事業(yè)單位檔案管理存在的問題及研究對策

李蒸

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作極為必要和關(guān)鍵，關(guān)系到群眾利益的維護(hù)保障，也關(guān)乎事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的推進(jìn)展開，還與我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展和進(jìn)步存在關(guān)聯(lián)。實(shí)踐中，各地事業(yè)單位采取了積極措施優(yōu)化檔案管理工作，取得了一定的成績和進(jìn)步。但事業(yè)單位現(xiàn)階段的檔案管理工作仍有欠缺和不足，仍有優(yōu)化完善的空間，本文對此展開了研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);電子檔案

1 引言

我國事業(yè)單位類型多元，是科教文衛(wèi)、社會保障等事業(yè)的集中部門，這一類型的組織機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了不斷地改革，實(shí)現(xiàn)了發(fā)展與進(jìn)步，也為我國相關(guān)事業(yè)的進(jìn)步發(fā)展提供了保障與支撐。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作的展開十分重要。通過這一工作的展開，廣泛收集各種相關(guān)的資料信息，妥善地保管檔案資料，并且合理地利用檔案，以發(fā)揮出檔案的積極作用，助力事業(yè)單位改革與發(fā)展的推進(jìn)。實(shí)踐中，受到諸多因素的共同作用和影響，事業(yè)單位檔案管理的情況并不理想，仍存在許多問題和欠缺。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理制度不健全。檔案管理要高效、高質(zhì)量地展開，需要遵循相應(yīng)的流程。畢竟從檔案的收集整理，再到檔案的儲存、調(diào)取等，涉及了多元的主體，也包含了多個環(huán)節(jié)，流程繁瑣而復(fù)雜。因此，要確保每個環(huán)節(jié)都落實(shí)到位，每個流程都能順利進(jìn)行，每個參與主體都能嚴(yán)格約束自我，則需要有完善的檔案管理制度作為指引。但現(xiàn)階段，管理制度不健全、執(zhí)行不到位，恰恰是事業(yè)單位檔案管理所面臨的最緊迫的問題。為了推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作展開，不少單位也制定了相應(yīng)的管理規(guī)章與制度，但這些制度到了執(zhí)行階段，往往就會存在難以落實(shí)、無法有效貫徹的問題。沒有外部的監(jiān)督，工作人員在規(guī)章制度的遵守方面也缺乏約束，積極性不高。

2）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前很多事業(yè)單位檔案管理人員的學(xué)歷水平整體一般，年齡結(jié)構(gòu)偏大，導(dǎo)致知識結(jié)構(gòu)也有老化的現(xiàn)象。在事業(yè)單位檔案管理推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中，復(fù)合型人才的缺失，以及專業(yè)信息化人才的缺失，都影響了檔案管理工作的展開。檔案管理對工作人員的能力素質(zhì)要求比較高。但長期以來，事業(yè)單位都沒有形成正確的認(rèn)識，甚至習(xí)慣于將檔案部門作為“養(yǎng)老”的部門。一些年齡偏大，因身體等各種原因而無法在原崗位上工作的人員，就被安排在了檔案部門。正因?yàn)槿绱耍谑聵I(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的人員，必然會存在知識上、能力上的不足，甚至還有工作積極性的欠缺，直接影響檔案工作效果。

3）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。目前不少事業(yè)單位都在不斷優(yōu)化完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。空調(diào)、窗簾、溫度計濕度計、防蟲藥劑等，都是進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，營造適宜的檔案管理環(huán)境所必須要具備的設(shè)施，且這些設(shè)施應(yīng)該不斷更新完善，才能提供符合檔案管理要求的溫度、濕度等環(huán)境要求，才能避免紙質(zhì)檔案被蟲蛀咬，延長檔案的保存期限。現(xiàn)階段，在一些簡單的設(shè)施建設(shè)方面，事業(yè)單位所做的工作比較到位，比如防蟲藥劑時常發(fā)放，濕度計、溫度計也可隨時領(lǐng)取，但在空調(diào)等大型的較為貴重的設(shè)施完善方面，事業(yè)單位所做的不夠。很多事業(yè)單位購買的設(shè)備僅僅是一些基本的設(shè)施，一些先進(jìn)的、性能比較優(yōu)化完善的設(shè)施，僅在部分事業(yè)單位才有。此外，設(shè)備更新不及時的問題也存在。比如電腦的更新就比較慢，已有的電腦使用多年，軟硬件都不夠理想，影響了檔案管理工作的展開，也降低了工作的效率。

4）檔案管理信息化水平有待提高。一方面是檔案工作人員意識欠缺，缺乏電子檔案管理的能力與經(jīng)驗(yàn)。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員，已經(jīng)習(xí)慣了延續(xù)長久以來的工作模式和方式來進(jìn)行工作。盡管現(xiàn)在各行各業(yè)已經(jīng)有了信息化的表現(xiàn)及工作方式，但檔案管理人員依然有根深蒂固的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為檔案應(yīng)該是紙質(zhì)的。對于電子檔案，工作人員不太信任，不能完全接受。即使有電子檔案的保存保管，也僅僅是作為輔助而存在，思想上不夠重視。而且檔案人員大多沒有主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識的積極性。因此，面對各種各樣的先進(jìn)設(shè)備，各種電子歸檔及保管的方式，檔案人員往往是“一頭霧水”，無從下手。盡管經(jīng)過培訓(xùn)掌握學(xué)習(xí)了一些信息化檔案管理的手段，但僅停留在表面，不夠深入，導(dǎo)致檔案信息化、電子化的程度不高。

3 事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化建議

1）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范，是檔案管理的必然要求。要體現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，則要從管理制度建設(shè)入手，依托于制度體系的構(gòu)建，形成完善的管理流程，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的高質(zhì)量展開。做到檔案工作的規(guī)范化，如實(shí)、客觀地記錄資料和信息，謹(jǐn)慎、有序地保管好各方面的檔案資料，才能為下一步檔案的利用與使用奠定良好基礎(chǔ)，才能助力檔案管理工作邁上新臺階。

2）提升檔案管理人員素質(zhì)。在人才引進(jìn)方面，注重引進(jìn)復(fù)合型的人才。事業(yè)單位檔案工作的信息化是大勢所趨，而電子檔案的收集、錄入、保管、調(diào)取等，都是需要工作人員有相應(yīng)的專業(yè)知識的。加大對檔案管理工作的重視，可以在事業(yè)單位的招聘環(huán)節(jié)，增加計算機(jī)專業(yè)人才的招聘比例，可以優(yōu)先錄取具有檔案知識與計算機(jī)專業(yè)知識的人才。盡可能地提供較好的福利待遇，以吸引人才，為人才引進(jìn)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。但同時，他們的能力素質(zhì)與當(dāng)下檔案管理的新要求又有脫節(jié)。已有的培訓(xùn)活動，更多的是理論知識的集中學(xué)習(xí)，有一定效果，但并不明顯。因此可以優(yōu)化培訓(xùn)的方式，著重通過實(shí)踐的培訓(xùn)模式，使檔案人員掌握更多地電子檔案管理方面的知識與技巧，使各項(xiàng)檔案工作的展開更加順利。

3）提升檔案管理信息化水平。信息化而產(chǎn)生的電子檔案，收集更快速、保管更輕松，占用的空間少，傳輸?shù)穆窂酵〞场⒏黝悪n案以信息化的形式轉(zhuǎn)化成為電子檔案，也能順利實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。與此同時，電子檔案在收集、保管等方面，也面臨壓力。這也需要事業(yè)單位加強(qiáng)人才建設(shè)，引進(jìn)具有計算機(jī)專業(yè)知識的人才，發(fā)揮聰明才干，促進(jìn)檔案信息化管理，發(fā)揮電子檔案的積極作用。在電子檔案管理的各個方面，都應(yīng)該遵循相應(yīng)的流程，做到工作的細(xì)致到位，避免信息被泄露，使檔案管理工作朝著理想、健康的方向持續(xù)發(fā)展。

4）加大資金投入完善基礎(chǔ)設(shè)施。增加資金投入，購置先進(jìn)器械設(shè)施。不少事業(yè)單位依然是以紙質(zhì)檔案為主的，要優(yōu)化紙質(zhì)檔案保管的環(huán)境，確保溫度、適度的適宜，做好防蟲、防蛀、防潮等各方面的工作，也需要通過資金的支持，購置引入相應(yīng)的設(shè)施。比如及時更換老舊的空調(diào)，確保檔案室溫度的適宜，及時選取適合的除蟲藥物等。購置先進(jìn)的設(shè)施，以便于檔案掃描、保存等工作的順利展開。

除了依靠財政撥款，檔案管理部門還應(yīng)該積極拓寬資金的來源渠道，以獲得更廣泛更多元的資金支持。比如與企業(yè)、社會組織等展開合作，獲得相關(guān)主體提供的資金支持，并助力檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。

4 結(jié)論

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容。通過檔案管理工作的展開，收集整理與事業(yè)單位工作、服務(wù)相關(guān)的各類信息，進(jìn)行妥善地保管保存，以便在有需要時提供信息方面的支持，以檔案的利用，助力事業(yè)單位服務(wù)的優(yōu)化，維護(hù)保障公眾利益。目前來看依然存在一些問題，集中體現(xiàn)為檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質(zhì)有待提高、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、檔案管理信息化水平有待提高等。本文針對這些問題提出了一些建議，希望對促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化提升有一定作用。

參考文獻(xiàn)

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