探討人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

摘 要：人事檔案管理工作，是保證事業單位對人員實現有效管理和調動的關鍵。隨著我國事業單位改革的深入推進，傳統的人事檔案管理已經不能夠滿足當前的人才流動的要求，人事檔案管理工作出現了一些新的矛盾和問題。基于此，本文從當前人事檔案管理工作中所面臨的新問題出發，結合人事檔案管理工作的切實需要，對當前所面臨的新問題進行探究。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;問題;改革路徑

人事檔案是組織、人事、勞動等部門在人事管理工作中形成的，真實記載和反映一個人品德作風、業務能力、工作業績、健康狀況等各方面的材料記載，也是國家和用人單位選拔人才，使用人才的重要參考指標。隨著我國事業單位改革的深入推進，許多人員面臨著單位變化、崗位變動、職務調整等問題，使人事檔案管理工作出現了一些新的矛盾和問題。因此，研究新情況、解決新問題，不斷加強和改進人事檔案管理工作的完整性、規范性，實現檔案的利用價值已成為當前人事檔案管理部門的一個新課題。

1 當前人事檔案管理工作所面臨的新問題

1.1 人事檔案分類編排工作不規范

人事檔案的分類編排工作是提高檔案管理工作質量和利用率的一項重要內容[1]。但是一些單位在具體實施過程中，對編排分類工作關注程度不高，在分類、編排、目錄、裝訂等方面沒有做到整齊規范，工作質量無法提高，不利于人事單位內部對接。在優化分類管理業務中，無法將干部人事管理工作與檔案管理進行結合，導致管理人員無法通過檔案分類特點，對檔案管理面臨的新問題提出解決方案。

1.2 檔案管理人員專業管理能力與崗位職責要求有差距

隨著事業單位機構人員的調整重組，人事檔案管理工作要求也相應提高，必須要由專業的管理人員完成。但是目前大多數單位缺乏專業的管理人員，不具備基本的專業知識與管理方法，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，而且大多數檔案管理人員身兼數職，日常工作量較大，對檔案工作投入精力不足，相關工作不能有序開展，嚴重地影響了事業單位檔案管理水平。

1.3 檔案管理信息化程度不高，信息安全管理面臨新挑戰

隨著互聯網信息技術的迅猛發展，信息化管理體系得到廣泛應用，人事檔案信息管理系統也在各事業單位廣泛的使用，如自動化技術、聲像技術等技術已經廣泛應用于檔案管理工作中，但是由于一些單位硬件、軟件等基礎設施不完善、人員專業能力不足等原因，導致一些先進的信息技術沒有充分的在人事檔案管理中使用，有些單位仍采用原始手工的辦法對個人信息、資料檢索、調閱檔案進行操作，沒有使用電腦進行，信息智能化水平明顯不足，影響工作效率。

此外，盡管大部分事業單位檔案管理實現了信息化，有效防止了紙質檔案容易遺失、破損等管理缺陷。但是，信息化的發展是一把“雙刃劍”，檔案信息管理還存在一些較為明顯的問題，例如：存儲安全和傳輸安全方面可能會出現信息篡改，刪除、偽造破壞等情況;也面臨著網絡病毒入侵，黑客攻擊等問題。因此，如何做好網絡安全的措施，維護檔案信息是互聯網時代檔案管理面臨的又一重大挑戰。

2 人事檔案管理工作的改革路徑以及優化策略

2.1 提高人事檔案分類編排規范化

要強化人事檔案管理業務的重要性的認識，對分類編排技術進行優化處理的過程中，應嚴格依據人事組織部門檔案管理的規范化要求，定期對人事檔案進行詳細核對、分類、查漏補缺和資料完善，確保檔案編排有序、分類明確、目錄清晰，提升檔案管理工作質量[2]。

2.2 增強人事檔案管理高素質人才的充分供給

人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，確保事業人事檔案管理工作得到規范化管理，關鍵要加強檔案工作人才隊伍的建設。要依據機構改革的實際需求，對人事檔案管理工作執行能力、水平等方面產生影響的各類因素進行充分研究，以便選擇專門的檔案管理人員。要定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的水平。

2.3 提升信息智能化水平，提高檔案管理的安全性

做好事業單位檔案管理工作，確保檔案管理的安全性，關鍵要加強信息化建設。首先，要加大基礎設施投入，要增加防火、防盜、防光等安全措施，為檔案管理安全性奠定物質基礎，還要在計算機管理軟件的開發，安全技術的保障等方面都要跟上時代的發展，對管理軟件進行升級處理，防止檔案信息的破壞和盜竊現象發生。其次，要需要建立一支專業知識、操作及素質都極高的管理隊伍，定期對管理人員進行培養，增加檔案管理工作重要性的意識。再次，要完善各項法律法規及各項規章制度，特別是在收集、整理、編目等一系列基礎性工作的規章制度，做到有章可循，有據可依，嚴格執行，使檔案管理更加規范化、標準化、科學化[3]。

3 結語

綜上所述，在信息化及事業單位改革的大背景下，優化人事檔案管理工作，是有效提升單位管理工作品質跟質量的一項關鍵性工作。因而，我們應當由人事檔案管理工作當前所面臨的各類新問題出發，并進行充分剖析。之后，再結合人事檔案管理工作對優化以及處置方面的切實要求，對各類業務實施的改革路徑進行充分的控制跟處理，有助于更加全面化的提升人事檔案管理工作方面的整體質量。

參考文獻

[1]張海霞.企業人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國化工貿易，2018，10（16）：30.

[2]史曉華.論人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].卷宗，2019，9（1）：78.

[3]文璟.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].魅力中國，2019，（35）：28-29.

作者簡介

鄭云鵬（1996-），男，吉林白城人，本科，白城廣播電視臺，助理編輯，研究方向：檔案管理。