檔案管理的現(xiàn)狀與分析

甘角茸

摘 要：一般來說，干部人事檔案管理工作存在著明顯的服務(wù)性、政治性的特征。基于全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展環(huán)境之下，使得人事檔案管理中心面臨著更大的發(fā)展挑戰(zhàn)。科學(xué)分析現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作過程當(dāng)中顯現(xiàn)出來的問題，并且制定出合理的解決策略可謂十分關(guān)鍵。本文通過分析當(dāng)前干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了干部人事檔案管理問題的有效改進(jìn)對(duì)策，從而有效提升干部人事檔案管理工作的整體效率。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理現(xiàn)狀;改善對(duì)策

眾所周知，干部人事檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，主要依據(jù)我黨相關(guān)的干部政策，針對(duì)干部的選拔與培養(yǎng)工作來說，記錄了干部的工作表現(xiàn)、道德素質(zhì)、政治覺悟等不同方面的內(nèi)容信息。現(xiàn)階段，筆者所在的人力資源服務(wù)中心已經(jīng)從個(gè)人檔案零散資料存放到完整歸檔，同時(shí)逐一審核，查漏補(bǔ)缺，并逐步實(shí)行數(shù)字化的管理模式，中心的4000多卷事業(yè)干部檔案進(jìn)行第三次“三齡兩歷一身份”審核，可見中省市對(duì)干部人事檔案工作給予高度重視，不過在實(shí)際的干部人事檔案管理工作中依然存在一些問題，有待進(jìn)一步完善。鑒于此，系統(tǒng)思考和分析干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及其改進(jìn)對(duì)策顯得尤為必要，擁有一定的研究意義與實(shí)踐價(jià)值[1]。

1 當(dāng)前干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 管理設(shè)備相對(duì)落后

長(zhǎng)期以來，干部人事檔案的管理設(shè)備相對(duì)落后，欠缺相關(guān)配套設(shè)施。比如欠缺干部人事檔案管理庫房，導(dǎo)致辦公、庫房及閱覽共用一個(gè)房間，降低了干部人事檔案管理的安全，不利于防潮與防火。并帶給干部人事檔案管理完整性很大的干擾。因?yàn)楦刹咳耸聶n案管理設(shè)備與方式嚴(yán)重滯后，造成干部人事檔案管理工作效率很低，信息化管理水平不高。

1.2 對(duì)檔案管理人員的重視度不夠

當(dāng)前檔案保管中心領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理人員及其工作的重視度不夠，缺少針對(duì)干部人事檔案管理方案的制定工作，在檔案管理人員與資金方面的投入數(shù)量也不多，造成檔案管理人員嚴(yán)重老齡化，思想理念落后，讓干部人事檔案管理和人才培養(yǎng)之間脫節(jié)嚴(yán)重，不利于增強(qiáng)干部人事檔案管理效果。其次是檔案管理人員配備不足，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》第十六條規(guī)定，每管理1000卷檔案應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，但目前筆者中心實(shí)際從事檔案管理工作人員配備不足。

1.3 干部人事檔案管理者綜合業(yè)務(wù)知識(shí)需進(jìn)一步提高

目前，干部人事檔案管理者的綜合業(yè)務(wù)知識(shí)需進(jìn)一步提高，整體水平較低。很多干部人事檔案管理在檔案的利用與開發(fā)方面認(rèn)知不夠，嚴(yán)重忽略了對(duì)人才的有效開發(fā)和運(yùn)用。并且，很多干部人事檔案管理者欠缺信息化管理方面的知識(shí)，阻礙到電子檔案的發(fā)展，降低了檔案的利用率。比如對(duì)目前“三齡兩歷一身份”的審核，沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)缺乏統(tǒng)一的尺度，綜合業(yè)務(wù)知識(shí)的提高與日常學(xué)習(xí)及專業(yè)方面的培訓(xùn)有著密切的聯(lián)系。

1.4 日常管理的相關(guān)制度需進(jìn)一步完善

干部人事檔案日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、簽別、整理和歸檔。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，干部出現(xiàn)辭職，解除聘用合同，開除公職等情況，以及干部死亡5年以其人事檔案應(yīng)該轉(zhuǎn)遞或移交，目前對(duì)干部人事檔案的查閱、轉(zhuǎn)移制度需進(jìn)一步規(guī)范完善。

2 干部人事檔案管理問題的有效改進(jìn)對(duì)策

2.1 定期更新升級(jí)相關(guān)檔案管理設(shè)備，加快信息化管理改革速度

進(jìn)行干部人事檔案管理的過程中，應(yīng)該定期更新升級(jí)相關(guān)檔案管理設(shè)備，并且加快信息化管理改革速度。為了達(dá)到這一目標(biāo)，需發(fā)揮出干部人事檔案管理工作帶給人事管理的服務(wù)作用，科學(xué)設(shè)定工作崗位，完善人事管理機(jī)制，并且注重加大對(duì)干部人事檔案信息化管理改革力度。有關(guān)干部人事檔案管理者應(yīng)保證人事信息傳輸?shù)木珳?zhǔn)性與及時(shí)性，提升干部人事信息化管理的效率。同時(shí)引入計(jì)算機(jī)設(shè)備，方便進(jìn)行干部人事檔案資料的查詢和管理，增強(qiáng)干部人事檔案管理的

效果[2]。

2.2 加大對(duì)檔案管理人員及其工作的重視力度

對(duì)于檔案保管中心來說，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要加大對(duì)檔案管理人員及其工作的重視力度，改變從前的錯(cuò)誤思想意識(shí)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看，重視干部人事檔案管理工作的改革和完善，并緊密聯(lián)系實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r，不斷健全相關(guān)管理機(jī)制。并且，還應(yīng)該凸顯出干部人事檔案管理自身的職能與作用，并構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案管理信息管理平臺(tái)，不斷健全有關(guān)社會(huì)信用制度，確保干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3 構(gòu)建一支高水平高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊(duì)伍

基于增強(qiáng)干部人事檔案管理工作效果的目的，應(yīng)該構(gòu)建一支高水平高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊(duì)伍，以便達(dá)到人才培養(yǎng)的目的。有關(guān)干部人事檔案管理中心應(yīng)該定期開展檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，通過外聘專家講解的方式，使檔案管理工作人員的整體水平得到進(jìn)一步提升。并且做好對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)教育工作，端正其工作的態(tài)度，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、精益求精的職業(yè)精神。

2.4 不斷健全和優(yōu)化干部人事檔案查閱、轉(zhuǎn)移制度

結(jié)合當(dāng)前干部人事檔案日常管理工作開展的情況來看，需要不斷健全和優(yōu)化干部人事檔案查閱、轉(zhuǎn)移制度，確保檔案管理工作的規(guī)范性。第一，查閱干部人事檔案時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)查閱規(guī)定，依據(jù)《干部檔案查借閱審批表》規(guī)定，完成相關(guān)審批手續(xù)的辦理，禁止進(jìn)行查閱的時(shí)候?qū)Ω刹繖n案進(jìn)行涂改、撤換等。查借閱干部人事檔案的過程中應(yīng)該獲得相關(guān)干部檔案管理部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)之后，才能進(jìn)行查借閱。第二，當(dāng)干部人事檔案轉(zhuǎn)出之前，有關(guān)轉(zhuǎn)遞單位需對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)審核，根據(jù)相關(guān)要求完成檔案材料的搜集與整理，并加以包封處理。一旦發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生錯(cuò)漏的現(xiàn)象，應(yīng)該馬上改正材料，然后加以遞轉(zhuǎn)，明確不能找尋到的，則應(yīng)進(jìn)行備注說明。在干部人事檔案轉(zhuǎn)入單位的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)審核，如果發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，應(yīng)該馬上退回原轉(zhuǎn)出單位，經(jīng)過合理整改之后，才能再次轉(zhuǎn)遞。此外，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)交由轉(zhuǎn)出單位委派的人員進(jìn)行及時(shí)送達(dá)。

3 結(jié)論

從此次論文的論述與分析當(dāng)中，可以獲知，系統(tǒng)分析與思考干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及其改進(jìn)對(duì)策顯得尤為必要，具有一定的研究意義和實(shí)施價(jià)值。本文通過分析當(dāng)前干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了干部人事檔案管理問題的有效改進(jìn)對(duì)策：定期更新升級(jí)相關(guān)檔案管理設(shè)備，加快信息化管理改革速度、加大對(duì)檔案管理人員及其工作的重視力度、構(gòu)建一支高水平高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊(duì)伍。希望此次研究與分析的內(nèi)容和結(jié)果，能夠得到有關(guān)干部人事檔案管理工作人員的關(guān)注與重視，并且從中獲取到相應(yīng)的啟發(fā)和幫助，以便增強(qiáng)干部人事檔案管理工作的實(shí)際效果，進(jìn)而促進(jìn)我國干部人事檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]江麗.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].測(cè)繪與空間地理信息，2018，187（113）：257-259.

[2]張偉.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策探討[J].赤子，2019，178（110）：164-169.