新時期加強企業檔案收集工作的重要性

摘 要：檔案收集工作是整個企業檔案管理過程的重要前提和基礎，是全面衡量檔案管理工作水平的重要尺度。檔案收集是否齊全、完整直接關系到檔案室（館）保存檔案質量水平，從而影響檔案資源開發利用。本文通過論述在新時期下企業檔案收集工作的重要性，并根據實際情況提出加強此項工作的實踐策略，以最大限度地發揮檔案的價值。

關鍵詞：新時期;加強;檔案收集;重要性

隨著社會的進步和發展，許多企業中逐漸意識到檔案工作的重要意義，同時也在挖掘檔案對本企業的價值，為企業提供更好檔案服務。檔案收集工作作為檔案價值體現的基礎工作和檔案管理的第一關，顯得格外重要。現如今，檔案工作在一些企業依舊存在一些問題，如檔案管理工作被邊緣化的，領導重視程度不夠;企業職員的收集和存檔意識依然欠缺;收集的方式方法仍然需要加強改進等。因此，在新時期加強檔案收集工作勢在必行。

1 檔案收集的重要性

1.1 檔案收集工作是檔案管理工作的基礎工作

收集工作是決定檔案管理工作存在和發展的前提和基礎，沒有“地基”、無法建立完整、有序的檔案管理體系。沒有收集就沒有檔案，材料就始終處于文件的狀態，信息也無法得到有效整合。只有充足的檔案原始材料作為基礎才能使檔案的其他環節有效的進行;只有做好收集工作，檔案的整理工作才能更加完善、給資源開發提供強大的信息資源支持、利用工作才能更加有效。如同建筑，只有打好地基，才能承載住建筑重鋼筋水泥的負荷。

1.2 檔案收集工作處于檔案管理工作的首要環節

檔案收集工作是整個檔案管理工作中的第一步驟，是檔案管理工作的首要環節。我們強調，檔案工作要把好“入口關”，所收集的檔案務必要保質保量、齊全完整、有內在的邏輯性、“應收盡收”“應歸盡歸”才能最大程度地還原一項工作“原貌”，才能有效進行后續工作。

1.3 檔案收集工作是維護歷史真實面貌的必要手段

由于檔案的本質屬性是“原始記錄性”，這就決定了檔案是真實可靠的。檔案不僅記錄了歷史真相，而且記錄了歷史的發展過程，可以再現歷史真相。檔案的收集，必須包含每一個關鍵點，涉及每一個重要環節，最大程度保留事件的完整性、真實性，否則檔案的價值將不復存在，如同盲人摸象，為后人留存的“歷史”也將失真。

1.4 檔案收集工作是衡量工作質量的最直接也最重要的標尺

檔案收集工作是檔案室以及檔案館獲取檔案的手段，檔案管理的工作如何，在很大程度上取決于檔案室（館）藏是否豐富、檔案是否齊全完整。試想企業領導如果需要利用庫藏里的檔案來解決企業實際生產中的問題，如果發現查閱的檔案不是找不全、就是保存的檔案沒有留存關鍵點，一定會直接否定檔案部門的管理工作水平。

2 檔案收集工作的特殊性

所有收集到的檔案，都是個人、團體、企事業單位或黨政機關等提供的，像人事檔案，企業、地方政府等在進行干部任免前必須查閱其人事檔案，進行“三齡兩歷”等種重要信息的核實。《檔案法》：第一章第二條“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”;第二章第六條“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業”……因此檔案工作是一項國家級工作，檔案收集作為檔案工作的關鍵環節也具有國家屬性這項重要特性。這就要求我們進行檔案工作時不僅要按照檔案相關法律法規進行收集、整理、開發、利用等，還要盡可能開發檔案的內在資源，深入挖掘其內在的價值，為國家、社會、企業和個人等的發展提供最強支持、助力和保障。

3 加強企業中檔案收集工作的方式

3.1 建立完善的收集制度

“沒有規矩，不成方圓”。企業中檔案的收集工作涉及的不僅僅檔案管理部門，它更包含眾多業務部門和職工個人。因此檔案收集工作相較于企業中其他的專業工作范圍更為廣泛、工作內容也更為繁雜。如何把這些繁復的工作有序進行，制度的制定和完善尤其重要。相關的收集制度不完善，容易導致歸檔材料出現不齊全、不完整的問題，這樣便會嚴重影響檔案的質量及其價值的發揮。因此，需要根據本企業的實際情況制定完善的檔案收集相關制度。完善收集工作制度是一項長期的、不間斷的、順應新時代發展的系統過程，要認真研究、探索、鑒別檔案的收集范圍、收集內容和形式，才能制定出適應本企業的收集規章制度，也才能更好的完成檔案的收集工作。

3.2 以人為本，提高素質

1）提高企業員工和各部門的收集意識。為使收集工作做的更好，收集到的檔案有價值，為利用者提供更好的服務，就必須提高收集工作者的意識。有的工作人員對檔案收集工作存在“事不關己”的態度，還有部分人員收集意識欠缺，他們認為檔案收集工作只是挑選幾樣簡單的材料歸檔即可。正是由于這些態度不端正現象，造成工作受限，檔案管理質量提升不明顯。應對這些現狀，我們需要做的是不斷向檔案管理人員及各部門工作人員宣貫收集工作正確的意識，并且保證所有崗位都有專職或者兼職人員負責。

2）提高檔案人員業務素質。要落實檔案收集工作，需要全體管理人員共同努力。加強專兼職檔案員的專業培訓，檔案人員要端正心態，積極主動參與工作，尤其對企業核心工作通過主動提供研究的檔案資源進行助力。通過定期組織培訓學習并交流工作經驗，拓展專兼職檔案人員思路、夯實專兼職檔案人員業務知識，并且引導大家要善于理論聯系實際，在管理工作中善于創新，在工作實踐學習中，不斷提高業務水平、學以致用。對于檔案工作不僅知其然、還要知其所以然。

3.3 有完善的軟硬件設施設備做保障

在新時期下，我國還是以雙套制歸檔方式為主，正在大力推行單套制歸檔方式。前者不能廢除的原因，依然是基于在企業生產、經營和日常管理中產生大量的紙質文件，需要進行數字化，不得已需要龐大的實體庫房，還要有數字化和其副本電子件的保管軟件和網絡空間。因此數字化設備、庫房的保障、檔案管理系統等軟硬件的保障，要走在檔案開展的前列，有了精良的裝備，才能打好檔案收集工作這場“持久戰”。

3.4 收集工作要懂得宣傳，懂得重點結合企業核心工作

檔案收集應與宣傳和企業核心工作緊密相連。檔案收集離不開檔案的“輿論”與引導。我們可以利用新時代多媒體技術進行企業網頁平臺、手機客戶端、微信公眾號等多平臺的宣傳，加深企業對檔案工作的價值和以及告知到家如何更好的檔案收集。這樣不僅能提高各部門工作人員的檔案意識還能營造出良好的檔案文化建設氛圍。我們還可以從部門領導入手，灌輸檔案收集思想。一個企業最重要的還是順應新時期下本單位當前的核心工作，檔案人員要有靈敏嗅覺，如果在企業精力、人力、財力有限的條件下，積極主動向企業的核心工作靠攏，把收集的檔案有側重點的劃分。大力開發通過檔案收集工作得來的檔案資源，為企業生產經營能力提升貢獻應有的力量，這樣才能有效助力企業的發展，領導和各部門也就可以從主觀性出發，發現檔案的價值，從而更好的配合檔案收集工作。

4 結語

新時代下，檔案工作者通過各種多元化的手段加強企業檔案的收集工作，但由于種種原因，當前檔案收集工作形勢依舊不容樂觀，存在許多主觀與客觀問題。筆者結合歷年來自身與前輩經驗，用于實踐強化使得檔案收集的數量更為充分、質量也更加優化。有了強大的庫藏做依托，檔案的編研工作也更傾向于企業的核心，達到了檔案收集工作的預期效果。檔案之路漫漫，與同仁并肩前行，共勉之。

參考文獻

[1]張雪.基于檔案收集難原因分析[J].檔案工作，2017（06）.

作者簡介

胡蝶（1986-），女，漢族，湖北武漢，本科，學士學位，研究方向：企業檔案管理，目前主要從事檔案管理和工會管理工作。