檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足與解決措施探究

安妮鴿

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，并且在各領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用。檔案管理數(shù)字化有效改進(jìn)了檔案的管理工作，有利于提高檔案的管理質(zhì)量。為滿足今后檔案管理工作的實(shí)際需求，相關(guān)部門(mén)應(yīng)改進(jìn)其不足之處并實(shí)施相關(guān)對(duì)策，積極推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);不足;解決措施

信息技術(shù)的飛速發(fā)展和全面普及，使當(dāng)今社會(huì)逐漸進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，信息資源顯得愈發(fā)重要。人們生活水平的提高和社會(huì)活動(dòng)的多樣性促進(jìn)越來(lái)越多的新興產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，而豐富的信息資源和有效的信息管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)[1]。數(shù)字化能有效整合和管理檔案，在節(jié)約企業(yè)人力成本的同時(shí)還能提高整體效率。因此相關(guān)單位和部門(mén)要不斷加快和完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)，努力解決其中存在的不足和缺點(diǎn)。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案管理數(shù)字化有利于單位適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)自身發(fā)展，能為各單位的工作提供有效證明，提高檔案的利用率，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.1 方便檔案整理和共享檔案信息

檔案管理數(shù)字化打破了檔案管理部門(mén)的封閉式管理和檔案利用的局限性[2]。其職能也從保管和利用檔案轉(zhuǎn)向信息采集、信息管理和信息服務(wù)，更能科學(xué)管理、合理配置檔案信息資源，為相關(guān)單位和社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。如一些部門(mén)要查閱檔案，通常要經(jīng)過(guò)比較復(fù)雜的程序，包括領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)、并需要多次往返檔案管理部門(mén);但若檔案實(shí)行信息化和數(shù)字化管理，通過(guò)局域網(wǎng)便可實(shí)現(xiàn)檔案的共享，高效又便捷。

1.2 方便保護(hù)檔案原件

檔案數(shù)字化管理通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描，以電子文件的形式進(jìn)行管理、分類(lèi)和保存，能降低檔案原件丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，提高了檔案管理的可靠度、安全度和便利度。檔案信息化為知識(shí)普及和科學(xué)研究提供了智能化服務(wù)，具有資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)、一次投入、多次產(chǎn)出的特點(diǎn)，能有效縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間[3]。與以往的檔案管理模式相比，數(shù)字化管理模式只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)完成相關(guān)的指令操作，能大大節(jié)省管理者的時(shí)間和精力，并減少管理過(guò)程中的錯(cuò)誤。

1.3 網(wǎng)絡(luò)管理方便信息調(diào)取

為實(shí)現(xiàn)各區(qū)域部門(mén)資源共享，我國(guó)大部分事業(yè)單位都已經(jīng)建立了適用于其內(nèi)部工作開(kāi)展的局域網(wǎng)絡(luò)。工作人員將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，各部門(mén)就能通過(guò)單位內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)和密碼驗(yàn)證，直接進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查閱和調(diào)取，不僅節(jié)約了檔案調(diào)取的時(shí)間，也減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了各部門(mén)的工作效率。

2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的支持，而如今社會(huì)復(fù)合型人才比較短缺，即使有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，核心技術(shù)也得不到傳承，導(dǎo)致管理人員在管理工作中存在一定的局限性，不能有效操作計(jì)算機(jī)，完成信息錄入和管理工作。

2.2 數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用[4]。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)編目、自動(dòng)標(biāo)引、檔案業(yè)務(wù)工作管理等等。

2.3 數(shù)檔案管理制度不完善

電子檔案建立后的管理、規(guī)范使用、如何實(shí)現(xiàn)共享以及管理人員需要注意的問(wèn)題等方面仍然存在問(wèn)題，因此需要建立和完善相關(guān)的制度和規(guī)范，以保證檔案數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

3.1 培養(yǎng)數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)人才

為保證管理人員的工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)提升內(nèi)部檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位可以有針對(duì)性的培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，如為滿足檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的需要，可組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，并定期考核。檔案信息即單位工作人員的基本信息，影響著事業(yè)單位對(duì)員工的了解度和員工的未來(lái)發(fā)展，所以要加強(qiáng)監(jiān)督檔案信息錄入工作，確保其準(zhǔn)確性。

3.2 配備完善基礎(chǔ)設(shè)施

型號(hào)、規(guī)格統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)配備是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化的硬件保障。機(jī)關(guān)檔案數(shù)量增加，增加了檔案部門(mén)庫(kù)房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲(chǔ)載體，即檔案管理數(shù)字化，不僅能減輕管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對(duì)檔案原件的損害，方便查閱和保存。

3.3 創(chuàng)新和完善檔案管理制度

檔案管理數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相當(dāng)于馬路上的“交通規(guī)則”，能有效確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門(mén)應(yīng)制定和完善檔案管理制度，主要內(nèi)容包括：完善檔案管理技術(shù)規(guī)范和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，細(xì)化、具體化工作環(huán)節(jié)和步驟;統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施。若沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源便無(wú)法建立，檔案信息網(wǎng)絡(luò)無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)暢通，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)如今的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代來(lái)說(shuō)，數(shù)字化不只影響著建設(shè)檔案管理，與其他與信息技術(shù)有關(guān)的工作也息息相關(guān)，社會(huì)的發(fā)展速度表明未來(lái)社會(huì)信息化和數(shù)字化是必然的[5]。綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是一份信息大、難度大的工作，相關(guān)單位和部門(mén)需要建立統(tǒng)一的資源處理機(jī)構(gòu)對(duì)信息進(jìn)行整合、分類(lèi)并進(jìn)行合理分配。這個(gè)機(jī)構(gòu)需要一個(gè)有力的指揮部門(mén)，來(lái)保證管理工作的合理安排、平穩(wěn)運(yùn)行;需要各部門(mén)明確各自分工內(nèi)容，共同合作，提高網(wǎng)絡(luò)信息傳遞效率，以滿足人們對(duì)檔案資源的需求。在建設(shè)過(guò)程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，單位為要根據(jù)其實(shí)際發(fā)展需要，重點(diǎn)開(kāi)發(fā)和使用某方面信息，避免造成資源浪費(fèi)，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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