工作效率。另一方面，事業單位檔案管理人員工作的重復率是相當高的，這將會造成相關工作人員失去工作熱情和積極性。這樣一來員工在工作過程中往往會出現走神的狀況，最終影響事業單位的可持續發展[4]。

（二）數字化檔案管理的安全系數較低

隨著數字化時代的到來，事業單位相關人員逐漸提高了對網絡存儲方式的重視程度，并且其已經完全取代了紙質材料，這樣不僅可以有效降低材料方面的成本費用，同時還有利于存儲空間的擴大。現如今，網絡云端亦或是硬盤已經成為了事業單位保存信息資源的最主要手段。利用計算機系統進行檔案管理，可以在很大程度上提高信息的傳送速度，還能提高檔案資源的透明度。雖然數字化檔案管理方式給人們帶來了非常便利的條件，但是很多潛在的問題也被激發了出來。事業單位中的信息資源與我國的實際發展有著非常密切的關聯，因此相關人員在實際的工作過程中一定要做好檔案信息的保密工作。但是實際上，事業單位中的檔案數字化管理卻具有安全性能不高的特點，具體表現為：數據的丟失和損壞狀況頻頻出現，這給事業單位的發展帶來了極大的威脅。

三、提高事業單位檔案數字化管理效率的有效策略

（一）致力于管理隊伍綜合素質的提高

在實際的事業單位檔案數字化管理工作中，單位領導應將檔案管理隊伍綜合素質的提高提到日程上來，同時領導人員可以通過各種手段和途徑吸引素質高、能力強的人才前來就職，例如：事業單位領導人員可以通過對獎懲機制以及激勵機制的健全，提高事業單位內部檔案管理人員的綜合素質，同時領導人員也可以通過這些手段吸引外來人才。為了有效提高檔案數字化管理人員的工作能力，領導人員要定期對他們進行培訓，培訓過后還要對其進行考核，如有管理技術不達標的員工，領導不應僅僅對其進行口頭上的批評，同時還應給他們“開小灶”，以此幫助他們不斷進步。這樣一來，檔案管理隊伍綜合實力的提高就不再是難事。

（二）致力于檔案數字化管理安全系數的提高

在新時期，社會上的各個領域都將檔案管理工作的安全性能重視了起來，在事業單位的檔案管理工作中，做好保密工作是相關工作人員必須具備的能力，同時也是應用數字化管理手段的前提條件。在網絡技術的應用過程中，相關人員必須要采取相應的措施將可能存在的安全隱患扼殺在搖籃中。相關人員可以定期的對檔案管理系統進行排查，并將系統中的無用資料清除掉，同時還應將先進的防護系統安裝到計算機中，以此切實提高計算機的安全性能。除此之外，要想使事業單位的檔案管理發揮出其應有的優勢，檔案管理人員就一定要將保密工作重視起來。另外，為了提高檔案信息的有效性，相關管理人員必須要通過多種途徑對信息數據進行儲存，以此降低檔案信息外泄或是丟失給事業單位帶來的影響，為檔案信息的安全性和保密性提供多重保障。

結束語：隨著時代的不斷發展，傳統視域下的檔案管理方式已經無法跟上時代的發展步伐了，因此檔案數字化管理手段應運而生。在新時期，事業單位應將檔案數字化管理水平的提高提到日程上來，并采取一系列的有效舉措促使檔案數字化管理發揮出其積極作用，最終實現提高事業單位檔案數字化管理工作質量的目的。

參考文獻

[1]徐其廣，王劍，王少波.探討新時期行政事業單位檔案數字化管理[J].神州，2019，（36）：281.

[2]袁征.事業單位檔案管理數字化建設研究[J].卷宗，2019，（29）：75.

[3]王鑫.事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J].數碼設計（下），2019，（11）：264.