新時期水利工程檔案管理水平提升的實踐探索

喬美娟

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，水利工程在其中起到了至關(guān)重要的作用。面對在城市發(fā)展中對水資源的需求和要求越來越高，提高水利工程的建設(shè)質(zhì)量，加強其檔案管理是建設(shè)水利工程的一項重要措施。水利工程檔案作為記錄工程建設(shè)和管理中的重要組成部分，在包括水利工程建設(shè)和后期擴建及改造維護等各個階段都有著十分重要的作用。因此，提升水利工程檔案管理水平對水利工程的建設(shè)具有很大的意義。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;水平提升;實踐探索

由于水利工程建設(shè)中包含的信息量十分巨大、檔案的分類繁雜，盡管在工程建設(shè)中，將水利工程檔案管理的工作內(nèi)容作為工程建設(shè)的計劃之一，但在實際的工作中，依然存在如：檔案分類不明確、檔案的管理員專業(yè)能力不足、檔案應(yīng)用格式不規(guī)范、檔案信息不準確、丟失等問題。因此，在進行工程檔案管理時會遇到許多難題。所以，提升新時期水利工程檔案管理水平，做好水利工程檔案的收集、整理和歸類的工作對水利工程的建設(shè)具有十分重要意義。

1 水利工程概述

水利工程主要是用于調(diào)配和控制自然界的地表水和地下水，達成除害興利的目的而修建的工程，也可以稱之為“水工程”。水是我們生產(chǎn)生活必不可少的寶貴資源，但它的自然形態(tài)不能完全為我們所用，因此，只有修建水利工程，才能最大化的發(fā)揮對地上水資源使用價值。更可以防止洪澇災(zāi)害的發(fā)生，對水量進行合理的調(diào)節(jié)和分配，滿足人們的生活需求。

2 水利工程檔案管理的重要性

2005年，我國的水利部發(fā)布了相關(guān)檔案管理的規(guī)定，明確指出了在水利工程中檔案管理的重要性。檔案管理作為水利工程建設(shè)工作中一個重要組成部分，把所有關(guān)于建設(shè)施工的材料、信息等都分門別類保管起來，確保工程建設(shè)的信息完整，詳細記錄了水利工程建設(shè)的全過程。是提高工作質(zhì)量和效率的必要因素，對記錄歷史成果，維護歷史真實面貌也具有一定的重要意義。所以，在水利工程建設(shè)中，檔案管理不僅是一項基礎(chǔ)工作，也是工程中必不可少的一個環(huán)節(jié)，是水利管理工作在決策時的重要依據(jù)。在工程建設(shè)期間，可用來全面鑒定工程質(zhì)量;在投放使用過程中，可用來查找工程中出現(xiàn)事故、故障的原因，為事后追責(zé)提供證據(jù);在以后的建設(shè)中，可為水利工程的新項目建設(shè)提供運行、管理、修建、維護等重要參考依據(jù);在學(xué)術(shù)的研究方面，可提供豐富、可靠、準確地歷史資料、檔案文件等作為參考進行研究。

水利工程檔案管理的核心內(nèi)容是不斷地完善管理方法，采用新時期科學(xué)合理的管理方式;以水利工程的規(guī)律及特點作為依據(jù)進行收集、建檔、存檔，統(tǒng)一化管理，提高檔案的利用價值。建設(shè)科學(xué)規(guī)范的水利工程檔案是衡量檔案管理水平的重要指標，能夠清晰的反映出水利工作的建設(shè)質(zhì)量及水利工程的最終成果[1]。

3 水利工程檔案管理存在的問題

3.1 管理的意識淡薄

我國在水利工程的建設(shè)過程中，部分的相關(guān)企業(yè)都只關(guān)注工程本身的項目成本或者質(zhì)量問題，而對工程的檔案管理不夠重視，檔案管理的意識比較薄弱。工程上相關(guān)的部分單位為了能夠得到更高的經(jīng)濟效益，甚至對整個工程中的各個相關(guān)細節(jié)都視而不見，更不會將內(nèi)容記錄在案進行存檔;加上個別管理檔案人員對方案認知比較模糊，意識不強，在平時的工作中不注意收集保存資料，導(dǎo)致在建設(shè)過程中不能及時將形式的資料進行收集歸納等問題，這勢必會對水利工程建設(shè)的長遠發(fā)展造成一定的負面影響。

3.2 水利檔案資料收集不準時

在我國的水利工程建設(shè)過程中，因工程項目的規(guī)模一般都比較大，牽扯單位多，且都是相互獨立的，而收集整理檔案文件又是一項持續(xù)性的工作，所以在進行收集檔案資料的過程中，往往會出現(xiàn)不準時的情況，也不能排除部分單位員工為了項目能順利竣工而應(yīng)付了事，胡亂填寫各種資料，導(dǎo)致整個檔案資料信息的真實性沒有保障[2]。

3.3 水利工程檔案管理制度不完善

從總體的發(fā)展情況來說，實施相關(guān)的法律、法規(guī)和制度在水利工程建設(shè)領(lǐng)域上不但可以對水利工程建設(shè)起到約束作用;同時，也改變了各個環(huán)境下與水利工程相關(guān)的工作內(nèi)容及方式，水利工程檔案也會隨之變化。然而，就當(dāng)前的水利工程檔案管理來講，檔案管理的制度實際上并沒有真正的形成一個科學(xué)合理的監(jiān)管機制，制度依然略有不足，比如檔案管理的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)指導(dǎo)，或者因為檔案管理人員的工作變動造成檔案的流失，最終導(dǎo)致在管理檔案資料時很多檔案的內(nèi)容不夠完整、檔案缺失，或混亂的情況，這些問題都造成了檔案管理制度不夠完善。另外，檔案管理部門的職位劃分不明確，常常會出現(xiàn)人手不足的現(xiàn)象，或者，會出現(xiàn)檔案管理部門突擊收集資料的情況，都對檔案管理的工作造成了很大影響。

3.4 水利工程檔案管理質(zhì)量問題

在水利工程的建設(shè)中，工程的檔案管理的質(zhì)量直接影響到工程的質(zhì)量，是作為質(zhì)量監(jiān)督和檢查的重要對照數(shù)據(jù)。許多個子工程組成了一個完整的水利工程，根據(jù)施工的進展情況，每到一個工程完成的階段，都需要對工程的質(zhì)量進行驗收和等級評定，此時就需要用工程的檔案來作為評定的憑證;但是一些工程的檔案是無法作為參考依據(jù)的，因為部分工程都是在工程施工項目快要接近尾聲的時候，才對工程檔案的內(nèi)容進行收納整理，就造成了檔案的內(nèi)容與工程建設(shè)項目的內(nèi)容不一致，數(shù)據(jù)不準確，就大大增加了對工程質(zhì)量的評定難度。而且，檔案整理的內(nèi)容不規(guī)范，在分析工程建設(shè)的問題時，無法作為有效的依據(jù)供參考，還有一些施工單位不及時上交檔案資料，致使無法做出評定。

3.5 檔案管理人員能力不足

在平時工作中，人們往往認為檔案管理是一項很簡單的工作，不需要專業(yè)的人去擔(dān)任。然而事實上，水利工程檔案管理涉及了多個方面，所以，在水利工程檔案管理的工作上必須要由具備相關(guān)的專業(yè)知識和能力的人員來擔(dān)任工作，才能保證檔案管理的工作能良好的進行。而實際上，我國在選拔水利工程檔案管理人員時，并不會對相關(guān)專業(yè)能力的人員進行篩選，即便會對其進行考核，能容也并不能滿足實際工作的需要。此外，相關(guān)工作人員也并不具備相應(yīng)的專業(yè)知識及能力，所以就導(dǎo)致無法提升檔案管理的水平質(zhì)量。

4 水利工程檔案管理水平提升的實踐探索

4.1 提升對檔案管理工作的重視

首先，要制定合理化、規(guī)范化的檔案管理制度。在工程建設(shè)期間，必須確保檔案的記錄內(nèi)容是真實地、有效地，因為一個完整地、真實地工程檔案管理對工程建設(shè)的長遠發(fā)展有著重大影響。水利工程檔案管理能直接影響到工程的建設(shè)，因此，提升水利工程檔案管理水平就是在提升整個水利工程的建設(shè)質(zhì)量。隨著科技信息的不斷發(fā)展，很多水利工程施工單位都采用了計算機技術(shù)來提升水利工程檔案管理的完整性和準確度，逐漸實現(xiàn)了信息化的檔案管理，有效降低了管理人員在進行管理時發(fā)生的失誤，也減少了工作人員的工作時間，還大大提升了工作人員的工作效率。此外，采用計算機管理檔案便于保存，不容易破損、丟失，避免了給水利工程的相關(guān)單位造成不必要的損失[3]。

4.2 提升水利工程檔案管理人員的素質(zhì)

由于水利工程檔案管理人員的薪資待遇不高，所以很難吸引高知識人才，所以從事水利工程檔案管理這項工作的人員文化水平相對較低，在進行檔案管理的工作時一般采用筆錄的方式進行，不能熟練使用計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的信息化;因此，在工作過程中容易出現(xiàn)很多失誤，大大降低了檔案管理工作的效率。所以，應(yīng)提升水利工程檔案管理人員的專業(yè)知識，加強對其專業(yè)化、信息化的培訓(xùn)。另外，水利工程相關(guān)的企業(yè)單位需順應(yīng)時代潮流的變化，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，達到提升水利工程檔案管理水平的目的。

4.3 建立水利工程檔案管理制度

建立健全、完善的水利工程檔案管理制度是提高水利工程檔案管理水平的重要因素。所以，應(yīng)從檔案管理的使用、操作及監(jiān)督三方面建立具體的申報審批制度，以此來建立適合檔案管理發(fā)展的規(guī)范化體系，確保能及時收集整理資料信息歸檔，并進行有效的監(jiān)督。相關(guān)的企業(yè)單位在使用時，必須經(jīng)過部門主管領(lǐng)導(dǎo)的審批才可以調(diào)取水利工程檔案，并對檔案進行跟蹤，根據(jù)檔案的使用期限及時收回整理，以此才確保檔案不會丟失。同時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的項目名稱或者類別對檔案進行分類劃分，便于后期整理及使用。因此，水利工程建設(shè)的相關(guān)企業(yè)單位必須重視對水利工程檔案管理制度的建設(shè)，根據(jù)國家的法律法規(guī)，建立一個科學(xué)、合理、健全的水利工程檔案管理制度來提高工程檔案的管理水平[4]。

4.4 建立檔案管理的信息化系統(tǒng)

隨著科技信息的不斷發(fā)展，水利工程的檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。將原來的人工手動操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，建立統(tǒng)一的信息管理平臺，及時將水利工程相關(guān)文件、資料、圖紙等匯入電腦存檔，為各個相關(guān)部門提供完整、真實的信息資源。提高了檔案管理的工作效率的同時，也減少了檔案管理的破損、丟失。當(dāng)前，很多水利企業(yè)都已采用電子信息化的檔案管理系統(tǒng)進行工作，用計算機技術(shù)進行檔案管理不僅更方便應(yīng)用與管理，也提高了水利工程檔案管理的水平，具有非凡的價值意義。

5 結(jié)語

在水利工程建設(shè)的過程中，水利工程檔案真實地反映了工程的建設(shè)、投放使用等全過程，是工程建設(shè)管理的重要參考依據(jù)，對工程項目的建設(shè)和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此，在建設(shè)和管理水利工程的過程中，應(yīng)加大對水利工程檔案管理工作的重視，提升水利工程檔案管理水平，使檔案管理能在水利工程建設(shè)過程中發(fā)揮其真正作用，以此促進水利工程建設(shè)的順利實施。

參考文獻

[1]徐華.新時期做好水利工程檔案工作對策[J].山東水利，2020（02）：

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[2]屈建春.淺談新時期水利工程檔案管理工作[J].治淮，2019（07）：53.

[3]代曉伶.新時期加強水利工程檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：154.

[4]張穎.做好新時期水利工程檔案管理工作探析[J].河北水利，2015

（08）：46.