檔案管理數字化建設存在的不足與解決措施探究

安妮鴿

摘 要：信息技術的發展推動了數字化時代的來臨，并且在各領域中得到廣泛應用。檔案管理數字化有效改進了檔案的管理工作，有利于提高檔案的管理質量。為滿足今后檔案管理工作的實際需求，相關部門應改進其不足之處并實施相關對策，積極推動檔案管理數字化的進展。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;不足;解決措施

信息技術的飛速發展和全面普及，使當今社會逐漸進入數字化時代，信息資源顯得愈發重要。人們生活水平的提高和社會活動的多樣性促進越來越多的新興產業快速發展，而豐富的信息資源和有效的信息管理與企業的發展息息相關[1]。數字化能有效整合和管理檔案，在節約企業人力成本的同時還能提高整體效率。因此相關單位和部門要不斷加快和完善檔案管理數字化建設，努力解決其中存在的不足和缺點。

1 檔案管理數字化建設的意義

檔案管理數字化有利于單位適應社會的發展趨勢，促進自身發展，能為各單位的工作提供有效證明，提高檔案的利用率，具體體現在以下幾點：

1.1 方便檔案整理和共享檔案信息

檔案管理數字化打破了檔案管理部門的封閉式管理和檔案利用的局限性[2]。其職能也從保管和利用檔案轉向信息采集、信息管理和信息服務，更能科學管理、合理配置檔案信息資源，為相關單位和社會提供更優質、高效的服務。如一些部門要查閱檔案，通常要經過比較復雜的程序，包括領導的批準、并需要多次往返檔案管理部門;但若檔案實行信息化和數字化管理，通過局域網便可實現檔案的共享，高效又便捷。

1.2 方便保護檔案原件

檔案數字化管理通過計算機掃描，以電子文件的形式進行管理、分類和保存，能降低檔案原件丟失和損壞的風險，提高了檔案管理的可靠度、安全度和便利度。檔案信息化為知識普及和科學研究提供了智能化服務，具有資源共享、遠程服務、一次投入、多次產出的特點，能有效縮短二次文獻信息的編著時間[3]。與以往的檔案管理模式相比，數字化管理模式只需要通過計算機完成相關的指令操作，能大大節省管理者的時間和精力，并減少管理過程中的錯誤。

1.3 網絡管理方便信息調取

為實現各區域部門資源共享，我國大部分事業單位都已經建立了適用于其內部工作開展的局域網絡。工作人員將檔案信息輸入計算機系統后，各部門就能通過單位內部的局域網絡和密碼驗證，直接進入檔案數據庫進行查閱和調取，不僅節約了檔案調取的時間，也減輕了工作人員的負擔，提高了各部門的工作效率。

2 檔案管理數字化建設中存在的問題

2.1 缺乏數字化管理人才

檔案數字化管理需要網絡技術和計算機的支持，而如今社會復合型人才比較短缺，即使有先進的設備和技術，核心技術也得不到傳承，導致管理人員在管理工作中存在一定的局限性，不能有效操作計算機，完成信息錄入和管理工作。

2.2 數字化基礎設施配備不完善

實現檔案管理數字化必須要完善基礎設施建設，主要包括檔案數字化設備和檔案信息網絡系統，對實現檔案信息資源共享、交換和傳輸，發揮檔案信息化整體效益有重要作用[4]。計算機檔案管理系統可以實現檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動編目、自動標引、檔案業務工作管理等等。

2.3 數檔案管理制度不完善

電子檔案建立后的管理、規范使用、如何實現共享以及管理人員需要注意的問題等方面仍然存在問題，因此需要建立和完善相關的制度和規范，以保證檔案數字化管理工作的順利進行。

3 實現檔案管理數字化建設的措施

3.1 培養數字化管理專業人才

為保證管理人員的工作質量，事業單位應提升內部檔案管理人員的專業素質。事業單位可以有針對性的培養專業人才，如為滿足檔案管理對網絡技術和計算機技術的需要，可組織相關工作人員學習網絡技術和計算機技術，并定期考核。檔案信息即單位工作人員的基本信息，影響著事業單位對員工的了解度和員工的未來發展，所以要加強監督檔案信息錄入工作，確保其準確性。

3.2 配備完善基礎設施

型號、規格統一的計算機配備是實現機關檔案管理信息化的硬件保障。機關檔案數量增加，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案管理數字化，不僅能減輕管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

3.3 創新和完善檔案管理制度

檔案管理數字化相關標準和規范相當于馬路上的“交通規則”，能有效確保網絡運行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應制定和完善檔案管理制度，主要內容包括：完善檔案管理技術規范和相關業務流程，細化、具體化工作環節和步驟;統一檔案管理標準，制定必要的安全措施。若沒有統一的標準，數據庫信息資源便無法建立，檔案信息網絡無法運轉暢通，難以實現資源共享。

4 結束語

對如今的計算機和互聯網時代來說，數字化不只影響著建設檔案管理，與其他與信息技術有關的工作也息息相關，社會的發展速度表明未來社會信息化和數字化是必然的[5]。綜上所述，檔案數字化建設是一份信息大、難度大的工作，相關單位和部門需要建立統一的資源處理機構對信息進行整合、分類并進行合理分配。這個機構需要一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩運行;需要各部門明確各自分工內容，共同合作，提高網絡信息傳遞效率，以滿足人們對檔案資源的需求。在建設過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，單位為要根據其實際發展需要，重點開發和使用某方面信息，避免造成資源浪費，穩步推進信息化建設。

參考文獻

[1]張新萍，賀惠.檔案管理數字化建設[J].卷宗，2019，9（30）：112.

[2]馬曉東.淺談檔案管理信息化與數字化建設[J].卷宗，2020，10（6）：123.

[3]王莉.高校檔案數字化建設與管理研究[J].信息記錄材料，2019，20（7）：173-174.

[4]陳燕珍.中學檔案管理數字化建設面臨的困境及對策研究[J].中外交流，2019，26（34）：113.

[5]趙海楠.強化數字化建設，提升檔案管理水平[J].數字化用戶，2019，25（22）：67.